Πώς να οργανώσετε το ηλεκτρονικό σας ταχυδρομείο με έξυπνα γραμματοκιβώτια στο Apple Mail

Ένα από τα πιο ενδιαφέροντα χαρακτηριστικά του Apple Mail είναι έξυπνα γραμματοκιβώτια, τα οποία συγκεντρώνουν το ταχυδρομείο σας σύμφωνα με ένα προκαθορισμένο σύνολο κανόνων. Τα μηνύματά σας δεν μετακινούνται πραγματικά σε αυτά τα έξυπνα γραμματοκιβώτια, απλά εμφανίζονται σαν να είναι.

Τα έξυπνα γραμματοκιβώτια είναι κάπως σαν κανόνες (φίλτρα γνωστά και ως φίλτρα), αλλά αντί για μηνύματα που επισημαίνονται, αντιγράφονται ή μετακινούνται με βάση τα κριτήρια ενός φίλτρου, παραμένουν στα εισερχόμενά σας και μόνο εμφανίζομαι σαν να έχουν μετακινηθεί. Τα έξυπνα γραμματοκιβώτια είναι ένας πολύ καλός τρόπος για την οργάνωση αλληλογραφίας σχετικά με ένα συγκεκριμένο έργο ή συνομιλία χωρίς να το επηρεάσετε με οποιονδήποτε τρόπο.

Σήμερα θα σας δώσουμε τα μέσα και τα έξτρα έξυπνα γραμματοκιβώτια, συμπεριλαμβανομένου του τρόπου ρύθμισης και επεξεργασίας τους, ώστε να μην είστε σε καλό χρονικό διάστημα.

Δημιουργώντας το πρώτο σας έξυπνο γραμματοκιβώτιο

Για να ξεκινήσετε, κάντε κλικ στο μενού "Γραμματοκιβώτιο" και έπειτα στο "Νέο έξυπνο γραμματοκιβώτιο ...".

Προχωρήστε και δώστε στο έξυπνο γραμματοκιβώτιο σας το κατάλληλο όνομα. Στο παράδειγμά μας, θα δημιουργήσουμε ένα έξυπνο γραμματοκιβώτιο για να συγκεντρώσουμε όλη την αλληλογραφία εργασίας σε ένα μέρος. Θυμηθείτε, αυτά τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δεν θα μετακινηθούν από τα εισερχόμενα, απλά θα εμφανιστούν σαν να είναι.

Έπειτα, ήρθε η ώρα να οικοδομήσουμε τον κανόνα μας, ο οποίος λειτουργεί όπως και με τους πραγματικούς κανόνες Mail. Για να λειτουργήσει αυτός ο κανόνας σωστά, τα μηνύματα πρέπει να ταιριάζουν με "οποιαδήποτε" από την κατάσταση που ορίζεται. Αυτός ο συγκεκριμένος κανόνας είναι εύκολος, το μόνο που κάνουμε είναι να δημιουργήσουμε ένα γραμματοκιβώτιο όπου μπορούν να βρεθούν μηνύματα "από" εργαζόμενοι. Με αυτόν τον τρόπο, δεν χρειάζεται να ψάχνουμε στα εισερχόμενά μας για αυτά τα μηνύματα ή να τα μεταφέρουμε.

Αυτός ο κανόνας δεν είναι πολύ περίπλοκος. Επιπλέον, τα μηνύματα δεν θα επηρεαστούν, όπως μπορεί να είναι με τους κανόνες. Για παράδειγμα, τα μηνύματα δεν θα επισημαίνονται, δεν είναι έγχρωμα ή τίποτα για να αλλάξουν την εμφάνιση του μηνύματος, θα συγκεντρωθούν απλά σύμφωνα με τα κριτήρια που ορίζονται στον κανόνα του έξυπνου γραμματοκιβωτίου.

Όταν τελειώσετε, μπορείτε να βρείτε το έξυπνο γραμματοκιβώτιο στην πλαϊνή γραμμή, στην ενότητα με τίτλο "Έξυπνα γραμματοκιβώτια". Όπως μπορείτε να δείτε από το ακόλουθο στιγμιότυπο οθόνης, τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που σχετίζονται με την εργασία εμφανίζονται στο νέο μας έξυπνο γραμματοκιβώτιο.

Ας δημιουργήσουμε ένα άλλο απλό έξυπνο γραμματοκιβώτιο για να έχετε την ιδέα. Σε αυτό το παράδειγμα, πρόκειται να δημιουργήσουμε ένα έξυπνο γραμματοκιβώτιο στο οποίο έχουν απαντηθεί και επισημανθούν τα μηνύματα. Αυτό σημαίνει ότι κάθε μήνυμα πρέπει να ανταποκρίνεται όλα τις απαιτήσεις να είναι μέρος του γραμματοκιβωτίου.

Είναι τόσο απλό. Αυτά τα μηνύματα έχουν πλέον "βυθιστεί" σε ένα μόνο γραμματοκιβώτιο χωρίς να εγκαταλείψουν τα εισερχόμενα.

Έτσι, μπορείτε να ρυθμίσετε έξυπνα γραμματοκιβώτια για όλους τους τύπους χρηστών, είτε πρόκειται για εργασία, για προσωπική χρήση ή για κάτι άλλο, και δεν θα αλλοιώνονται με κανέναν τρόπο. Αυτός είναι ένας καλός, μη καταστρεπτικός τρόπος οργάνωσης του ηλεκτρονικού σας ταχυδρομείου, επιτρέποντάς σας να είστε σίγουροι ότι μπορείτε να βρείτε συγκεκριμένα μηνύματα γρήγορα και εύκολα.

Η διαφορά μεταξύ των φακέλων Smart Mailbox και Smart Mailbox

Ενδέχεται να έχετε παρατηρήσει στο πρώτο στιγμιότυπο οθόνης, υπάρχουν δύο νέες έξυπνες επιλογές γραμματοκιβωτίου: Νέο έξυπνο γραμματοκιβώτιο και Νέος φάκελος Smart Mailbox. Ποιά είναι η διαφορά?

Βασικά, εάν έχετε πολλά έξυπνα γραμματοκιβώτια ποικίλων σκοπών, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα φάκελο στον οποίο θα συγκεντρωθούν παρόμοια έξυπνα γραμματοκιβώτια σε ένα μέρος. Για παράδειγμα, εάν έχετε λίγα έξυπνα γραμματοκιβώτια που σχετίζονται με την εργασία, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα φάκελο στον οποίο μπορείτε να τα τοποθετήσετε. Με αυτόν τον τρόπο έχετε ένα μόνο μέρος για να τα ελέγξετε, αντί να χρειάζεται να μετακινηθείτε σε μια λίστα με άλλες μη σχετικές.

Αν δεν έχετε το κώλυμα της δημιουργίας κανόνων για τα έξυπνα γραμματοκιβώτια, σας ενθαρρύνουμε να διαβάσετε σχετικά με τη δημιουργία κανόνων αλληλογραφίας για να πάρετε μια ιδέα για το τι είναι εμπλεκόμενο. Με αυτό τον τρόπο, θα έχετε τουλάχιστον μια καλύτερη ιδέα για τα βασικά, αλλά πιθανότατα δεν θα έχετε πολύ κόπο να επιτύχετε τα αποτελέσματα που επιθυμείτε με λίγη δοκιμή και λάθος.