Πώς να δημιουργήσετε προσαρμοσμένα πρότυπα στο Excel

Οι πιθανότητες είναι πολύ καλές να δημιουργήσετε τους ίδιους τύπους υπολογιστικών φύλλων Excel ξανά και ξανά. Η δημιουργία ενός προσαρμοσμένου προτύπου μπορεί να σας βοηθήσει να κάνετε αυτή τη διαδικασία πολύ πιο ομαλή.

Όταν αντιμετωπίζετε τη δημιουργία παρόμοιων υπολογιστικών φύλλων, πολλοί άνθρωποι ανοίγουν ένα υπάρχον φύλλο, διαγράφουν τα δεδομένα που δεν επιθυμούν εκεί και στη συνέχεια το αποθηκεύουν ως ένα διαφορετικό αρχείο. Ακόμα χειρότερα, μερικοί απλά δημιουργούν το αρχείο από το μηδέν κάθε φορά. Ένα προσαρμοσμένο πρότυπο μπορεί να κάνει αυτό να πάει πολύ πιο γρήγορα. Τα αρχεία προτύπων είναι λίγο πολύ τα ίδια με τα τυπικά αρχεία του Excel, αλλά έχουν ήδη ρυθμιστεί τα περιεχόμενα μορφοποίησης και boilerplate. Χρησιμοποιείτε απλώς το πρότυπο για να δημιουργήσετε ένα νέο αρχείο Excel και συμπληρώστε τα δεδομένα. Μπορείτε να δημιουργήσετε ένα προσαρμοσμένο πρότυπο από την αρχή ή μπορείτε να αποθηκεύσετε ένα υπάρχον υπολογιστικό φύλλο ως πρότυπο και στη συνέχεια να το καθαρίσετε λίγο. Η μόνη διαφορά είναι αν ξεκινάτε με ένα νέο, κενό φύλλο ή ένα άλλο που έχετε ήδη δημιουργήσει.

Δημιουργήστε ένα πρότυπο

Για παράδειγμα, θα δημιουργήσουμε πρότυπο από ένα υπάρχον υπολογιστικό φύλλο. Εδώ είναι ένα πρότυπο φύλλο που χρησιμοποιούμε στο How-To Geek για εκθέσεις δαπανών.

Το αρχείο είναι απλώς ένα κανονικό αρχείο Excel αποθηκευμένο με την επέκταση .xlsx. Το δικό μας είναι ήδη όμορφα διαμορφωμένο, οπότε απλά πρέπει να διαγράψουμε οποιαδήποτε δεδομένα δεν χρειάζεται να είμαστε εκεί. Εάν προσαρμόζετε ένα υπάρχον φύλλο (ή δημιουργείτε ένα νέο), προχωρήστε και καθαρίστε το. Ρυθμίστε το φύλλο βάσης, προσθέστε τις επικεφαλίδες, συμπεριλάβετε τους τύπους, τα κελιά μορφοποίησης, δημιουργήστε σύνορα, οτιδήποτε. Με λίγα λόγια, το κάνετε έτσι ώστε όταν δημιουργείτε ένα νέο αρχείο με βάση το πρότυπο, μπορείτε απλά να αρχίσετε να πληκτρολογείτε δεδομένα.

Όταν έχετε πράγματα που φαίνονται όπως θέλετε, πρέπει να αποθηκεύσετε το αρχείο ως πρότυπο. Ανοίξτε το μενού "Αρχείο" και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή "Αποθήκευση ως".

Στο αναπτυσσόμενο μενού τύπου αρχείου (ακριβώς κάτω από το πλαίσιο κειμένου του ονόματος αρχείου), επιλέξτε την επιλογή "Πρότυπο του Excel (.xltx)".

Από προεπιλογή, το Excel προτιμά να αποθηκεύει πρότυπα σε πρότυπα Documents \ Custom Office, αλλά μπορείτε να τα αποθηκεύσετε οπουδήποτε σας έχει νόημα.

Αν θέλετε ακόμα πιο οργανωμένη προσέγγιση, μπορείτε να αλλάξετε την προεπιλεγμένη θέση όπου το Excel αποθηκεύει πρότυπα. Στο μενού "Αρχείο", κάντε κλικ στην εντολή "Επιλογές". Στο παράθυρο "Επιλογές του Excel", κάντε κλικ στην κατηγορία "Αποθήκευση" στην αριστερή στήλη.

Στα δεξιά, θα δείτε ένα πλαίσιο "Προεπιλεγμένα προσωπικά πρότυπα" όπου μπορείτε να πληκτρολογήσετε μια διαδρομή σε μια προσαρμοσμένη τοποθεσία αποθήκευσης για πρότυπα. Υπάρχει κουμπί "Περιήγηση" για κάποιο λόγο, οπότε πληκτρολογήστε την πλήρη διαδρομή προς το φάκελο που θέλετε να χρησιμοποιήσετε ή αντιγράψτε και επικολλήστε την τοποθεσία από μια γραμμή διευθύνσεων του Explorer.

Χρησιμοποιήστε ένα πρότυπο για να δημιουργήσετε ένα νέο έγγραφο

Τώρα που έχετε αποθηκεύσει το πρότυπό σας, μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε για τη δημιουργία νέων εγγράφων. Και μπορείτε να το κάνετε αυτό με έναν από τους δύο τρόπους.

Εάν αποθηκεύετε τα πρότυπά σας στο φάκελο των επίσημων προσαρμοσμένων προτύπων που χρησιμοποιεί το Office (είτε είναι η προεπιλεγμένη τοποθεσία Documents \ Custom Office Templates, είτε έχετε ρυθμίσει μια νέα θέση αποθήκευσης στις Ρυθμίσεις), αυτά τα πρότυπα είναι διαθέσιμα στην οθόνη εκκίνησης του Office. Αυτή η οθόνη εμφανίζει προτεινόμενα πρότυπα, αλλά μπορείτε να δείτε πρότυπα που έχετε αποθηκεύσει κάνοντας κλικ στον σύνδεσμο "Προσωπικά".

Απλά κάντε κλικ στο πρότυπο που θέλετε να χρησιμοποιήσετε και το Excel δημιουργεί ένα νέο έγγραφο για εσάς με βάση αυτό το πρότυπο.

Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε ένα νέο αρχείο βασισμένο σε ένα πρότυπο, κάνοντας διπλό κλικ στο πρότυπο του File Explorer. Η προεπιλεγμένη ενέργεια στα αρχεία προτύπων είναι να δημιουργήσετε ένα νέο αρχείο αντί να ανοίξετε το αρχείο προτύπου, οπότε κάνοντας διπλό κλικ σε ένα πρότυπο ανοίγει αμέσως ένα νέο αρχείο Excel για εσάς.

Αν θέλετε να ανοίξετε το πραγματικό αρχείο προτύπου για να το τροποποιήσετε, μπορείτε να κάνετε δεξί κλικ στο αρχείο και στη συνέχεια να επιλέξετε "Άνοιγμα" από το μενού περιβάλλοντος.

Στο τέλος, τα αρχεία προτύπων είναι λειτουργικά παρόμοια με τα κανονικά αρχεία του Excel. Η μεγάλη διαφορά έγκειται στον τρόπο με τον οποίο το Excel χειρίζεται αυτά τα αρχεία, καθιστώντας εύκολο για σας να δημιουργήσετε νέα έγγραφα που βασίζονται σε αυτά.