Τρόπος καταγραφής μακροεντολών και αυτοματοποίησης ελαστικών εργασιών στο Microsoft Word

Οι μακροεντολές είναι βασικά κομμάτια προγραμματισμού που σας επιτρέπουν να πατήσετε ένα γρήγορο κουμπί ή μια συντόμευση πληκτρολογίου για να ενεργοποιήσετε μια προ-καταγραμμένη ενέργεια. Εδώ είναι πώς να κάνετε εύκολα στο Word.

Τι είναι μια μακροεντολή?

Μια μακροεντολή είναι πραγματικά απλά μια καταγραφή μιας σειράς πιεσμένων κουμπιών, κλικ και πληκτρολόγησης. Όταν εγγράφετε μια μακροεντολή, απλά πατήσατε εγγραφή, εκτελέστε τα βήματα που θέλετε να αυτοματοποιήσετε, σταματήστε την εγγραφή, αφήστε το Word να δημιουργήσει τον προγραμματισμό για εσάς και, στη συνέχεια, αντιστοιχίστε τη μακροεντολή σε ένα κουμπί ή μια συντόμευση πληκτρολογίου. Όποτε θέλετε να εκτελέσετε αυτή τη σειρά ενεργειών στο μέλλον, απλά ενεργοποιήστε τη μακροεντολή.

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μακροεντολές για όλα τα είδη των πραγμάτων. Ειλικρινά, οι δυνατότητες είναι σχεδόν απεριόριστες. Για παράδειγμα, μπορείτε να ορίσετε μια μακροεντολή που δημιουργεί ένα νέο υποσέλιδο με τις πληροφορίες της επιχείρησής σας, μορφοποιεί το κείμενο που θέλετε, αλλά και εισάγει αριθμούς σελίδων. Λοιπόν, γιατί όχι μόνο να το κάνετε αυτό χρησιμοποιώντας ένα πρότυπο με κάποιο κείμενο boilerplate; Λοιπόν, μπορείτε. Αλλά τι συμβαίνει όταν έχετε ένα υπάρχον έγγραφο στο οποίο θέλετε να προσθέσετε αυτά τα πράγματα?

Θα μπορούσατε επίσης να δημιουργήσετε μακροεντολές για να εισαγάγετε ήδη μορφοποιημένους πίνακες συγκεκριμένου μεγέθους, να αναζητήσετε ένα συγκεκριμένο στυλ παραγράφου ή απλά να εισαγάγετε κάποιο κείμενο.

Θα χρησιμοποιήσουμε το πολύ βασικό παράδειγμα εισαγωγής κάποιου κειμένου για να σας καθοδηγήσουμε στο πώς να καταγράψετε μια μακροεντολή. Αλλά χρησιμοποιήστε τη φαντασία σας και το πείραμα. Θα εκπλαγείτε πόσο μπορείτε να κάνετε μαζί τους.

Πώς να καταγράψετε μια μακροεντολή

Καταρχήν, δημιουργήστε ένα νέο κενό έγγραφο του Word για να εργαστείτε. Θα είστε σε θέση να αποθηκεύσετε τις μακροεντολές σας σε μια ολόκληρη βάση δεδομένων του συστήματος, έτσι δεν χρειάζεται να δημιουργήσετε νέες για κάθε έγγραφο στο οποίο εργάζεστε. Στο κενό έγγραφο, μεταβείτε στην καρτέλα "Προβολή" της Κορδέλας, κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο μενού "Μακροεντολές" και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην εντολή "Εγγραφή μακροεντολών".

Στη συνέχεια, δώστε στη μακροεντολή σας ένα κατάλληλο όνομα και πληκτρολογήστε μια σύντομη περιγραφή. Είναι ένα σημαντικό βήμα, ειδικά αν σκοπεύετε να κάνετε πολλές μακροεντολές. Για το παράδειγμά μας, πρόκειται να δημιουργήσουμε ένα είδος παρεμβολής κωμικοειδούς κειμένου, που φέρει το όνομα: "Lwaxana Troi, κόρη του πέμπτου σπιτιού, κάτοχος του Ιερού Ποσειδώνα του Rixx, κληρονόμος των Αγίων Δαχτυλιδιών του Betazed" - κάτι που εμείς δεν θα ήθελε να γράψει ξανά και ξανά αν ήταν ο πλήρης τίτλος μας.

Επιλέξτε εάν θα αντιστοιχίσετε τη μακροεντολή σας σε ένα κουμπί ή μια συντόμευση πληκτρολογίου. Και τέλος, επιλέξτε πού να αποθηκεύσετε τη μακροεντολή σας. Η προεπιλογή είναι να το αποθηκεύσετε στο κύριο πρότυπο του Word (ένα αρχείο που ονομάζεται Normal.dotm) ώστε να μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε σε όλα τα έγγραφά σας. Αλλά, μπορείτε επίσης να το αποθηκεύσετε μόνο στο τρέχον έγγραφο, αν θέλετε. Κάντε κλικ στο κουμπί "OK" όταν τελειώσετε.

Για χάρη αυτής της εξήγησης, θα σας δείξουμε τη διαδικασία δημιουργίας και για το κουμπί και για το πληκτρολόγιο. Και σημειώστε ότι μπορείτε πάντα να κάνετε κλικ στο κουμπί μενού "Μακροεντολές" και να επεξεργαστείτε αργότερα αυτές τις ρυθμίσεις αν θέλετε να τις αλλάξετε.

Εάν επιλέξετε την επιλογή "Κουμπί", θα εμφανιστεί μια οθόνη που σας επιτρέπει να επιλέξετε από πού να αποθηκεύσετε το νέο κουμπί. Η προεπιλογή είναι να το τοποθετήσετε στη γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης. Κάντε κλικ στο όνομα της μακροεντολής στην αριστερή στήλη και στη συνέχεια κάντε κλικ στο κουμπί "Προσθήκη" για να προσθέσετε τη μακροεντολή στη λίστα των κουμπιών για τη γραμμή εργαλείων που εμφανίζεται στα δεξιά. Όταν τελειώσετε, κάντε κλικ στο κουμπί "OK".

Αν αντιστοιχίζετε τη μακροεντολή σας σε μια συντόμευση πληκτρολογίου, θα δείτε την παρακάτω οθόνη. Βεβαιωθείτε ότι το όνομα της μακροεντολής είναι επιλεγμένο στο παράθυρο "Εντολές", κάντε κλικ στο πλαίσιο "Πατήστε το νέο πλήκτρο συντόμευσης" και, στη συνέχεια, πατήστε το σύνθετο πληκτρολόγιο που θέλετε να χρησιμοποιήσετε. Μπορείτε να επιλέξετε σχεδόν οποιονδήποτε συνδυασμό Ctrl, Alt, Shift και οποιουδήποτε άλλου πρωτεύοντος κλειδιού, αλλά να έχετε υπόψη σας ότι θα χρειαστείτε ένα που δεν έχει ήδη αντιστοιχιστεί σε μια συντόμευση Word ή Windows / macOS.

Για τη μακροζωική μας μακροεντολή Star Trek, θα κρατήσουμε Ctrl, στη συνέχεια πατήστε L, αφήστε το L, και έπειτα πατήστε T-all χωρίς να απελευθερώσετε το Ctrl. Η συντόμευση που προκύπτει εκφράζεται ως "Ctrl + L, T". Αυτή η επέκταση πολλών χαρακτήρων είναι ένας τρόπος αποφυγής συγκρούσεων με κοινές προεπιλεγμένες συντομεύσεις. Όταν τελειώσετε, κάντε κλικ στο κουμπί "Εκχώρηση" και στη συνέχεια κάντε κλικ στο κουμπί "Κλείσιμο".

Τώρα, είστε τοποθετημένοι πίσω στο κύριο περιβάλλον γραφής του Word. Το πρόγραμμα βρίσκεται σε λειτουργία εγγραφής, οπότε εκτελέστε τις ενέργειες που θέλετε. Μπορείτε να κάνετε κλικ σε κουμπιά, να ανοίξετε μενού, να εισαγάγετε αντικείμενα - το ονομάζετε. Word ρολόγια και καταγράφει ό, τι κάνετε ως μακροεντολή. Και μην ανησυχείτε για το χρόνο σας. Το Word δεν αντιγράφει πραγματικά αυτές τις ενέργειες με την ταχύτητα που τις εκτελείτε. Αντ 'αυτού, παίρνει τις πραγματικές ενέργειες που κάνετε και δημιουργεί ένα σενάριο για να τις εκτελέσετε.

Για παράδειγμα, επαναλαμβάνουμε το όνομα και τον τίτλο μας:

Κατά τη δημιουργία της μακροεντολής σας, μπορείτε να κάνετε κλικ στο κουμπί "Παύση εγγραφής", εάν πρέπει να προσαρμόσετε κάτι ή να κάνετε ορισμένες γρήγορες σημειώσεις. Κάντε κλικ στο κουμπί "Συνέχιση καταγραφής" για να συνεχίσετε να εργάζεστε στη μακροεντολή σας.

Όταν τελειώσετε, ανοίξτε πάλι το αναπτυσσόμενο μενού "Μακροεντολές" και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην εντολή "Διακοπή εγγραφής".

Αυτό είναι. Το Word δημιουργεί μια μακροεντολή από την εγγραφή σας και την αποθηκεύει ως κουμπί ή συντόμευση πληκτρολογίου (ό, τι αποφασίσατε).

Για να εκτελέσετε τη μακροεντολή, κάντε κλικ στο κουμπί που αντιστοιχίσατε ή πατήστε τη συντόμευση πληκτρολογίου που ορίσατε. Αν επιλέξατε την επιλογή κουμπιού, θα δείτε το κουμπί μακροεντολών στη "Γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης" στο επάνω μέρος του παραθύρου.

Προφανώς, αυτό είναι ένα πολύ απλό παράδειγμα που σας έχουμε δώσει. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Word για να δημιουργήσετε μερικές πολύ εξελιγμένες μακροεντολές. Οι προχωρημένοι χρήστες μπορούν να προγραμματίσουν το χέρι τους (ή να τροποποιήσουν με μη αυτόματο τρόπο τις καταγεγραμμένες μακροεντολές τους). Αλλά αυτός ο οδηγός πρέπει τουλάχιστον να ξεκινήσετε να δημιουργείτε μερικές βασικές μακροεντολές.

Πιστοποίηση εικόνας: Mopic / Shutterstock