Τρόπος απόκρυψης διευθύνσεων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου κατά την αποστολή σε πολλούς παραλήπτες στο Outlook 2013
Όταν στέλνετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε πολλούς παραλήπτες (μερικοί από τους οποίους μπορεί να είναι άγνωστοι ο ένας στον άλλο), είναι προτιμότερο να μην εμφανίζεται η διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όλων. Δείτε πώς μπορείτε να το κάνετε αυτό στο Outlook.
Όταν στέλνετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε πολλούς παραλήπτες, έχετε μερικές επιλογές για την εισαγωγή των διευθύνσεων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου τους. Μπορείτε να τοποθετήσετε πολλές διευθύνσεις στα πεδία "To" ή "Cc" (Carbon Copy), αλλά τότε αυτές οι διευθύνσεις είναι ορατές σε όλους όσους λαμβάνουν το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Αυτό είναι εντάξει αν είναι μια μικρή ομάδα όπου όλοι γνωρίζουν ο ένας τον άλλον, αλλά αν στέλνετε ένα μήνυμα σε μια μεγαλύτερη ομάδα - ή μία όπου οι άνθρωποι μπορεί να μην γνωρίζουν ο ένας τον άλλο - δεν είναι τόσο καλή ιδέα. Κάποιοι μπορεί να ενοχλούνται εάν η διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου τους μοιράζεται με άτομα που δεν γνωρίζουν. Εδώ έρχεται το πεδίο "Bcc" (Blind Carbon Copy) και μια επαφή που ονομάζεται "Μη δημοσιευμένοι παραλήπτες".
Χρησιμοποιώντας το πεδίο Bcc
Όταν τοποθετείτε μια διεύθυνση στο πεδίο "Bcc", κανένας αποδέκτης του μηνύματος δεν μπορεί να δει αυτή τη διεύθυνση. Το πεδίο "Bcc" είναι χρήσιμο σε διαφορετικές περιπτώσεις:
- Εάν θέλετε να στείλετε ένα τυφλό αντίγραφο ενός μηνύματος στην προσοχή κάποιου - όπως ένας διευθυντής ή ένας βοηθός διοίκησης - χωρίς να το γνωρίζει ο κύριος παραλήπτης.
- Εάν στέλνετε ένα μήνυμα σε πολλούς ανθρώπους. Με αυτόν τον τρόπο, η κεφαλίδα του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δεν είναι γεμάτη με φορτία διευθύνσεων.
- Εάν στέλνετε ένα μήνυμα σε πολλά άτομα που ενδέχεται να μην γνωρίζουν ήδη το ένα το άλλο - ή τουλάχιστον τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ενός άλλου άλλου.
Το πράγμα είναι ότι το πεδίο "Bcc" κρυμμένο από προεπιλογή στο Outlook. Είναι αρκετά εύκολο να ενεργοποιηθεί, αν και.
Όταν δημιουργείτε ένα μήνυμα, στο παράθυρο μηνυμάτων, κάντε κλικ στην καρτέλα "Επιλογές". Στην ενότητα "Εμφάνιση πεδίων", κάντε κλικ στην επιλογή "Bcc".
Το πεδίο "Bcc" τώρα προστίθεται στο παράθυρο μηνύματος και μπορείτε να ξεκινήσετε να προσθέτετε διευθύνσεις με τον ίδιο τρόπο όπως στα πεδία "To" ή "Cc". Ακόμη καλύτερα, το πεδίο "Bcc" θα εμφανιστεί τώρα σε όλα τα νέα μηνύματα από προεπιλογή. Μπορείτε να την απενεργοποιήσετε κάνοντας κλικ στο ίδιο κουμπί "Bcc" στην καρτέλα "Επιλογές".
Μπορείτε να τοποθετήσετε όλες τις διευθύνσεις που θέλετε στα πεδία "To" ή "Cc" μαζί με όσα βάζετε στο πεδίο "Bcc". Απλά θυμηθείτε ότι μόνο οι διευθύνσεις στο πεδίο "Bcc" είναι κρυμμένες από τους παραλήπτες. Μπορείτε επίσης να αφήσετε τα πεδία "Προς" ή "Κελσίου" κενά και απλά να στείλετε το μήνυμα στις διευθύνσεις στο πεδίο "Bcc".
Σημείωση: Εάν στέλνετε συχνά μηνύματα στην ίδια μεγάλη ομάδα ανθρώπων, μπορείτε να δημιουργήσετε μια λίστα διανομής για να διευκολύνετε τα πράγματα. Επίσης, ορισμένοι ISPs είναι γνωστό ότι θέτουν όρια στον αριθμό των ατόμων στους οποίους μπορείτε να στείλετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Εάν αντιμετωπίζετε προβλήματα, προσπαθήστε να στείλετε το μήνυμά σας έξω σε ένα δοχείο περίπου 20 παραληπτών τη φορά.
Ωστόσο, υπάρχει ένα πρόβλημα που μπορεί να εμφανιστεί. Εάν αφήσετε το πεδίο "Προς" κενό, πολλοί ελεγκτές ανεπιθύμητης αλληλογραφίας θα ερμηνεύσουν το μήνυμα ως ανεπιθύμητο και οι παραλήπτες σας ενδέχεται να μην το δουν ποτέ. Μπορείτε να αποφύγετε αυτό το πρόβλημα με έναν από τους δύο τρόπους. Το πρώτο είναι να τοποθετήσετε απλά τη δική σας διεύθυνση στο πεδίο "Προς". Οι παραλήπτες θα έχουν την διεύθυνσή σας ούτως ή άλλως, αφού εσείς είστε ο αποστολέας του μηνύματος. Ένας άλλος τρόπος είναι η δημιουργία μιας επαφής "Μη αποδεκτών παραληπτών".
Χρησιμοποιώντας μια επαφή χωρίς αποδεκτή επικοινωνία με τους παραλήπτες
Η δημιουργία μιας επαφής "Μη αποδεκτών παραληπτών" σας δίνει έναν τρόπο να τοποθετήσετε κάτι στο πεδίο "Προς", το οποίο καθιστά σαφές στους παραλήπτες ότι και άλλα άτομα λαμβάνουν το ίδιο μήνυμα και ότι τα ονόματα είναι κρυμμένα. Μπορείτε να το σκεφτείτε ως ευγένεια. Όποιος λαμβάνει το μήνυμα, θα δει απλώς τους "Μη δημοσιευμένους παραλήπτες" ως κύριο παραλήπτη του μηνύματος.
Η επαφή "Μη αποδεκτούς παραλήπτες" δεν είναι μια ειδική οντότητα στο Outlook. Είναι μάλλον μια άλλη επαφή με τη δική σας διεύθυνση email που επισυνάπτεται. Μπορείτε να ονομάσετε την επαφή οτιδήποτε θέλετε, αλλά οι "Μη δημοσιευμένοι παραλήπτες" έχουν γίνει ένα είδος αποδεκτής παράδοσης.
Στο κύριο παράθυρο του Outlook, κάντε κλικ στο κουμπί "Άτομα" στη γραμμή πλοήγησης. Εάν η γραμμή πλοήγησης είναι σε συμπαγή προβολή, θα δείτε μόνο ένα εικονίδιο (στα αριστερά, παρακάτω). Θα δείτε τη λέξη "Άνθρωποι" εάν η μπάρα δεν είναι σε συμπαγή προβολή (στα δεξιά, κάτω).
Στο παράθυρο "Επαφή", μεταβείτε στην καρτέλα "Αρχική σελίδα". Στην ενότητα "Νέα" της κορδέλας, κάντε κλικ στο κουμπί "Νέα επαφή".
Στο πλαίσιο "Ολόκληρο το όνομα" πληκτρολογήστε το όνομα για τη νέα επαφή. Όπως είπαμε, μπορείτε να το ονομάσετε οτιδήποτε θέλετε, αλλά οι "Μη αποδεκτοί παραλήπτες" είναι κάτι που οι άνθρωποι είναι πιθανό να συνηθίσουν να βλέπουν. Πληκτρολογήστε τη δική σας διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο πλαίσιο "Ηλεκτρονικό ταχυδρομείο" και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί "Αποθήκευση & Κλείσιμο".
Τώρα, όταν δημιουργείτε ένα νέο μήνυμα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την επαφή "Μη αποδεκτούς παραλήπτες" στο πεδίο "Προς" και, στη συνέχεια, εισαγάγετε τις διευθύνσεις όλων των παραληπτών στο πεδίο "Bcc".
