Πώς να δημιουργήσετε ένα μήνυμα διακοπών μακριά για (σχεδόν) οποιοδήποτε λογαριασμό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Εάν πηγαίνετε έξω από την πόλη, ίσως θελήσετε να βάλετε μια σημείωση στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο σας για να ενημερώσετε τους ανθρώπους ότι δεν θα είστε διαθέσιμοι ή για να επικοινωνήσετε με κάποιον άλλο ενώ βρίσκεστε μακριά.
Οι περισσότερες υπηρεσίες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου παρέχουν έναν τρόπο να στείλετε μια αυτόματη απάντηση στα εισερχόμενα μηνύματα όταν δεν είστε διαθέσιμος για να ελέγξετε το email σας. Δείτε πώς μπορείτε να ρυθμίσετε έναν ανταποκριτή διακοπών για τις πιο δημοφιλείς υπηρεσίες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Όταν πρόκειται για τη ρύθμιση ενός ανταποκριτή διακοπών, βρίσκεστε σε ένα από τα λίγα σκάφη:
- Είτε έχετε λογαριασμό Gmail, λογαριασμό Microsoft (outlook.com, live.com ή hotmail.com) ή λογαριασμό Yahoo που υποστηρίζει ανταποκριτές.
- Είστε συνδεδεμένοι σε διακομιστή Microsoft Exchange και μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τον Βοηθό εκτός γραφείου.
- Έχετε λογαριασμό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου POP3 / IMAP που δεν υποστηρίζει ανταποκριτές, ίσως από τον πάροχο διαδικτύου ή άλλη υπηρεσία.
Θα σας δείξουμε πώς να ρυθμίσετε έναν ανταποκριτή διακοπών στο Gmail, το Yahoo, το Windows 10 Mail (για τους λογαριασμούς της Microsoft), το Outlook.com, το Outlook για Windows (για λογαριασμούς IMAP και POP3), το Exchange και ακόμα και το Apple Mail για Mac (για λογαριασμούς IMAP και POP3).
Ρύθμιση ενός ανταποκριτή διακοπών στο Gmail
Για όσους από εσάς έχετε μια διεύθυνση Gmail ή ακόμα και να εκτελέσετε μια μικρή εταιρεία που χρησιμοποιεί τα Google Apps, η εγκατάσταση ενός ανταποκριτή διακοπών στο Gmail είναι απλή. Απλώς συνδεθείτε στο λογαριασμό σας στο Gmail, κάντε κλικ στο μενού Ρυθμίσεις στην επάνω δεξιά γωνία της οθόνης σας και επιλέξτε Ρυθμίσεις. Όταν ανοίγει η σελίδα Ρυθμίσεις σε μια νέα καρτέλα, μετακινηθείτε προς τα κάτω μέχρι να δείτε μια ενότητα που ονομάζεται "Respondent vacationers". Οι επιλογές είναι πολύ έξυπνες. Απλώς ενεργοποιήστε τον Αποκριτή διακοπών, επιλέξτε την Πρώτη ημέρα και την Τελευταία ημέρα (εάν ισχύει) και εισαγάγετε ένα θέμα και ένα μήνυμα. Εάν δεν θέλετε η απάντηση των διακοπών να βρεθεί σε οποιονδήποτε σας στέλνει ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, επιλέξτε το πλαίσιο "Αποστολή μόνο απάντησης σε άτομα στην επαφή μου" για να επιτρέψετε την απόκριση διακοπών να μεταβεί μόνο σε άτομα στη λίστα επαφών σας Google.
Δημιουργία ενός ανταποκριτή διακοπών του Yahoo
Για να ρυθμίσετε μια απόκριση διακοπών στο Yahoo Mail, ανοίξτε ένα πρόγραμμα περιήγησης και συνδεθείτε στο λογαριασμό σας στο Yahoo Mail. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο εικονίδιο με το γρανάζι στην επάνω δεξιά γωνία του παραθύρου του προγράμματος περιήγησης και κάντε κλικ στο "Ρυθμίσεις" στο αναπτυσσόμενο μενού. Στο παράθυρο διαλόγου "Ρυθμίσεις", κάντε κλικ στην επιλογή "Απάντηση διακοπών" στη λίστα επιλογών στα αριστερά και επιλέξτε το πλαίσιο "Ενεργοποίηση αυτόματης απόκρισης κατά τη διάρκεια αυτών των ημερομηνιών (συμπεριλαμβανομένης)". Επιλέξτε τις ημερομηνίες Από και Μέχρι και εισαγάγετε την αυτόματη απάντηση που θέλετε να στείλετε. Αν θέλετε διαφορετική απάντηση που αποστέλλεται σε έναν ή περισσότερους συγκεκριμένους τομείς, ελέγξτε τη "Διαφορετική απάντηση στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από έναν συγκεκριμένο τομέα", εισάγετε τους τομείς και, στη συνέχεια, πληκτρολογήστε το μήνυμα προς αποστολή σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από αυτούς τους τομείς.
Το Yahoo σας επιτρέπει επίσης να έχετε διαφορετικές απαντήσεις μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με βάση το ποιος πρόκειται. Απλά, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου "Διαφορετική απάντηση σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από συγκεκριμένο τομέα" και προσθέστε στους τομείς ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που θέλετε μια διαφορετική απάντηση για.
Κάντε κλικ στην επιλογή "Αποθήκευση" στο κάτω μέρος του πλαισίου διαλόγου "Ρυθμίσεις", όταν τελειώσετε. Η απόκριση των διακοπών σας θα αποσταλεί αυτόματα κατά τις καθορισμένες ημερομηνίες.
Ρύθμιση αυτόματων απαντήσεων στα Windows 10 Mail για λογαριασμούς ηλεκτρονικού ταχυδρομείου της Microsoft
Το Windows 10 Mail μόνο σας επιτρέπει να ρυθμίσετε τις απαντήσεις διακοπών για τους λογαριασμούς email της Microsoft, συμπεριλαμβανομένων των λογαριασμών outlook.com, live, com, hotmail.com και Office 365. Για να ρυθμίσετε μια απόκριση διακοπών στο Windows 10 Mail, ανοίξτε την εφαρμογή και κάντε κλικ στο εικονίδιο με το γρανάζι στην κάτω αριστερή γωνία του παραθύρου. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή "Αυτόματες απαντήσεις" στο παράθυρο "Ρυθμίσεις" που εμφανίζεται προς τα δεξιά και επιλέξτε τον λογαριασμό για τον οποίο θέλετε να στείλετε αυτόματες απαντήσεις από το αναπτυσσόμενο μενού "Επιλογή λογαριασμού". Κάντε κλικ στο κουμπί "Αποστολή αυτόματων απαντήσεων", ώστε να μετατραπεί σε σκούρο γκρι χρώμα και να αναβοσβήνει. Πληκτρολογήστε το μήνυμα που θέλετε να στείλετε ως αυτόματη απάντηση στο πλαίσιο κάτω από το πλήκτρο ολισθήσεων. Αν θέλετε η απάντηση να σταλεί μόνο σε άτομα στη λίστα επαφών σας, επιλέξτε το πλαίσιο "Αποστολή απαντήσεων μόνο στα επαφή μου". Μπορείτε να ρυθμίσετε τις αυτόματες απαντήσεις για όλους τους υποστηριζόμενους λογαριασμούς στο Mail, αλλά πρέπει να το κάνετε ξεχωριστά για το καθένα.
Δημιουργία αυτόματης απάντησης στο Outlook.com
Για να ρυθμίσετε μια αυτόματη απάντηση στο Outlook.com, μεταβείτε στη διεύθυνση http://www.outlook.com στο αγαπημένο σας πρόγραμμα περιήγησης και συνδεθείτε στο λογαριασμό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου της Microsoft από τον οποίο θέλετε να στείλετε μια αυτόματη απάντηση. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο εικονίδιο με το γρανάζι στην επάνω δεξιά γωνία της σελίδας του Outlook.com και επιλέξτε "Αυτόματες απαντήσεις" από το αναπτυσσόμενο μενού. Κάντε κλικ στο κουμπί "Αποστολή αυτόματων απαντήσεων" στο παράθυρο που εμφανίζεται στη δεξιά πλευρά του παραθύρου. Ρυθμίστε την ώρα έναρξης και την ώρα λήξης και εισάγετε το μήνυμα που θέλετε να στείλετε αυτόματα. Επιλέξτε οποιεσδήποτε άλλες επιλογές θέλετε, όπως εάν θέλετε οι αυτόματες απαντήσεις να στέλνονται μόνο σε άτομα στη λίστα επαφών σας ή σε όλους όσους σας στέλνουν μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Όταν ολοκληρώσετε τη ρύθμιση της αυτόματης απάντησής σας, κάντε κλικ στο κουμπί "OK" στην κορυφή του παραθύρου. Το προσαρμοσμένο σας μήνυμα θα σβήσει αυτόματα κατά τη διάρκεια της χρονικής περιόδου που ορίζετε ως απάντηση στα ληφθέντα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που πληρούν τις απαιτήσεις που ορίσατε.
ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Outlook.com μόνο με τους Microsoft email accounts-live.com, outlook.com, hotmail.com και msn.com.
Ρύθμιση ενός ανταποκριτή διακοπών Microsoft Exchange Server στο Outlook
Εάν είστε συνδεδεμένοι σε έναν Microsoft Exchange Server (συνήθως στη δουλειά σας), θα μπορείτε να επωφεληθείτε από τον Βοηθό εκτός γραφείου, ο οποίος είναι ο ίδιος με τον Responder των διακοπών. Για να το ορίσετε, κάντε κλικ στην καρτέλα "Αρχείο" για να μπείτε στην προβολή παρασκηνίου και κάντε κλικ στο κουμπί "Αυτόματη απάντηση".
Από εδώ, η εγκατάσταση ενός ανταποκριτή διακοπών είναι αρκετά εύκολη. Απλώς κάντε κλικ στην επιλογή "Αποστολή αυτόματων απαντήσεων" και επιλέξτε το πλαίσιο "Αποστολή μόνο σε αυτό το χρονικό διάστημα", εάν θέλετε να περιορίσετε τις αυτόματες απαντήσεις σε ένα συγκεκριμένο χρονικό διάστημα. Επιλέξτε τις ημερομηνίες και τις ώρες "Χρόνος έναρξης" και "Τέλος χρόνου". Στη συνέχεια, μπορείτε να εισαγάγετε ένα μήνυμα προς αποστολή "Μέσα στον οργανισμό μου" ή "Έξω από τον οργανισμό μου" ή και τα δύο.
Ρύθμιση ενός ανταποκριτή διακοπών για λογαριασμούς IMAP ή POP3 στο Outlook για Windows
Εάν δεν είστε συνδεδεμένοι σε ένα διακομιστή Exchange στη δουλειά σας, αλλά ίσως χρησιμοποιείτε το Outlook στο σπίτι, μπορείτε να ρυθμίσετε έναν αποκριτή διακοπών μέσω του Outlook. Ωστόσο, αυτό συμβαίνει μόνο εάν ο υπολογιστής σας παραμείνει σε λειτουργία ενώ βρίσκεστε εκτός λειτουργίας, οπότε είναι καλύτερο να ελέγξετε αν ο λογαριασμός σας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου υποστηρίζει ανταποκριτές διακοπών στην υπηρεσία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του. Εάν όχι, το Outlook θα κάνει με ένα τσίμπημα.
Για να ρυθμίσετε έναν ανταποκριτή διακοπών στο Outlook για Windows, πρέπει πρώτα να ρυθμίσετε ένα πρότυπο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με το μήνυμα που θέλετε να στείλετε. Για να δημιουργήσετε ένα πρότυπο μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, δημιουργείτε ένα νέο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, εισάγετε το μήνυμα που θέλετε να αποθηκεύσετε (χωρίς να Προς, Κελσίου, Κρυφή ή Θέμα) και, στη συνέχεια, αποθηκεύστε το μήνυμα ως Πρότυπο του Outlook. Μόλις δημιουργήσετε το πρότυπο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας, δημιουργήστε έναν κανόνα που θα στείλει αυτομάτως αυτό το πρότυπο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που λαμβάνει κατά τη διάρκεια συγκεκριμένου εύρους ημερομηνιών.
Τώρα όταν κάποιος σας στείλει ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, το πρότυπο που επιλέξατε θα σταλεί αυτόματα σε αυτά κατά το χρονικό διάστημα που καθορίσατε.
Δημιουργία απάντησης εκτός γραφείου στο Apple Mail για Mac (IMAP ή POP3)
Το Apple Mail δεν διαθέτει ενσωματωμένη λειτουργία για απαντήσεις εκτός γραφείου, αλλά μπορείτε να ρυθμίσετε έναν ή περισσότερους κανόνες για την αυτόματη αποστολή προσαρμοσμένων απαντήσεων σε εισερχόμενα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για οποιονδήποτε λογαριασμό IMAP ή POP3 που έχετε προσθέσει στην εφαρμογή. Για να ρυθμίσετε μια απάντηση εκτός γραφείου για λογαριασμό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Apple Mail, ορίστε έναν κανόνα στην οθόνη Κανόνες στο παράθυρο διαλόγου Προτιμήσεις (μεταβείτε στην επιλογή Αλληλογραφία> Προτιμήσεις και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί "Κανόνες"), καθορίζοντας τις συνθήκες που χρειάζονται (ο λογαριασμός για τον οποίο θέλετε να στείλετε τις αυτόματες απαντήσεις) και η ενέργεια που πρέπει να εκτελεστεί (απάντηση στο μήνυμα με συγκεκριμένο κείμενο μηνύματος). Μπορείτε επίσης να προσθέσετε και άλλους όρους, όπως έλεγχο του εάν ο αποστολέας βρίσκεται στις επαφές σας ή όχι ή εάν ελέγξετε ότι το πεδίο Προς έχει συγκεκριμένη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Ο κανόνας απάντησης εκτός γραφείου που δημιουργείτε μπορεί να γίνει ενεργός ή ανενεργός στην οθόνη Κανόνες, ελέγχοντας ή αποεπιλέγοντας το πλαίσιο δίπλα στον κανόνα. Επειδή δεν μπορείτε να ορίσετε ένα εύρος ημερομηνιών για έναν κανόνα, πρέπει να ενεργοποιήσετε τον κανόνα χειροκίνητα όταν θέλετε να εκτελεστεί και, στη συνέχεια, να τον απενεργοποιήσετε όταν δεν θέλετε να εκτελείται πια. Επομένως, βεβαιωθείτε ότι έχετε αποεπιλέξει το πλαίσιο για τον κανόνα στο παράθυρο διαλόγου Προτιμήσεις, όταν επιστρέφετε από τις διακοπές σας ή το επαγγελματικό σας ταξίδι.
Όσο ο κανόνας είναι ενεργός, κάθε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που λαμβάνεται και πληροί τις επιλεγμένες συνθήκες απαντάται με το προσαρμοσμένο μήνυμα που έχετε ρυθμίσει. Κάθε αποστολέας θα λάβει την αυτόματη απάντηση κάθε φορά που θα σας στείλει ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Πρέπει να αφήσετε το Apple Mail ανοιχτό στο Mac σας για να τρέξει ο κανόνας. Εάν κλείσετε το Apple Mail, οι αυτόματες απαντήσεις δεν θα σταλούν, αλλά θα ανοίξουν ξανά το Apple Mail και θα λάβετε μηνύματα email στα εισερχόμενά σας για τον λογαριασμό που επιλέξατε στον κανόνα. Θα ήταν καλύτερο να ρυθμίσετε έναν ανταποκριτή διακοπών στις ρυθμίσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου της υπηρεσίας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας, εάν είναι διαθέσιμες, ώστε να μην χρειάζεται να αφήσετε τον υπολογιστή σας.
