Πώς να προσαρμόσετε το παράθυρο ανάγνωσης στο Outlook

Το παράθυρο ανάγνωσης του Outlook-a.k.a. Παράθυρο προεπισκόπησης-Εμφανίζει το κείμενο ενός μηνύματος που έχετε επιλέξει, εμποδίζοντας σας να χρειάζεται να ανοίξετε το πραγματικό μήνυμα για να εργαστείτε μαζί του. Δείτε πώς να προσαρμόσετε το παράθυρο ανάγνωσης ώστε να ταιριάζει στις ανάγκες σας.

Το Outlook συνοδεύεται από πολλά διαφορετικά παράθυρα, συμπεριλαμβανομένων εκείνων που βλέπετε από προεπιλογή - το παράθυρο περιήγησης, για παράδειγμα - και άλλα που ίσως να μην ενοχλείτε πολύ - όπως τα παράθυρα To-Do και People. Κάθε μία από αυτές έχει σχεδιαστεί για να διευκολύνει την εύρεση, προβολή και διαχείριση των στοιχείων στο Outlook. Θα ρίξουμε μια ματιά σε αυτούς τους υαλοπίνακες σε διάφορα άρθρα, που σας δείχνουν πώς να έχετε πρόσβαση, να συνεργάζεστε και να τα προσαρμόζετε. Και ξεκινάμε από το παράθυρο ανάγνωσης.

Το παράθυρο ανάγνωσης είναι ενεργοποιημένο από προεπιλογή. Όταν κάνετε κλικ σε ένα μήνυμα σε οποιοδήποτε φάκελο, το παράθυρο εμφανίζει τα περιεχόμενα αυτού του μηνύματος, μαζί με βασικά στοιχεία ελέγχου για την απάντηση και προώθηση του μηνύματος.

Από προεπιλογή, το Outlook εμφανίζει το παράθυρο ανάγνωσης στα δεξιά των φακέλων και των μηνυμάτων, αλλά μπορείτε να το αλλάξετε πατώντας το στοιχείο Προβολή> Παράθυρο ανάγνωσης.

Οι επιλογές σας είναι να αλλάξετε τη θέση σε "Κάτω" (έτσι το Outlook εμφανίζει το παράθυρο ανάγνωσης κάτω από τα μηνύματα) ή το "Off", το οποίο αποκρύπτει το παράθυρο ανάγνωσης. Αυτές οι επιλογές ισχύουν για το παράθυρο ανάγνωσης, ανεξάρτητα από τον φάκελο στον οποίο βρίσκεστε, έτσι δεν μπορείτε να ορίσετε διαφορετική ρύθμιση θέσης για διαφορετικούς φακέλους.

Η ρύθμιση του παραθύρου στο "Κάτω" σημαίνει ότι βλέπετε λιγότερα μηνύματα στο φάκελο, αλλά βλέπετε περισσότερες λεπτομέρειες σχετικά με αυτό το μήνυμα και περισσότερο από το περιεχόμενό του στο παράθυρο ανάγνωσης. Αυτή ήταν η παραδοσιακή άποψη πριν από την εμφάνιση των οθονών ευρείας οθόνης και πολλοί άνθρωποι την προτιμούν.

Η ρύθμιση του παραθύρου σε "Απενεργοποίηση" μεγιστοποιεί τον αριθμό των αντικειμένων που μπορείτε να δείτε στο φάκελο, αλλά δεν βλέπετε κανένα περιεχόμενο αλληλογραφίας. Αυτή είναι μια χρήσιμη επιλογή αν καθαρίζετε τα μηνύματα, ειδικά εάν τα χρησιμοποιείτε σε συνδυασμό με τη λειτουργία Προβολή> Προεπισκόπηση μηνυμάτων.

Στην τυπική προβολή φακέλου, η Προεπισκόπηση μηνυμάτων είναι απενεργοποιημένη. Αυτό σημαίνει ότι βλέπετε μόνο τις πληροφορίες που εμφανίζονται στις στήλες του φακέλου - Από, Από, Θέμα, Λήψη και ούτω καθεξής. Αν όμως ορίσετε την Προβολή μηνύματος σε 1 Γραμμή, 2 Γραμμές ή 3 Γραμμές, θα δείτε επίσης 1, 2 ή 3 γραμμές του περιεχομένου κάθε μηνύματος χωρίς να χρειάζεστε το παράθυρο ανάγνωσης. Μερικοί άνθρωποι αγαπούν αυτή τη ρύθμιση. Κάποιοι το βρίσκουν υπερβολικά γεμάτο. Θα πρέπει να πειραματιστείτε με αυτό για να δείτε τι σκέφτεστε.

Αλλά το παράθυρο ανάγνωσης κάνει περισσότερο από το να σας δείξει τα περιεχόμενα του μηνύματός σας. Καθορίζει επίσης τον τρόπο με τον οποίο το Outlook σηματοδοτεί τα μηνύματα ως αναγνωσμένα και σας επιτρέπει να μετακινείτε τα μηνύματά σας χρησιμοποιώντας ένα μόνο κλειδί. Από προεπιλογή, το Outlook χαρακτηρίζει ένα μήνυμα ως "διαβάσετε" μόλις περάσετε πέντε δευτερόλεπτα με αυτό που επιλέξατε, αλλά μπορείτε να το αλλάξετε πατώντας το στοιχείο Προβολή> Παράθυρο ανάγνωσης και επιλέγοντας "Επιλογές".

Φυσικά, αυτό είναι το Outlook, υπάρχουν και άλλοι τρόποι για να αποκτήσετε πρόσβαση σε αυτές τις επιλογές. Μπορείτε επίσης να μεταβείτε στο Αρχείο> Επιλογές> Αλληλογραφία> Παράθυρο ανάγνωσης (ή Σύνθετο> Παράθυρο ανάγνωσης) για να ανοίξετε τις ίδιες επιλογές.

Όποια και αν είναι η επιλογή σας, θα εμφανιστεί το παράθυρο του παραθύρου ανάγνωσης.

Από το κουτί, το Outlook θα "Σημειώσετε τα στοιχεία ως αναγνωσμένα όταν προβληθούν στο παράθυρο ανάγνωσης" μετά από πέντε δευτερόλεπτα. Μπορείτε να αλλάξετε αυτή τη φορά σε οτιδήποτε από μηδέν (δηλ. Χαρακτηρίζεται ως αναγνωσμένο αμέσως όταν την επιλέξετε) σε 999 δευτερόλεπτα. Εάν θέλετε το Outlook να περιμένει περισσότερα από λίγα δευτερόλεπτα, τότε ίσως προτιμήσετε τη δεύτερη επιλογή "Σημειώστε το στοιχείο ως αναγνωσμένο όταν αλλάζει η επιλογή". Αυτή είναι μια κατάσταση ή / και: μπορείτε να ενημερώσετε το Outlook για να επισημάνετε τα στοιχεία ως διαβασμένα μετά από μια συγκεκριμένη ή μπορείτε να ενημερώσετε το Outlook για να επισημάνετε τα στοιχεία ως αναγνωσμένα όταν μετακινείτε σε άλλο στοιχείο, αλλά όχι και τα δύο.

Η επόμενη επιλογή "Η ανάγνωση ενός πλήκτρου χρησιμοποιώντας τη γραμμή διαστήματος" είναι πραγματικά χρήσιμη αν θέλετε να πλοηγηθείτε χρησιμοποιώντας το πληκτρολόγιο. Όταν φτάσετε σε ένα μήνυμα μεγαλύτερο από το παράθυρο ανάγνωσης, μπορείτε να αγγίξετε τη γραμμή διαστήματος για να μετακινηθείτε προς τα κάτω μια σελίδα του μηνύματος. Όταν φτάσετε στο τέλος του μηνύματος, το χτύπημα του πλήκτρου διαστήματος μετακινείται στο επόμενο μήνυμα. Αυτό λειτουργεί καλά σε συνδυασμό με τη χρήση των βέλων επάνω και κάτω για να περιηγηθείτε στον φάκελο σας - σας επιτρέπουν να μετακινηθείτε μέσα στο φάκελο και το πλήκτρο διαστήματος σάς επιτρέπει να μετακινηθείτε στο επιλεγμένο μήνυμα.

Τέλος, υπάρχει η επιλογή "Ενεργοποίηση αυτόματης ανάγνωσης πλήρους οθόνης σε κατακόρυφο προσανατολισμό". Αυτό ισχύει για τους χρήστες tablet και εάν είναι ενεργοποιημένο και όταν το tablet σας είναι σε κατακόρυφο προσανατολισμό, κάνοντας κλικ σε ένα μήνυμα ελαχιστοποιεί το παράθυρο περιήγησης, αποκρύπτει το παράθυρο ανάγνωσης και εμφανίζει το επιλεγμένο μήνυμα χρησιμοποιώντας την πλήρη οθόνη. Αυτό δεν θα λειτουργήσει εάν επιλέξετε το μήνυμα χρησιμοποιώντας τα βέλη επάνω και κάτω ή το πλήκτρο διαστήματος μόνο εάν επιλέξετε το μήνυμα χρησιμοποιώντας το trackpad / ποντίκι ή το δάχτυλό σας.

Εάν δεν εργάζεστε με κατακόρυφο προσανατολισμό και θέλετε να δείτε λίγο περισσότερα ακίνητα στην οθόνη για να δείτε τα μηνύματά σας, μπορείτε να μεταβείτε στη λειτουργία ανάγνωσης κάνοντας κλικ στο εικονίδιο στο κάτω μέρος του παραθύρου του Outlook.

Αυτό ελαχιστοποιεί οποιεσδήποτε άλλες καμπύλες - Πλοήγηση, Απαιτήσεις και Άτομα - για να μπορείτε να εστιάσετε στα μηνύματά σας. Μπορείτε να εμφανίσετε ξανά τα παράθυρα κάνοντας κλικ στο εικονίδιο της κανονικής λειτουργίας.

Το παράθυρο ανάγνωσης μπορεί επίσης να σας βοηθήσει να διαβάσετε τα μηνύματα που είναι σε μικρότερη από τη συνηθισμένη γραμματοσειρά ή αν, όπως κάναμε περιστασιακά, έχετε αφήσει τα γυαλιά ανάγνωσης στο σπίτι. Χρησιμοποιήστε το κουμπί Ζουμ στο κάτω μέρος του παραθύρου ανάγνωσης για να αυξήσετε το μέγεθος των περιεχομένων (ή να το μειώσετε εάν είναι πολύ μεγάλο).

Μπορείτε επίσης να κάνετε μεγέθυνση κρατώντας Ctrl ενώ χρησιμοποιείτε τον τροχό κύλισης στο ποντίκι σας. Αυτό λειτουργεί ανά βάση μηνύματος, οπότε αν αυξήσετε το μέγεθος ενός μηνύματος, το επίπεδο ζουμ στο επόμενο μήνυμα που θα επιλέξετε θα εξακολουθεί να είναι 100%.

Καμία από αυτές τις επιλογές δεν λειτουργεί εάν το παράθυρο Προβολή> Παράθυρο ανάγνωσης έχει οριστεί σε "Απενεργοποίηση". Λειτουργούν μόνο αν το παράθυρο ανάγνωσης έχει οριστεί σε "Δεξιά" ή "Κάτω".

Το παράθυρο ανάγνωσης είναι ένα απλό αλλά θεμελιώδες τμήμα της εφαρμογής του Outlook, με πολλές χρήσιμες λειτουργίες που θα σας βοηθήσουν να διαμορφώσετε την εμπειρία ανάγνωσής σας με τον τρόπο που θέλετε. Εάν παραδοσιακά το απενεργοποιήσατε, τότε ίσως είναι καιρός να την ενεργοποιήσετε ξανά και να δείτε αν μπορεί να κάνει τη ροή εργασίας σας λίγο πιο ευχάριστη και αποτελεσματική.