Πώς να μεταβιβάσετε τον λογαριασμό σας στο Outlook σε κάποιον
Είναι αρκετά συνηθισμένο να μοιράζεστε το ημερολόγιό σας στο Outlook και σε πολλές εταιρείες όλα τα ημερολόγια του Outlook είναι ορατά σε όλο το γραφείο από προεπιλογή. Αλλά μπορείτε να δώσετε σε κάποιον ένα πολύ υψηλότερο επίπεδο ορατότητας και ελέγχου, μεταβιβάζοντας το λογαριασμό σας, ώστε να μπορούν να δημιουργούν και να ανταποκρίνονται σε συναντήσεις και μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για εσάς. Ας δούμε πώς λειτουργεί.
Για να μεταβιβάσετε το γραμματοκιβώτιό σας σε κάποιον, κάντε κλικ στην επιλογή Αρχείο> Ρυθμίσεις λογαριασμού και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην εντολή "Ανάθεση πρόσβασης".
Αυτό ανοίγει το παράθυρο Delegates, το οποίο θα είναι άδειο την πρώτη φορά που το ανοίγετε. Κάντε κλικ στο κουμπί "Προσθήκη" για να ρυθμίσετε έναν εκπρόσωπο.
Με αυτόν τον τρόπο ανοίγει η Παγκόσμια Λίστα Διευθύνσεων (η λίστα όλων των ατόμων της εταιρείας σας), ώστε να μπορείτε να επιλέξετε έναν εκπρόσωπο. (Δεν μπορείτε να μεταβιβάσετε το λογαριασμό σας σε κάποιον εκτός του τομέα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας, πράγμα που σημαίνει ότι εάν η διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας είναι [email protected], μπορείτε μόνο να μεταβιβάσετε το γραμματοκιβώτιό σας σε κάποιον με διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που τελειώνει "@ mycompany.com". ")
Επιλέξτε το άτομο στο οποίο μεταβιβάζετε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο "OK" για να ανοίξετε τα Δικαιώματα Αποστολής.
Τα προεπιλεγμένα δικαιώματα δίνουν δικαιώματα επεξεργασίας εκχωρητή στο ημερολόγιο και τη λίστα εργασιών σας, αλλά δεν τους επιτρέπουν καμία πρόσβαση στα Εισερχόμενα, τις Επαφές ή τις Σημειώσεις σας. Ωστόσο, μπορείτε να αλλάξετε την προεπιλεγμένη άδεια για οποιαδήποτε από αυτές τις κατηγορίες. Οι επιλογές είναι:
- Κανένας: Ο εκπρόσωπος δεν έχει πρόσβαση.
- Αναθεωρητής: Ο εκπρόσωπος μπορεί να διαβάσει τα στοιχεία, αλλά να μην τις επεξεργαστεί.
- Συντάκτης: Ο πληρεξούσιος μπορεί να διαβάσει και να δημιουργήσει αντικείμενα και να αλλάξει και να διαγράψει τα στοιχεία που δημιουργούν (όπως αιτήσεις ή εργασίες).
- Συντάκτης: Ο εκπρόσωπος μπορεί να κάνει ό, τι μπορεί να κάνει ένας συγγραφέας και μπορεί επίσης να αλλάξει και να διαγράψει τα στοιχεία που έχετε δημιουργήσει.
Αν θέλετε απλώς ο αντιπρόσωπός σας να διαχειρίζεται το ημερολόγιό σας (και τις εργασίες που μπορούν να ανατεθούν σε άλλους ανθρώπους), τότε τα προεπιλεγμένα δικαιώματα θα λειτουργούν καλά. Ο "Αντιπρόσωπος λαμβάνει αντίγραφα των μηνυμάτων που σχετίζονται με τη σύσκεψη μου έστειλε" είναι ενεργοποιημένη, οπότε ο αντιπρόσωπος δεν χρειάζεται να έχει πρόσβαση στα εισερχόμενά σας. Τα αιτήματα συσκέψεων και οι απαντήσεις τους αποστέλλονται αυτόματα όταν είναι ενεργοποιημένη.
Ο εκπρόσωπός σας δεν θα βλέπει συναντήσεις ή ραντεβού που έχετε δημιουργήσει και που έχουν επισημανθεί ως ιδιωτικές. θα δουν μόνο ότι υπάρχει ένα ιδιωτικό ραντεβού. Εάν θέλετε να βλέπουν (και να επεξεργάζονται) τα ιδιωτικά ραντεβού σας, ενεργοποιήστε την επιλογή "Delegate can see my private items".
Τέλος, είναι συνήθως καλή ιδέα να ενεργοποιήσετε την επιλογή "Αυτόματη αποστολή ενός μηνύματος για να μεταβιβάσετε την περίληψη αυτών των δικαιωμάτων", έτσι ώστε ο εκπρόσωπος να γνωρίζει ότι έχει λάβει άδεια πρόσβασης στο γραμματοκιβώτιό σας.
Κάντε κλικ στο OK για να επιστρέψετε στον πίνακα Delegates. Οι τρεις επιλογές στο κάτω μέρος που ήταν γκρίζες πριν προσθέσετε έναν εκπρόσωπο είναι τώρα διαθέσιμες.
Οι προεπιλεγμένες αιτήσεις συνάντησης επιλογής αποστέλλονται στους αντιπροσώπους σας και αποστέλλεται αντίγραφο σε εσάς για εργασίες αναφοράς για τους περισσότερους ανθρώπους, αλλά αλλάξτε σε μια από τις άλλες επιλογές, αν θέλετε.
Αφού κάνετε κλικ στο "OK", ο πληρεξούσιος σας προστίθεται. Μπορούν πλέον να προσθέσουν το γραμματοκιβώτιό σας στο προφίλ του Outlook και να έχουν πρόσβαση σε ό, τι τους έχετε αφήσει να έχουν πρόσβαση.
