Πώς να εισαγάγετε γρήγορα μπλοκ κειμένου στο Microsoft Word με αυτόματο κείμενο

Όλοι έχουμε μερικά μεγάλα κομμάτια κειμένου που πρέπει να πληκτρολογούμε τακτικά - όπως τη διεύθυνσή σας, τα μακρά ονόματα ή τις φράσεις ή ακόμα και τους πίνακες και τις εικόνες που χρησιμοποιείτε συχνά. Η δυνατότητα αυτόματου κειμένου στο Word σάς επιτρέπει να αποθηκεύετε αυτά τα κομμάτια κειμένου και να τα εισάγετε γρήγορα με μερικές πληκτρολογήσεις, ώστε να μπορείτε να σπαταλάτε λιγότερο χρόνο πληκτρολογώντας.

Η λειτουργία αυτόματου κειμένου ήταν μέρος του Office για μεγάλο χρονικό διάστημα, αλλά τώρα αποτελεί μέρος του Quick Parts, το οποίο προστέθηκε στο Office 2007. Εκτός από τις εγγραφές AutoText, η δυνατότητα Quick Parts σας επιτρέπει να εισάγετε ιδιότητες εγγράφου (όπως τίτλο και συγγραφέας ) και πεδία (όπως ημερομηνίες και αριθμοί σελίδων). Οι καταχωρίσεις γρήγορων μερών και αυτόματου κειμένου είναι επίσης γνωστές ως "Building Blocks" και το Word συνοδεύεται από πολλά προκαθορισμένα δομικά στοιχεία. Μπορείτε επίσης να προσθέσετε όσες προσαρμοσμένες δομικές μονάδες επιθυμείτε.

ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Έχουμε γράψει προηγουμένως σχετικά με τον τρόπο αναφοράς κειμένου από άλλα έγγραφα στο Word ώστε να μπορείτε να εισάγετε επαναχρησιμοποιήσιμο περιεχόμενο σε άλλα έγγραφα που θα ενημερώνονται αυτόματα. Το τέχνασμα που συζητήθηκε σε αυτό το άρθρο είναι παρόμοιο με τη χρήση μιας εγγραφής AutoText. Ωστόσο, μόλις το περιεχόμενο εισαχθεί χρησιμοποιώντας μια καταχώρηση Αυτόματου κειμένου, αυτό το περιεχόμενο ΔΕΝ ενημερώνεται αυτόματα όταν αλλάζετε την καταχώρηση του Αυτόματου κειμένου.

Υπάρχει και άλλο λογισμικό, όπως το δωρεάν PhraseExpress για Windows, το οποίο εκτελεί μια παρόμοια εργασία σε όλο το σύστημα. Αυτό είναι υπέροχο γιατί λειτουργεί σε κάθε εφαρμογή, όχι μόνο στο Word, αλλά το AutoText έχει μερικά πλεονεκτήματα της δικής του - δηλαδή έχει περισσότερες επιλογές μορφοποίησης (ειδικά Word-specific ones) από το PhraseExpress και είναι διαθέσιμο όπου είναι το Word. Επομένως, εάν δεν επιτρέπεται να εγκαταστήσετε προγράμματα τρίτων στον υπολογιστή εργασίας σας, για παράδειγμα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το AutoText.

Μπορείτε να αποθηκεύσετε εγγραφές AutoText μόνο σε πρότυπα, όχι στα ίδια τα έγγραφα. Από προεπιλογή, οι νέες εγγραφές AutoText αποθηκεύονται στο πρότυπο Normal.dotm. Αυτό περιορίζει τη διαθεσιμότητα των καταχωρίσεων Αυτόματου κειμένου μόνο στο μηχάνημά σας, εκτός εάν κάνετε κοινή χρήση του προτύπου Normal.dotm με άλλα μηχανήματα. Μπορείτε να προσθέσετε εγγραφές AutoText σε προσαρμοσμένα πρότυπα, αλλά υπάρχουν περιορισμοί με αυτό που θα συζητήσουμε αργότερα σε αυτό το άρθρο.

Πώς να δημιουργήσετε μια νέα καταχώρηση αυτόματου κειμένου

Για να ξεκινήσετε, δημιουργήστε ένα νέο έγγραφο του Word και εισαγάγετε το περιεχόμενο (κείμενο, εικόνες, πίνακες κλπ.) Που θέλετε να προσθέσετε ως καταχώρηση Αυτόματου κειμένου. Στη συνέχεια, επισημάνετε το περιεχόμενο και κάντε κλικ στην καρτέλα "Εισαγωγή".

Εάν θέλετε να αποθηκευτεί το κείμενο εισαγωγής του Αυτόματου κειμένου με τη μορφοποίηση των παραγράφων για όλες τις παραγράφους της καταχώρησης, συμπεριλαμβανομένης της τελευταίας παραγράφου, βεβαιωθείτε ότι η επιλογή της παραγράφου στο τέλος της τελευταίας παραγράφου περιλαμβάνεται στην επιλογή σας. Το σημάδι παραγράφου αποθηκεύει τη μορφοποίηση για την παράγραφο. Όταν δεν επιλέξετε το σημάδι παραγράφου στο τέλος της παραγράφου, αυτή η παράγραφος παίρνει το στυλ παραγράφου του περιβάλλοντος κειμένου όταν την εισάγετε. Εάν δεν βλέπετε το σημάδι παραγράφου στο τέλος κάθε παραγράφου, μπορείτε να επιλέξετε να εμφανίζονται στις επιλογές. Κάθε μορφοποίηση χαρακτήρων που εφαρμόσατε στο περιεχόμενο του Αυτόματου κειμένου αποθηκεύεται αυτόματα στην καταχώριση Αυτόματου κειμένου.

Στην ενότητα "Κείμενο", κάντε κλικ στο κουμπί "Εξερευνήστε τα γρήγορα εξαρτήματα" και μετακινήστε το ποντίκι πάνω από το "Αυτόματο κείμενο" από το αναπτυσσόμενο μενού. Στη συνέχεια, επιλέξτε "Αποθήκευση επιλογής σε γκαλερί αυτόματου κειμένου" από το υπομενού.

ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Ίσως παρατηρήσετε την επιλογή "Save Selection to Quick Gallery" που είναι διαθέσιμη απευθείας στο μενού "Quick Parts". Αυτή η επιλογή προσθέτει το επιλεγμένο κείμενο ως καταχώρηση "Γρήγορα εξαρτήματα", όχι μια καταχώριση "Αυτόματου κειμένου". Οι καταχωρίσεις "Γρήγορα εξαρτήματα" και "Αυτόματη συμπλήρωση" είναι και τα δύο δομικά στοιχεία. Θα μπορούσατε να προσθέσετε την καταχώρηση με αυτόν τον τρόπο, αλλά πρόκειται να συζητήσουμε την προσθήκη της ως καταχώριση Αυτόματου κειμένου.

Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου "Δημιουργία νέου δομικού στοιχείου". Καταχωρίστε ένα όνομα για την καταχώριση Αυτόματου κειμένου στο πλαίσιο επεξεργασίας "Όνομα".

Σας συνιστούμε να κάνετε τα ονόματα των εγγραφών σας AutoText αρκετά διαφορετικά, ώστε να χρειάζεται μόνο να πληκτρολογήσετε μερικούς χαρακτήρες του ονόματος για να εισαγάγετε κάθε καταχώρηση σε ένα έγγραφο. Εάν πολλές εγγραφές AutoText έχουν ονόματα που είναι πολύ παρόμοια, θα πρέπει να πληκτρολογήσετε αρκετό όνομα, ώστε το Word να γνωρίζει ποια καταχώρηση θέλετε να εισαγάγετε.

Μπορείτε επίσης να αλλάξετε την κατηγορία αυτής της καταχώρησης. Η αναπτυσσόμενη λίστα "Κατηγορία" παρέχει μια επιλογή "Δημιουργία νέας κατηγορίας" που σας επιτρέπει να προσθέσετε αυτήν την καταχώρηση Αυτόματου κειμένου σε μια προσαρμοσμένη κατηγορία. Μπορείτε επίσης να αλλάξετε την "Γκαλερί" στην οποία δημιουργείται η καταχώρηση.

Η αναπτυσσόμενη λίστα "Επιλογές" σας επιτρέπει να καθορίσετε τον τρόπο εισαγωγής της καταχώρησης στο έγγραφο. Αν εισάγετε ένα μικρό κομμάτι κειμένου, όπως ένα όνομα εταιρείας, επιλέξτε "Εισαγωγή περιεχομένου μόνο", το οποίο εισάγει το περιεχόμενο της καταχώρησης σε γραμμή στο δρομέα. Μπορείτε επίσης να εισαγάγετε το περιεχόμενο ως δική του παράγραφο ή στη δική του σελίδα (ιδανικό για τη δημιουργία τυπικών σελίδων εξωφύλλου).

Αποδεχτείτε την προεπιλεγμένη ρύθμιση για την αναπτυσσόμενη λίστα "Αποθήκευση σε". Με αυτόν τον τρόπο θα αποθηκευτεί η καταχώρηση Αυτόματου κειμένου στο πρότυπο Normal.

Αφού ρυθμίσετε τη νέα εγγραφή AutoText, κάντε κλικ στο "OK".

Όταν κλείσετε το τελευταίο έγγραφο του Word που έχετε ανοίξει, το ακόλουθο παράθυρο διαλόγου μπορεί να εμφανίσει ερώτημα αν θέλετε να αποθηκεύσετε τις αλλαγές που έγιναν στο πρότυπο Normal.dotm, εάν έχετε ενεργοποιήσει την επιλογή που θα σας ζητηθεί να αποθηκεύσετε το πρότυπο Normal. Για να αποθηκεύσετε την καταχώρησή σας AutoText στο πρότυπο "Normal.dotm", κάντε κλικ στην επιλογή "Αποθήκευση".

Πώς να εισαγάγετε μια καταχώρηση αυτόματου κειμένου σε ένα έγγραφο

Τώρα που δημιουργήσαμε μια νέα καταχώριση AutoText, ας το τοποθετήσουμε σε ένα έγγραφο. Δημιουργήστε ένα νέο έγγραφο του Word ή ανοίξτε ένα υπάρχον. Κάντε κλικ στην καρτέλα "Εισαγωγή" και πάλι και μετακινήστε το ποντίκι πάνω από το "Αυτόματο κείμενο" από το αναπτυσσόμενο μενού. Θα παρατηρήσετε ότι η καταχώρηση Αυτόματου κειμένου που προσθέσατε είναι διαθέσιμη απευθείας στο υπομενού "Αυτόματο κείμενο". Επιλέξτε το για να εισαγάγετε το περιεχόμενο σε αυτήν την καταχώρηση.

Μπορείτε επίσης να εισαγάγετε μια καταχώρηση Αυτόματου κειμένου απλώς ξεκινώντας να πληκτρολογήσετε το όνομα της καταχώρησης Αυτόματου κειμένου. Εμφανίζεται ένα μικρό αναδυόμενο παράθυρο με το όνομα της αντίστοιχης εγγραφής AutoText και οδηγίες που σας λένε να πιέσετε "Enter" για εισαγωγή. Πατήστε "Enter" για να εισαγάγετε ολόκληρη την καταχώρηση AutoText στο έγγραφό σας. Μπορείτε επίσης να πατήσετε "F3".

Τα περιεχόμενα της καταχώρησης AutoText εισάγονται, συμπληρώνονται με τα αρχικά σπάσματα γραμμής και τη μορφοποίηση.

Για να καταστεί πιο γρήγορη και ευκολότερη η εισαγωγή καταχωρήσεων του Αυτόματου κειμένου, μπορείτε να προσθέσετε το κουμπί "Αυτόματο κείμενο" στη γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης.

Πώς να ενεργοποιήσετε την επιλογή "Προβολή προτάσεων αυτόματης συμπλήρωσης"

Εάν δεν βλέπετε την πρόταση Αυτόματης συμπλήρωσης όταν πληκτρολογείτε το όνομα εισόδου του Αυτόματου κειμένου, ίσως χρειαστεί να ενεργοποιήσετε την επιλογή "Προβολή προτάσεων αυτόματης συμπλήρωσης".

Για να ενεργοποιήσετε την επιλογή "Προβολή προτάσεων αυτόματης συμπλήρωσης", ανοίξτε ένα υπάρχον έγγραφο του Word ή δημιουργήστε ένα νέο και κάντε κλικ στην καρτέλα "Αρχείο".

Στην οθόνη παρασκηνίου, κάντε κλικ στην επιλογή "Επιλογές" στη λίστα επιλογών στα αριστερά.

Κάντε κλικ στην επιλογή "Για προχωρημένους" στη λίστα στοιχείων στην αριστερή πλευρά του παραθύρου διαλόγου "Επιλογές του Word".

Στην ενότητα "Επιλογές επεξεργασίας", κάντε κλικ στο πλαίσιο ελέγχου "Εμφάνιση προτάσεων αυτόματης συμπλήρωσης", οπότε υπάρχει ένα σημάδι επιλογής στο πλαίσιο.

Τώρα, θα μπορείτε πλέον να πατήσετε "Εισαγωγή" μετά την πληκτρολόγηση μέρους του ονόματος μιας καταχώρησης AutoText για να την εισαγάγετε.

Πώς να επεξεργαστείτε το περιεχόμενο μιας υπάρχουσας καταχώρησης αυτόματου κειμένου

Πείτε ότι μετακινήσατε σε μια νέα κατοικία και θα πρέπει να αλλάξετε τη διεύθυνσή σας στην καταχώριση του Αυτόματου κειμένου. Αυτό είναι εύκολο να γίνει. Απλά πληκτρολογήστε την καταχώρηση όπως θέλετε σε ένα νέο έγγραφο του Word, επιλέξτε το και, στη συνέχεια, μεταβείτε στο υπομενού "Αυτόματο κείμενο" όπως συζητήσαμε προηγουμένως. Επιλέξτε την επιλογή "Αποθήκευση επιλογής σε αυτόματο κείμενο" στο υπομενού κάτω από τις υπάρχουσες καταχωρήσεις αυτόματου κειμένου.

Πληκτρολογήστε το ίδιο όνομα με την υπάρχουσα καταχώριση Αυτόματου κειμένου στο πλαίσιο "Όνομα" και κάντε κλικ στο "OK".

Εμφανίζεται ένα παράθυρο διαλόγου επιβεβαίωσης. Κάντε κλικ στο κουμπί "Ναι" για να αντικαταστήσετε την προηγούμενη καταχώριση AutoText με τη νέα.

Τώρα, μπορείτε να εισαγάγετε την ενημερωμένη καταχώριση AutoText σε οποιοδήποτε νέο ή υπάρχον έγγραφο του Word όπως πριν.

ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Να θυμάστε ότι η αλλαγή μιας καταχώρησης AutoText ΔΕΝ αλλάζει τα περιεχόμενα αυτής της καταχώρησης σε υπάρχοντα έγγραφα στα οποία έχετε ήδη εισαγάγει. Τα αναθεωρημένα περιεχόμενα της καταχώρησης AutoText χρησιμοποιούνται μόνο κατά την εισαγωγή της καταχώρησης οποιαδήποτε στιγμή μετά την αλλαγή της.

Πώς να επεξεργαστείτε τις ιδιότητες μιας υπάρχουσας καταχώρησης αυτόματου κειμένου

Εκτός από την επεξεργασία των περιεχομένων μιας καταχώρησης Αυτόματου κειμένου, μπορείτε επίσης να αλλάξετε τις ιδιότητες της καταχώρησης, όπως το πρότυπο στο οποίο είναι αποθηκευμένο, η κατηγορία κ.ο.κ..

Για να το κάνετε αυτό, δημιουργήστε ένα νέο έγγραφο του Word ή ανοίξτε ένα υπάρχον. Κάντε κλικ στην καρτέλα "Εισαγωγή" και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί "Εξερευνήστε τα γρήγορα εξαρτήματα" στην ενότητα "Κείμενο". Στο αναπτυσσόμενο μενού, επιλέξτε "Building Organizer Blockers".

Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου "Building Blocks Organizer". Εμφανίζεται μια λίστα με όλα τα "Δομικά στοιχεία", τα οποία εμφανίζουν το "Όνομα" και το "Γκαλερί", "Κατηγορία" και "Πρότυπο". Περιγράφονται αλφαβητικά σύμφωνα με την "Γκαλερί". Η νέα καταχώρησή μας "Διεύθυνση" παρατίθεται στην κορυφή επειδή βρίσκεται στη συλλογή "Αυτόματο κείμενο". Κάντε κλικ στην καταχώρηση για να την επιλέξετε. Μια προεπισκόπηση της καταχώρησης εμφανίζεται στη δεξιά πλευρά του παραθύρου διαλόγου.

Αφού επιλέξετε την καταχώρηση "Διεύθυνση", κάντε κλικ στην επιλογή "Επεξεργασία ιδιοτήτων" κάτω από τη λίστα "Δομικά στοιχεία".

Το ίδιο παράθυρο διαλόγου εμφανίζεται όπως όταν δημιουργήσατε την καταχώρηση Αυτόματου κειμένου. Ωστόσο, τώρα ονομάζεται "Τροποποίηση δομικού στοιχείου". Θα αλλάξουμε την επιλογή "Επιλογή" στο "Εισαγωγή περιεχομένου στη δική της παράγραφο, οπότε η διεύθυνση εισάγεται πάντα ξεκινώντας από μια ξεχωριστή γραμμή, ακόμα κι αν ο δρομέας βρίσκεται στο τέλος μιας άλλης γραμμής. Κάντε κλικ στο "OK" μόλις κάνετε την αλλαγή.

Εμφανίζεται ξανά ένα παράθυρο διαλόγου επιβεβαίωσης, το οποίο επιβεβαιώνει ότι θέλετε να αντικαταστήσετε την καταχώρηση Αυτόματου κειμένου με την αναθεωρημένη. Κάντε κλικ στο κουμπί "Ναι".

Πώς να διαγράψετε μια καταχώρηση αυτόματου κειμένου

Εάν ανακαλύψετε ότι δεν χρειάζεστε πλέον μια καταχώριση Αυτόματου κειμένου, μπορείτε να τη διαγράψετε από τη συλλογή δομικών στοιχείων. Για να διαγράψετε μια καταχώρηση Αυτόματου κειμένου, ανοίξτε το παράθυρο διαλόγου "Building Blocks Organizer", όπως περιγράφεται στην τελευταία ενότητα. Επιλέξτε την καταχώρηση Αυτόματου κειμένου που θέλετε να διαγράψετε και κάντε κλικ στην επιλογή "Διαγραφή" κάτω από τη λίστα "Δομικά στοιχεία".

Εμφανίζεται ένα παράθυρο διαλόγου επιβεβαίωσης που σας ρωτάει αν είστε βέβαιοι ότι θέλετε να διαγράψετε το επιλεγμένο δομικό στοιχείο, στην περίπτωση αυτή μια καταχώρηση Αυτόματου κειμένου. Κάντε κλικ στο "Ναι" για να διαγράψετε την καταχώρηση. Θα επιστρέψετε στο παράθυρο διαλόγου "Building Blocks Organizer". Κάντε κλικ στο "Κλείσιμο" για να το κλείσετε και να επιστρέψετε στο έγγραφό σας.

Το AutoText φαίνεται να έχει μια ιδιορρυθμία όταν χρησιμοποιεί ένα προσαρμοσμένο πρότυπο. Δοκιμάσαμε την προσθήκη καταχωρήσεων AutoText σε ένα προσαρμοσμένο πρότυπο, αλλά όταν δημιουργήσαμε ένα νέο έγγραφο βασισμένο σε αυτό το πρότυπο, η καταχώριση Αυτόματου κειμένου δεν ήταν διαθέσιμη. Ωστόσο, όταν δημιουργήσαμε ένα νέο έγγραφο βασισμένο στο πρότυπο Normal και στη συνέχεια προσαρτήσαμε το προσαρμοσμένο πρότυπο σε αυτό το έγγραφο, η καταχώρηση Αυτόματου κειμένου ήταν διαθέσιμη. Επομένως, εάν θέλετε να αποθηκεύσετε τις εγγραφές του AutoText στο δικό σας προσαρμοσμένο πρότυπο, φροντίστε να επισυνάψετε το πρότυπο στα έγγραφά σας μετά τη δημιουργία τους ή αλλιώς οι καταχωρήσεις του Αυτόματου κειμένου δεν θα είναι διαθέσιμες. Εάν ανακαλύψετε κάτι διαφορετικό, ενημερώστε μας στα σχόλια.

Οι παλαιότερες εκδόσεις του Word (2003 και προηγούμενες) σας επέτρεψαν να αντιγράψετε τις εγγραφές AutoText από ένα πρότυπο σε ένα άλλο. Ωστόσο, από το Word 2007, αυτή η λειτουργικότητα καταργήθηκε.