Τρόπος λήψης ειδοποιήσεων του Outlook μόνο για σημαντικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Η Microsoft πίστευε ότι βοήθησαν όταν έκαναν ειδοποιήσεις για νέα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Ωστόσο, μια συνεχής φραγή κοινοποιήσεων μπορεί επίσης να διαταράξει το σκεπτικό σας. Μπορείτε να απενεργοποιήσετε εντελώς τις ειδοποιήσεις ή, ακόμα καλύτερα, μπορείτε να ρυθμίσετε το Outlook ώστε να σας ειδοποιεί μόνο για σημαντικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Πώς να δημιουργήσετε έναν απλό κανόνα

Εάν πρέπει να ανταποκρίνεστε σε συγκεκριμένα άτομα, όπως οι πελάτες, ο προϊστάμενός σας ή τα μέλη της οικογένειάς σας, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τους Κανόνες του Outlook για να λαμβάνετε ειδοποιήσεις σχετικά με ορισμένα μηνύματα μόνο. Δείτε πώς μπορείτε να ρυθμίσετε έναν κανόνα που εμφανίζει μόνο ειδοποιήσεις μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από έναν συγκεκριμένο αποστολέα.

Ο ευκολότερος τρόπος για να ρυθμίσετε αυτόν τον κανόνα είναι να βρείτε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από αυτό το άτομο. Για αυτό το παράδειγμα, θα δημιουργήσω έναν κανόνα που θα μου ειδοποιεί όταν λαμβάνω ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από το αφεντικό μου, επειδή τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από τον προϊστάμενό σας είναι πάντα σημαντικά, σωστά; Έτσι, έκανα δεξί κλικ στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο από τον αρχισυντάκτη του How-To Geek, Whitson Gordon, και επιλέξτε "Κανόνες" και στη συνέχεια "Δημιουργία κανόνα" από το αναδυόμενο μενού.

Στο παράθυρο διαλόγου "Δημιουργία κανόνα", επιλέξτε τους όρους υπό τους οποίους θέλετε να λαμβάνετε ειδοποιήσεις σχετικά με νέα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Θέλω να λαμβάνω άμεσες ειδοποιήσεις σχετικά με τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που λαμβάνω από τη Whitson, επομένως, επιλέγω το πρώτο πλαίσιο ελέγχου.

Επίσης, επιλέγω το πλαίσιο ελέγχου "Αποστολή προς" και βεβαιωθείτε ότι το όνομα μου έχει επιλεγεί από την αναπτυσσόμενη λίστα, επομένως θα λαμβάνω ειδοποιήσεις για τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που αποστέλλονται απευθείας από την Whitson. Αν δεν θέλετε να ειδοποιείτε για μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όπου είστε CC'ed ή ένας από τους πολλούς παραλήπτες, επιλέξτε "μόνο μου" από την αναπτυσσόμενη λίστα "Αποστολή". Κάντε κλικ στο "OK" μόλις κάνετε τις επιλογές σας.

Εμφανίζεται ένα παράθυρο διαλόγου "Επιτυχία" με την επιλογή "Εκτέλεση αυτού του κανόνα τώρα σε μηνύματα ήδη στον τρέχοντα φάκελο". Κάντε κλικ στο κουμπί "OK". Θέλω να μάθω ποια μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου βρίσκονται στα εισερχόμενά μου από το Whitson, γι 'αυτό επιλέγω το πλαίσιο ελέγχου.

Θα εμφανιστεί το παράθυρο διαλόγου "Νέα ειδοποιήσεις αλληλογραφίας" που απαιτεί άμεση ενέργεια. Αυτή τη στιγμή διαθέτω μόνο ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από το Whitson στα εισερχόμενά μου, γι 'αυτό είναι το μόνο που αναφέρεται σε αυτό το παράθυρο διαλόγου. Ωστόσο, εάν υπήρχαν περισσότερα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από το Whitson, όλοι θα αναφέρονται εδώ. Αν θέλετε να δείτε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου απευθείας από αυτό το παράθυρο διαλόγου, επιλέξτε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που θέλετε να προβάλετε και κάντε κλικ στο "Άνοιγμα στοιχείου". Κάντε κλικ στο "Κλείσιμο" για να κλείσετε το παράθυρο διαλόγου.

Το παράθυρο διαλόγου "Νέα ειδοποιήσεις αλληλογραφίας" παραμένει ανοιχτό μέχρι να κάνετε κλικ στο "Κλείσιμο", ακόμα και όταν ανοίγετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από το παράθυρο διαλόγου και στη συνέχεια κλείνετε το μήνυμα.

Πώς να δημιουργήσετε πιο προηγμένους κανόνες

Κατά τη δημιουργία κανόνων, μπορείτε να επιλέξετε από πρόσθετες, πιο συγκεκριμένες επιλογές από αυτές που είναι διαθέσιμες στο κύριο παράθυρο διαλόγου "Δημιουργία κανόνα". Για να το κάνετε αυτό, ανοίξτε το παράθυρο διαλόγου "Δημιουργία κανόνα", όπως περιγράφεται παραπάνω σε αυτό το άρθρο. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή "Προχωρημένες επιλογές".

Η πρώτη οθόνη στο παράθυρο διαλόγου "Οδηγός κανόνων" εμφανίζει μια λίστα λεπτομερών όρων για έλεγχο. Επιλέξτε τα πλαίσια ελέγχου για τις συνθήκες που θέλετε να ελέγξετε για ειδοποιήσεις μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Θέλω να λαμβάνω ειδοποιήσεις όταν λαμβάνω μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από το Whitson που αποστέλλονται μόνο σε μένα, οπότε επιλέγω αυτές τις συνθήκες.

Το μπλε υπογραμμισμένο κείμενο είναι οι σύνδεσμοι που κάνετε κλικ για να καθορίσετε τις τιμές που θέλετε να ελεγχθούν σε αυτή την κατάσταση. Αφού επιλέξετε αυτήν την προϋπόθεση, κάντε κλικ στο μπλε σύνδεσμο για την κατάσταση αυτή στο πλαίσιο "Βήμα 2" για να επεξεργαστείτε τις τιμές.

Μόλις επιλέξετε τις συνθήκες που θέλετε να ελέγξετε, κάντε κλικ στο κουμπί "Επόμενο".

Τώρα, επιλέξτε επιλογές για να υποδείξετε τι πρέπει να γίνει με ένα μήνυμα που λαμβάνετε που ταιριάζει με τις επιλεγμένες συνθήκες. Μπορείτε να κάνετε πράγματα όπως να μετακινήσετε το μήνυμα σε ένα συγκεκριμένο φάκελο, να το προωθήσετε σε ένα ή περισσότερα άτομα, να απαντήσετε χρησιμοποιώντας ένα πρότυπο ή να το επισημάνετε ως αναγνωσμένο. Θέλω να λαμβάνω ειδοποίηση Desktop όταν λαμβάνω μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από το Whitson, οπότε επιλέγω την τελευταία επιλογή στη λίστα "εμφάνιση ειδοποίησης Desktop". Μόλις επιλέξετε αυτό που θέλετε να γίνει με το μήνυμα, κάντε κλικ στο κουμπί "Επόμενο".

Η επόμενη οθόνη παρέχει επιλογές για τον ορισμό εξαιρέσεων στον κανόνα, όπως εάν δεν θέλετε να λάβετε μια ειδοποίηση εάν το μήνυμα είναι πρόσκληση σε σύσκεψη ή ενημέρωση. Επιλέξτε τυχόν εξαιρέσεις που θέλετε να εφαρμόσετε στον κανόνα σας και κάντε κλικ στο κουμπί "Επόμενο". Δεν θέλω εξαιρέσεις, γι 'αυτό απλά πατήστε "Επόμενο" για να παραλείψετε αυτή την οθόνη.

Η τελευταία οθόνη σάς επιτρέπει να ορίσετε ένα όνομα για τον κανόνα και να ορίσετε κάποιες επιλογές κανόνων, συμπεριλαμβανομένου ενός για να "ενεργοποιήσετε αυτόν τον κανόνα" αμέσως. Αν θέλετε να εκτελέσετε αμέσως τον κανόνα στα μηνύματα που βρίσκονται ήδη στα εισερχόμενα, επιλέξτε "Εκτέλεση αυτού του κανόνα τώρα στα μηνύματα που βρίσκονται ήδη στο φάκελο" Εισερχόμενα "".

Ελέγξτε την περιγραφή του κανόνα στο "Βήμα 3" και κάντε κλικ στο "Τέλος" όταν τελειώσετε.

Τώρα, όταν λαμβάνω ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από το Whitson, θα εμφανιστεί μια ειδοποίηση επιφάνειας εργασίας στην επιφάνεια εργασίας των Windows. Σημειώστε ότι αυτό είναι διαφορετικό από το παράθυρο διαλόγου "Νέα ειδοποιήσεις αλληλογραφίας" - αντί αυτού, είναι μια εγγενής ειδοποίηση των Windows. Εάν προτιμάτε αυτό το είδος ειδοποίησης, θα πρέπει να περάσετε από τις "Advanced Options" για κάθε κανόνα που δημιουργείτε ".

Πώς να επεξεργαστείτε τους κανόνες σας

Η τροποποίηση, η διαγραφή ή ακόμα και η προσωρινή απενεργοποίηση των κανόνων είναι εύκολη. Θέλω να τροποποιήσω τον κανόνα μου για να εμφανιστεί το παράθυρο διαλόγου "Νέα ειδοποιήσεις αλληλογραφίας" αντί για "Ειδοποίηση επιφάνειας εργασίας". Για να το κάνετε αυτό, κάνω κλικ στην καρτέλα "Αρχική σελίδα".

Κάντε κλικ στο κουμπί "Κανόνες" στην ενότητα "Μετακίνηση" και επιλέξτε "Διαχείριση κανόνων & ειδοποιήσεων" από το αναπτυσσόμενο μενού.

Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου "Κανόνες και ειδοποιήσεις". Στην καρτέλα "Κανόνες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου", κάντε κλικ στην επιλογή "Αλλαγή κανόνα" και επιλέξτε "Επεξεργασία ρυθμίσεων κανόνων" από το αναπτυσσόμενο μενού.

Όπως αναφέρθηκε προηγουμένως, στην πρώτη οθόνη του "Οδηγού κανόνων" εμφανίζεται μια λίστα με τις συνθήκες που μπορείτε να ελέγξετε για εισερχόμενα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Οι επιλογές που έκανα κατά την πρώτη ρύθμιση της εμφάνισης κανόνα στην κορυφή της λίστας και η περιγραφή με τις τρέχουσες ρυθμίσεις εμφανίζονται στο πλαίσιο στο "Βήμα 2". Δεν θέλω να αλλάξω τις συνθήκες, οπότε κάνω κλικ στο "Επόμενο". Αν θέλετε να αλλάξετε τις συνθήκες στον κανόνα σας, κάντε τις αλλαγές σας και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί "Επόμενο".

Στην οθόνη που εμφανίζει τις ενέργειες που λαμβάνουν εισερχόμενα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (ανάλογα με τις συνθήκες), απενεργοποιώ την επιλογή "εμφάνιση ειδοποίησης Desktop", η οποία εμφανίζεται στην κορυφή της λίστας και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί "Επόμενο".

Ας υποθέσουμε ότι θέλετε να εμφανίσετε το παράθυρο διαλόγου "Νέα ειδοποιήσεις αλληλογραφίας" στο πρόσωπο σας. Κάντε κύλιση προς τα κάτω στο κάτω μέρος της λίστας ενεργειών και επιλέξτε "εμφάνιση συγκεκριμένου μηνύματος στο παράθυρο Προειδοποίηση νέου στοιχείου". Για να προσαρμόσετε το μήνυμα που εμφανίζεται στο πλαίσιο διαλόγου Νέες ειδοποιήσεις αλληλογραφίας, κάντε κλικ στο σύνδεσμο "ένα συγκεκριμένο μήνυμα" στο πλαίσιο "Βήμα 2".

Στο παράθυρο διαλόγου "Μήνυμα ειδοποίησης", πληκτρολογήστε ένα μήνυμα που θα εμφανιστεί στο πλαίσιο διαλόγου "Νέα ειδοποιήσεις μηνυμάτων" και κάντε κλικ στο "OK".

Αν θέλετε να προσθέσετε ή να καταργήσετε τυχόν εξαιρέσεις, κάντε κλικ στο κουμπί "Επόμενο" για να αποκτήσετε πρόσβαση στη λίστα εξαιρέσεων και να πραγματοποιήσετε τις αλλαγές σας. Για να αλλάξετε το όνομα του κανόνα ή να αλλάξετε άλλες επιλογές στην τελευταία οθόνη του "Οδηγού κανόνων", κάντε ξανά κλικ στο κουμπί "Επόμενο" στην οθόνη εξαιρέσεων. Δεν θέλω να αλλάξω τίποτα άλλο, οπότε κάνω κλικ στην επιλογή "Τέλος" στην οθόνη ενεργειών για να αποδεχτείτε τις αλλαγές μου και να κλείσετε τον "Οδηγό κανόνων".

Θα επιστρέψετε στο παράθυρο διαλόγου "Κανόνες και ειδοποιήσεις". Κάντε κλικ στο "OK" για να το κλείσετε. Για να εκτελέσετε αμέσως τον κανόνα, κάντε κλικ στην επιλογή "Εκτέλεση κανόνων τώρα" στην κορυφή της καρτέλας "Κανόνες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου".

Στο πλαίσιο διαλόγου "Εκτέλεση κανόνων τώρα", στο πλαίσιο "Επιλογή κανόνων για εκτέλεση", επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου για τον κανόνα που θέλετε να εκτελέσετε και κάντε κλικ στο κουμπί "Εκτέλεση τώρα".

ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Μόλις εκτελέσετε τον κανόνα, το παράθυρο διαλόγου "Εκτέλεση κανόνων τώρα" δεν κλείνει αυτόματα. Πρέπει να κάνετε κλικ στο "Κλείσιμο" για να το κλείσετε. Το παράθυρο διαλόγου "Κανόνες και ειδοποιήσεις" δεν κλείνει αυτόματα ούτε κάντε κλικ στο "OK" για να το κλείσετε.

Το παράθυρο διαλόγου "Νέα ειδοποιήσεις αλληλογραφίας" εμφανίζεται με το προσαρμοσμένο σας μήνυμα στην κορυφή.

Η λειτουργία "Κανόνες" στο Outlook παρέχει πολλές επιλογές για αυτόματη διαχείριση των μηνυμάτων σας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Μπορείτε να μετακινήσετε συγκεκριμένα μηνύματα σε συγκεκριμένους φακέλους, να εκτελέσετε ενέργειες σε μηνύματα email με συγκεκριμένο κείμενο στη γραμμή θέματος ή ακόμα και να διαγράψετε αυτόματα μηνύματα με βάση συγκεκριμένες συνθήκες. Οι κανόνες του Outlook μπορεί να φαίνονται συντριπτικοί από την αρχή λόγω όλων των διαθέσιμων επιλογών. Ωστόσο, αν γνωρίζετε πώς θέλετε να διαχειρίζεστε συγκεκριμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, δεν είναι τόσο δύσκολο να δημιουργήσετε και να διαχειριστείτε τους δικούς σας κανόνες.