Πώς να αφαιρέσετε τις κρυφές προσωπικές πληροφορίες που προσθέτει το Microsoft Office στα έγγραφά σας

Το Microsoft Office αποθηκεύει κρυφά μεταδεδομένα στα έγγραφά σας του Office, συμπεριλαμβανομένου του πόσο καιρό εργάζεστε σε αυτά, το όνομα όλων όσων εργάστηκαν στο έγγραφο, όταν δημιουργήθηκε το έγγραφο και ακόμα και προηγούμενες εκδόσεις του εγγράφου.

Προτού δημοσιεύσετε δημοσίως τα έγγραφα του Office ή τα στείλετε σε κάποιον, πιθανότατα θέλετε να ελέγξετε τι κρυφές πληροφορίες περιέχει το έγγραφο και καταργήστε τα ευαίσθητα δεδομένα. Αυτά τα μεταδεδομένα μπορούν να παραβιάζουν το απόρρητό σας ή να είναι δυσοίωνες.

Προβολή και κατάργηση κρυφών δεδομένων

Στο Office 2013 ή στο Office 2010, κάντε κλικ στο μενού Αρχείο (File), κάντε κλικ στην επιλογή Πληροφορίες (Info) και το εργαλείο Έλεγχος εγγράφου (Frontpage) θα σας ενημερώσει σχετικά με τις δυνητικά ευαίσθητες πληροφορίες που περιέχει το έγγραφο. Αυτές οι πληροφορίες είναι πιο προφανείς από ό, τι σε παλαιότερες εκδόσεις του Office, αλλά είναι ακόμα εύκολο να χάσετε αν δεν γνωρίζετε το Office προσθέτει αυτά τα ευαίσθητα δεδομένα στα έγγραφά σας.

Στο Office 2007, κάντε κλικ στο κουμπί Office orb στην κορδέλα, τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού στην επιλογή Prepare και κάντε κλικ στο Inspect Document.

Για να προβάλετε τα κρυμμένα μεταδεδομένα στο έγγραφο, κάντε κλικ στο κουμπί Έλεγχος για ζητήματα, κάντε κλικ στην επιλογή Έλεγχος εγγράφου και επιλέξτε τους τύπους μεταδεδομένων για τα οποία θέλετε να εξετάσετε το έγγραφο. Μπορείτε να αφήσετε όλες τις επιλογές που έχετε επιλέξει για να εξετάσετε το έγγραφο για όλους τους τύπους μεταδεδομένων.

Κάντε κλικ στην επιλογή Έλεγχος και το Office θα εξετάσει το έγγραφο για μεταδεδομένα. Κάντε κλικ στο κουμπί Κατάργηση όλων δίπλα σε ένα είδος μεταδεδομένων για να το καταργήσετε.

Σημειώστε ότι δεν θα μπορείτε να ανακτήσετε τα περισσότερα από αυτά τα μεταδεδομένα μετά τη διαγραφή τους. Για το λόγο αυτό, η Microsoft συνιστά τη δημιουργία ενός νέου αντιγράφου του εγγράφου (χρησιμοποιήστε τη δυνατότητα Αποθήκευση ως) πριν αφαιρέσετε τα μεταδεδομένα και δημοσιεύσετε το έγγραφο. Στη συνέχεια, θα έχετε ένα αντίγραφο του εγγράφου με τα μεταδεδομένα. Φυσικά, αν δεν θέλετε αυτά τα μεταδεδομένα, μπορείτε απλά να τα αφαιρέσετε χωρίς να ανησυχείτε για τη διατήρηση ενός αντιγράφου.

Τι είδους μεταδεδομένων αποθηκεύει το Office?

Το Office αποθηκεύει ιδιότητες του εγγράφου, συμπεριλαμβανομένων λεπτομερειών όπως ο δημιουργός, το θέμα, ο τίτλος, η ημερομηνία που δημιουργήσατε ένα έγγραφο, την τελευταία φορά που το τροποποιήσατε και πόσο καιρό ξοδεύατε στο έγγραφο. Αυτές οι ιδιότητες θα περιέχουν επίσης το όνομα οποιουδήποτε προτύπου που χρησιμοποιήσατε κατά τη δημιουργία του εγγράφου, των κεφαλίδων email και άλλων συναφών πληροφοριών. Αυτό μπορεί ενδεχομένως να είναι ενοχλητικό - για παράδειγμα, μπορείτε να στείλετε μια αναφορά TPS στο προϊστάμενό σας και να πείτε ότι περάσατε όλη την ημέρα να εργάζεστε μόνοι σας. Αλλά τα μεταδεδομένα θα μπορούσαν να αποκαλύψουν το γεγονός ότι εργάσατε μόνο για την έκθεση TPS για λίγα λεπτά, συνεργάστηκε με άλλους ανθρώπους και ότι χρησιμοποιήσατε ένα πρότυπο με το όνομα "Useless TPS Report Template" κατά τη δημιουργία του. Ακόμη χειρότερα, υπάρχουν και άλλες συνέπειες για την προστασία της ιδιωτικής ζωής - ίσως θελήσετε να δημοσιεύσετε ένα έγγραφο στον ιστό χωρίς το όνομά σας να συσχετιστεί με αυτό, αλλά το όνομά σας θα εμφανιστεί στις ιδιότητες του εγγράφου από προεπιλογή.

Οι κεφαλίδες, τα υποσέλιδα, το υδατογράφημα και το κείμενο μορφοποιημένα ως κρυμμένο κείμενο θα μπορούσαν επίσης να συμπεριληφθούν, αλλά δεν θα εμφανιστούν αν κάνετε μια συνοπτική περιγραφή του εγγράφου. Το εργαλείο σάς ενημερώνει εάν το έγγραφό σας περιέχει αυτές τις πληροφορίες.

Εάν συνεργάζεστε με άλλα άτομα κατά τη σύνταξη του εγγράφου, θα περιέχει ακόμα περισσότερα δεδομένα. Τα μεταδεδομένα θα εμφανίζουν τα ονόματα όλων όσων εργάστηκαν στο έγγραφο καθώς και τυχόν σχόλια, σημάδια αναθεώρησης, σημειώσεις μελανιών και προηγούμενες εκδόσεις του εγγράφου. Εάν δημοσιεύετε ένα έγγραφο στο οποίο εργαστήκατε, πιθανόν να θέλετε να καταργήσετε όλα αυτά τα δεδομένα και όχι να τα μοιραστείτε.

Πώς να σταματήσετε το Office από την αποθήκευση μεταδεδομένων

Δυστυχώς, θα πρέπει να χρησιμοποιήσετε το εργαλείο επιθεώρησης εγγράφων για να αφαιρέσετε ευαίσθητα δεδομένα από κάθε μεμονωμένο έγγραφο πριν δημοσιεύσετε ή μοιραστείτε με κάποιον. Δεν υπάρχει ενσωματωμένος τρόπος για την κατάργηση αυτών των πληροφοριών από πολλά έγγραφα ταυτόχρονα και δεν υπάρχει ρύθμιση σε επίπεδο Office για να εμποδίσετε το Office να εφαρμόζει αυτά τα δεδομένα σε έγγραφα.

Ωστόσο, μπορείτε να αποκτήσετε αυτόματα το Office κατάργηση των μεταδεδομένων κάθε φορά που αποθηκεύετε ένα αρχείο. Πρέπει να εφαρμόσετε αυτήν τη ρύθμιση σε κάθε έγγραφο που χρησιμοποιείτε - είναι μια ρύθμιση για συγκεκριμένο έγγραφο, όχι μια ρύθμιση σε επίπεδο συστήματος.

Για να αποτρέψετε το Office από την αποθήκευση μεταδεδομένων μαζί με τα έγγραφά σας, κάντε κλικ στο μενού Αρχείο (File), κάντε κλικ στην επιλογή Επιλογές (Options) και επιλέξτε την κατηγορία Trust Center. Κάντε κλικ στο κουμπί Ρυθμίσεις Center Trust και επιλέξτε Επιλογές απορρήτου. Ενεργοποιήστε την επιλογή "Κατάργηση προσωπικών πληροφοριών από τις ιδιότητες αρχείου κατά την αποθήκευση". Αν εμφανίζεται γκρι, κάντε κλικ στο κουμπί Εργαλείο ελέγχου εγγράφου παρακάτω, εκτελέστε τον Ελεγκτή εγγράφων και αφαιρέστε όλες τις προσωπικές πληροφορίες του εγγράφου. Στη συνέχεια, θα πρέπει να μπορείτε να κάνετε κλικ στο πλαίσιο ελέγχου.

Θυμηθείτε, θα πρέπει να αλλάξετε αυτήν την επιλογή ξεχωριστά για κάθε έγγραφο.

Αυτές οι πληροφορίες μπορούν να είναι χρήσιμες και ορισμένες από αυτές είναι ακόμη ζωτικής σημασίας για τη συνεργασία ή για τις εταιρείες να παρακολουθούν ποιος εργάστηκε σε ένα έγγραφο. Ωστόσο, όταν ήρθε η ώρα να δημοσιεύσετε το έγγραφο, ίσως θέλετε να καταργήσετε αυτά τα μεταδεδομένα.