Τρόπος αναφοράς κειμένου από άλλα έγγραφα στο Microsoft Word

Ίσως έχετε κάποιο κείμενο που πληκτρολογείτε συχνά στα έγγραφά σας στο Word, όπως διευθύνσεις. Αντί να ανατυπώνετε αυτό το κείμενο κάθε φορά που το χρειάζεστε, μπορείτε να τοποθετήσετε αυτό το κοινό κείμενο σε ένα έγγραφο του Word και να το αναφέρετε σε άλλα έγγραφα-θα ενημερώνεται αυτόματα σε όλα τα έγγραφά σας αν το αλλάξετε.

Ας υποθέσουμε ότι θέλετε να βάλετε τη διεύθυνσή σας στο υποσέλιδο των εγγράφων σας, αλλά η διεύθυνση αλλάζει κατά διαστήματα. Μπορείτε να αποθηκεύσετε τη διεύθυνση σε ξεχωριστό κοινό έγγραφο του Word και να χρησιμοποιήσετε ένα πεδίο στην αναφορά σας για να τραβήξετε το κείμενο από το κοινό έγγραφο και να ενημερώσετε όποτε αλλάζει. Θα σας δείξουμε πώς να το κάνετε αυτό.

Για να ξεκινήσετε, δημιουργήστε ένα νέο έγγραφο του Word που θα χρησιμεύσει ως αποθήκη σας για τη διεύθυνση που θέλετε να εισαγάγετε σε άλλα έγγραφα του Word. Αποθηκεύστε το σε μια τοποθεσία που θα είναι προσβάσιμη από άλλα έγγραφα. Για παράδειγμα, μην το αποθηκεύσετε σε μια μονάδα δικτύου στην οποία δεν έχετε πάντα πρόσβαση.

Θα χρησιμοποιήσουμε σελιδοδείκτες για να ανατρέξουμε στη διεύθυνση στο κοινό μας έγγραφο. Πληκτρολογήστε τη σειρά κειμένων που θέλετε να εισαγάγετε σε άλλα έγγραφα (στη δική μας περίπτωση, τη διεύθυνση). Δημιουργήστε ένα σελιδοδείκτη επισημαίνοντας το όνομα και πηγαίνοντας στο Εισαγωγή> Σελιδοδείκτης και δίνοντάς του ένα όνομα, όπως "Διεύθυνση". Δείτε τον οδηγό μας στους σελιδοδείκτες στο Word για πληροφορίες σχετικά με τη δημιουργία τους.

Σημειώστε ότι τα ονόματα σελιδοδεικτών δεν μπορούν να έχουν κενά. Συνιστούμε να βάλετε το όνομα του σελιδοδείκτη πάνω από κάθε στοιχείο στο κοινό αρχείο πληροφοριών σας, ώστε να γνωρίζετε εύκολα ποιο όνομα θα χρησιμοποιήσετε για το οποίο στοιχείο. Αυτό είναι ιδιαίτερα χρήσιμο εάν σχεδιάζετε να διαθέτετε πολλά επαναχρησιμοποιούμενα αντικείμενα σε αυτό το κοινό έγγραφο. Στο παράδειγμά μας, προσθέσαμε τη διεύθυνσή μας στο κοινό έγγραφο πληροφοριών και βάλαμε το όνομα του σελιδοδείκτη, "Διεύθυνση", επάνω από το στοιχείο.

Μόλις προσθέσετε το στοιχείο στο κοινό σας έγγραφο, μπορείτε να το αποθηκεύσετε και να το κλείσετε. Ανοίξτε το έγγραφο στο οποίο θέλετε να εισαγάγετε τη διεύθυνση και τοποθετήστε το δρομέα όπου θέλετε να μεταφερθεί το κείμενο. Για παράδειγμα, θα προσθέσουμε ένα υποσέλιδο και θα εισαγάγουμε τη διεύθυνση εκεί.

Θα χρησιμοποιήσουμε τον κώδικα πεδίου INCLUDETEXT για να ανατρέξουμε στον σελιδοδείκτη που δημιουργήσαμε στο κοινό έγγραφο. Για να το κάνετε αυτό, πατήστε "Ctrl + F9" για να εισαγάγετε τις αγκύλες για τον κωδικό πεδίου.

ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Δεν μπορείτε απλώς να πληκτρολογείτε κανονικούς βραχίονες γύρω από τους κωδικούς πεδίων. Πρέπει να χρησιμοποιήσετε το "Ctrl + F9" για να εισαγάγετε τον σωστό τύπο παρενθέσεων.

Ο δρομέας τοποθετείται αυτόματα ανάμεσα στους βραχίονες. Πληκτρολογήστε το ακόλουθο κείμενο μεταξύ των παρενθέσεων, αντικαθιστώντας το "" με την απόλυτη πλήρη διαδρομή στο κοινό σας Word που περιέχει το όνομα που θέλετε να εισαγάγετε. Αντικαταστήστε το "" με το όνομα σελιδοδείκτη που έχετε αντιστοιχίσει στο στοιχείο στο κοινό έγγραφο.

INCLUDETEXT "" 

ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Μην εισάγετε τις αγκύλες στον κωδικό πεδίου.

Για παράδειγμα, πληκτρολογήσαμε τα παρακάτω μεταξύ των παρενθέσεων του κώδικα πεδίου:

INCLUDETEXT "C: \\ Χρήστες \\ Lori \ Documents \\ Κοινές Πληροφορίες \\ CommonInformation.docx" Διεύθυνση

ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Πρέπει να χρησιμοποιήσετε διπλά backslash στο μονοπάτι, όπως κάναμε. Επίσης, βεβαιωθείτε ότι χρησιμοποιείτε ευθεία εισαγωγικά, όχι έξυπνα αποσπάσματα, κατά την πληκτρολόγηση του παραπάνω κώδικα στο πεδίο.

Για να προσελκύσετε τη διεύθυνση από το κοινό έγγραφο και να την εισαγάγετε στον κωδικό πεδίου που μόλις πληκτρολογήσατε, κάντε δεξί κλικ στον κωδικό πεδίου και επιλέξτε "Ενημέρωση πεδίου" από το αναδυόμενο μενού.

Η διεύθυνση εμφανίζεται στο έγγραφο. Τα στηρίγματα εξακολουθούν να εμφανίζονται γύρω από τη διεύθυνση, αν έχετε ενεργοποιήσει την επιλογή "Εμφάνιση σελιδοδεικτών". Και πάλι, δείτε το άρθρο μας σχετικά με τους σελιδοδείκτες για να μάθετε πώς να απενεργοποιήσετε αυτήν την επιλογή. Επίσης, ο κώδικας πεδίου μπορεί να είναι σκιασμένος. Ωστόσο, μπορείτε επίσης να το απενεργοποιήσετε.

Αν θέλετε να αλλάξετε τον κωδικό πεδίου, μπορείτε να εμφανίσετε ξανά τον κωδικό και όχι το αποτέλεσμα. Για να γίνει αυτό, κάντε δεξί κλικ στο στοιχείο που προκύπτει και επιλέξτε "Εναλλαγή κωδικών πεδίου" από το αναδυόμενο μενού. Το κείμενο που πληκτρολογήσατε στον κωδικό πεδίου εμφανίζεται ξανά και μπορείτε να το επεξεργαστείτε. Απλά, ενημερώστε το πεδίο για να εμφανιστεί το νέο αποτέλεσμα.

Αφού δημιουργήσετε το κοινό σας έγγραφο, μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε για να αποθηκεύσετε άλλα στοιχεία που πληκτρολογείτε συχνά στα έγγραφά σας στο Word. Απλά χρησιμοποιήστε ένα ξεχωριστό πεδίο INCLUDETEXT στα έγγραφά σας για κάθε στοιχείο που θέλετε να εισαγάγετε αυτόματα από το κοινό σας έγγραφο.