Τρόπος κατάργησης διπλών γραμμών στο Excel

Όταν εργάζεστε με υπολογιστικά φύλλα στο Microsoft Excel και αντιγράφετε τυχαία γραμμές ή αν κάνετε ένα σύνθετο υπολογιστικό φύλλο πολλών άλλων, θα συναντήσετε διπλές σειρές που πρέπει να διαγράψετε. Αυτό μπορεί να είναι μια πολύ ανόητη, επαναλαμβανόμενη, χρονοβόρα εργασία, αλλά υπάρχουν πολλά κόλπα που το καθιστούν απλούστερο.

Ξεκινώντας

Σήμερα θα μιλήσουμε για μερικές χρήσιμες μεθόδους για τον εντοπισμό και τη διαγραφή διπλών γραμμών στο Excel. Αν δεν έχετε αρχεία με διπλές σειρές τώρα, μπορείτε να κατεβάσετε τον εύχρηστο πόρο μας με πολλές διπλές σειρές που δημιουργήθηκαν για αυτό το σεμινάριο. Μόλις κατεβάσετε και ανοίξετε τον πόρο ή ανοίξετε το δικό σας έγγραφο, είστε έτοιμοι να συνεχίσετε.

Επιλογή 1 - Κατάργηση διπλότυπων στο Excel

Εάν χρησιμοποιείτε το Microsoft Office Suite, θα έχετε ένα πλεονέκτημα λίγο επειδή υπάρχει μια ενσωματωμένη δυνατότητα για την εύρεση και τη διαγραφή διπλότυπων.

Ξεκινήστε επιλέγοντας τα κελιά που θέλετε να στοχεύσετε για την αναζήτησή σας. Σε αυτή την περίπτωση, θα επιλέξουμε ολόκληρο τον πίνακα πιέζοντας τα πλήκτρα "Control" και "A" ταυτόχρονα (Ctrl + A).

Μόλις επιλέξετε τον πίνακα, θα χρειαστεί να κάνετε κλικ στην καρτέλα "Δεδομένα" στην κορυφή της οθόνης και, στη συνέχεια, επιλέξτε τη λειτουργία "Κατάργηση διπλότυπων", όπως φαίνεται παρακάτω.

Αφού κάνετε κλικ σε αυτό, θα εμφανιστεί ένα μικρό παράθυρο διαλόγου. Θα παρατηρήσετε ότι η πρώτη σειρά έχει απενεργοποιηθεί αυτόματα. Ο λόγος για αυτό είναι ότι το πλαίσιο "Τα δεδομένα μου έχει κεφαλίδες" σημειώνεται.

Σε αυτή την περίπτωση, δεν έχουμε κεφαλίδες, αφού ο πίνακας ξεκινάει από την "Γραμμή 1." Θα καταργήσουμε την επιλογή του πλαισίου "Τα δεδομένα μου έχει κεφαλίδες". Μόλις το κάνετε αυτό, θα παρατηρήσετε ότι όλο το τραπέζι έχει επισημανθεί ξανά και ότι η ενότητα "Στήλες" άλλαξε από "διπλότυπα" σε "Στήλες Α, Β και Γ".

Τώρα που επιλέξατε ολόκληρο το τραπέζι, απλά πατήστε το πλήκτρο "OK" για να διαγράψετε όλα τα διπλά. Σε αυτήν την περίπτωση, όλες οι σειρές με διπλές πληροφορίες εκτός από μία έχουν διαγραφεί και οι λεπτομέρειες της διαγραφής εμφανίζονται στο παράθυρο διαλόγου του αναδυόμενου παραθύρου.

Επιλογή 2 - Σύνθετη φιλτράρισμα στο Excel

Το δεύτερο εργαλείο που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε στο Excel για τον εντοπισμό και τη διαγραφή διπλότυπων είναι το "Advanced Filter". Αυτή η μέθοδος ισχύει επίσης για το Excel 2003. Ας ξεκινήσουμε ξανά ανοίγοντας το υπολογιστικό φύλλο του Excel. Για να ταξινομήσετε το υπολογιστικό σας φύλλο, θα πρέπει πρώτα να επιλέξετε όλα χρησιμοποιώντας το στοιχείο "Έλεγχος" και "Α" όπως φαίνεται παραπάνω.

Αφού επιλέξετε τον πίνακα σας, απλά κάντε κλικ στην καρτέλα "Δεδομένα" και στην ενότητα "Ταξινόμηση & Φίλτρο", κάντε κλικ στο κουμπί "Για προχωρημένους", όπως φαίνεται παρακάτω. Εάν χρησιμοποιείτε το Excel 2003, κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο μενού "Δεδομένα", στη συνέχεια "Φίλτρα" και στη συνέχεια "Σύνθετα φίλτρα ..."

Τώρα θα πρέπει να επιλέξετε το πλαίσιο ελέγχου "Μόνο μοναδικά αρχεία".

Μόλις κάνετε κλικ στο "OK", το έγγραφό σας θα πρέπει να έχει όλα τα διπλότυπα εκτός από ένα που έχει αφαιρεθεί. Σε αυτήν την περίπτωση, δύο έμειναν επειδή τα πρώτα διπλότυπα βρέθηκαν στη σειρά 1. Αυτή η μέθοδος υποθέτει αυτόματα ότι υπάρχουν κεφαλίδες στο τραπέζι σας. Εάν θέλετε να διαγραφεί η πρώτη σειρά, θα πρέπει να τη διαγράψετε χειροκίνητα σε αυτή την περίπτωση. Αν στην πρώτη σειρά είχατε κεφαλίδες αντί για διπλότυπα, θα παρέμενε μόνο ένα αντίγραφο των υφιστάμενων αντιγράφων.

Επιλογή 3 - Αντικατάσταση

Αυτή η μέθοδος είναι ιδανική για μικρότερα υπολογιστικά φύλλα αν θέλετε να αναγνωρίσετε ολόκληρες σειρές που έχουν αντιγραφεί. Σε αυτήν την περίπτωση, θα χρησιμοποιήσουμε την απλή λειτουργία "αντικατάστασης" που είναι ενσωματωμένη σε όλα τα προϊόντα του Microsoft Office. Θα χρειαστεί να ξεκινήσετε ανοίγοντας το υπολογιστικό φύλλο στο οποίο θέλετε να εργαστείτε.

Μόλις είναι ανοιχτό, πρέπει να επιλέξετε ένα κελί με το περιεχόμενο που θέλετε να βρείτε και να το αντικαταστήσετε και να το αντιγράψετε. Κάντε κλικ στο κελί και πατήστε "Control" και "C" (Ctrl + C).

Μόλις αντιγράψετε τη λέξη που θέλετε να αναζητήσετε, θα χρειαστεί να πατήσετε "Control" και "H" για να εμφανιστεί η λειτουργία αντικατάστασης. Μόλις εμφανιστεί, μπορείτε να επικολλήσετε τη λέξη που αντιγράψατε στην ενότητα "Βρείτε κάτι:" πατώντας "Control" και "V" (Ctrl + V).

Τώρα που έχετε εντοπίσει αυτό που ψάχνετε, πατήστε το πλήκτρο "Επιλογές >>". Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου "Ταυτοποίηση περιεχομένων ολόκληρου του κελιού". Ο λόγος για αυτό είναι ότι μερικές φορές ο λόγος σας μπορεί να υπάρχει σε άλλα κελιά με άλλες λέξεις. Εάν δεν επιλέξετε αυτήν την επιλογή, θα μπορούσατε να καταλήξετε κατά λάθος να διαγράψετε κελιά που πρέπει να διατηρήσετε. Βεβαιωθείτε ότι όλες οι υπόλοιπες ρυθμίσεις ταιριάζουν με αυτές που εμφανίζονται στην παρακάτω εικόνα.

Τώρα θα πρέπει να εισαγάγετε μια τιμή στο πλαίσιο "Αντικατάσταση με:". Για αυτό το παράδειγμα, θα χρησιμοποιήσουμε τον αριθμό "1." Αφού εισαγάγετε την τιμή, πατήστε "Αντικατάσταση όλων".

Θα παρατηρήσετε ότι όλες οι τιμές που ταιριάζουν με το "dulpicate" έχουν αλλάξει σε 1. Ο λόγος που χρησιμοποιήσαμε τον αριθμό 1 είναι ότι είναι μικρός και ξεχωρίζει. Τώρα μπορείτε εύκολα να εντοπίσετε ποιες σειρές είχαν διπλό περιεχόμενο.

Για να διατηρήσετε ένα αντίγραφο των αντιγράφων, απλά επικολλήστε το αρχικό κείμενο στην πρώτη σειρά που έχει αντικατασταθεί από το 1.

Τώρα που έχετε εντοπίσει όλες τις σειρές με το διπλό περιεχόμενο, μεταβείτε στο έγγραφο και κρατήστε πατημένο το πλήκτρο "Control" κάτω, ενώ κάνετε κλικ στον αριθμό κάθε διπλής σειράς όπως φαίνεται παρακάτω.

Αφού επιλέξετε όλες τις σειρές που πρέπει να διαγραφούν, κάντε δεξί κλικ σε έναν από τους γκρίζους αριθμούς και επιλέξτε την επιλογή "Διαγραφή". Ο λόγος που πρέπει να κάνετε αυτό αντί να πατήσετε το κουμπί "διαγραφή" στον υπολογιστή σας είναι ότι θα διαγράψει τις σειρές και όχι μόνο το περιεχόμενο.

Αφού τελειώσετε, θα παρατηρήσετε ότι όλες οι υπόλοιπες γραμμές σας είναι μοναδικές τιμές.