Πώς να ελέγξετε τη διαφορά γραμμής και παραγράφων στο Microsoft Word

Υπάρχουν πολλοί λόγοι που ίσως θέλετε να αλλάξετε το μέγεθος του χώρου μεταξύ των γραμμών σε μια παράγραφο ή μεταξύ των ίδιων των παραγράφων. Το Word προσφέρει ορισμένες εύχρηστες προεπιλεγμένες τιμές για χρήση, αλλά μπορείτε επίσης να έχετε πλήρη έλεγχο καθορίζοντας ακριβή απόσταση. Δείτε πώς.

Η αλλαγή της απόστασης γραμμής ή παραγράφων σε ένα έγγραφο δεν είναι κάτι που μπορεί να χρειαστεί να κάνετε πολύ συχνά. Όμως, όπως όλοι όσοι έπρεπε να γυρίσουν σε ένα χαρτί με υποχρεωτική διπλή απόσταση γνωρίζουν, μπορεί να είναι η διαφορά μεταξύ περάσματος και αποτυχίας. Εκτός από το κολέγιο, εξακολουθείτε να αντιμετωπίζετε κατευθυντήριες γραμμές σχετικά με την απόσταση μεταξύ γραμμών από εργοδότες, πελάτες ή εκδότες. Ακόμη και στα δικά σας έγγραφα, η σωστή απόσταση μπορεί να κάνει το έγγραφό σας πιο ευανάγνωστο ή να επισημάνει τμήματα των εγγράφων στα οποία θέλετε να εστιάσουν οι αναγνώστες σας. Εάν το προεπιλεγμένο διάστημα στο Word δεν έχει χτυπήσει αρκετά το σημείο για σας, το Word καθιστά εύκολη την αλλαγή.

Τι είναι διαχωρισμός γραμμών και παραγράφων?

Και οι δύο είναι σχεδόν αυτά που ακούγονται. Η απόσταση γραμμής είναι η ποσότητα του λευκού χώρου μεταξύ δύο γραμμών κειμένου. Η απόσταση μεταξύ των παραγράφων είναι η ποσότητα του λευκού χώρου μεταξύ δύο παραγράφων. Και όπως και η χρήση της σωστής γραμματοσειράς ή των σωστών περιθωρίων, ο έλεγχος της απόστασης είναι ένα σημαντικό μέρος της μορφοποίησης εγγράφων.

Και παράξενο όσο θα μπορούσε να ακούγεται πρώτα, τόσο το επίπεδο γραμμής όσο και η απόσταση των παραγράφων εφαρμόζονται στο επίπεδο των παραγράφων. Η απόσταση μεταξύ γραμμών ελέγχει τον τρόπο με τον οποίο κατανέμονται όλες οι γραμμές μιας παραγράφου. Η απόσταση των παραγράφων ελέγχει πόσο διάστημα έρχεται πριν και μετά την παράγραφο.

Στο Word, η απόσταση των γραμμών μετριέται πιο συχνά σε πολλαπλάσια οποιουδήποτε μεγέθους γραμματοσειράς χρησιμοποιεί η παράγραφος. Για παράδειγμα, λέτε ότι χρησιμοποιείτε μια γραμματοσειρά 12 σημείων για το κείμενο στην παράγραφο σας. Αν επιλέξετε διαστήματα μονής γραμμής, ο χώρος μεταξύ των γραμμών θα είναι 12 πόντοι. Εάν επιλέξετε διπλή απόσταση, ο χώρος μεταξύ των γραμμών θα είναι 24 πόντοι. Ωστόσο, εάν θέλετε να συντονίσετε καλά τα πράγματα, μπορείτε επίσης να ορίσετε ένα ακριβές μέγεθος σημείου για χρήση.

Οι παράγραφοι λειτουργούν λίγο διαφορετικά. Από προεπιλογή, το Word προσθέτει οκτώ σημεία του χώρου μετά από μια παράγραφο και δεν υπάρχει επιπλέον χώρος πριν από την παράγραφο και μπορείτε να αλλάξετε και τις δύο τιμές που θέλετε.

Ας ρίξουμε μια πιο προσεκτική ματιά στο πώς να το κάνουμε όλα αυτά.

Χρησιμοποιήστε τις Γρήγορες Προεπιλογές για εύκολες αλλαγές

Το Word έχει ορισμένες κοινές προρυθμισμένες επιλογές από τις οποίες μπορείτε να επιλέξετε. Θυμηθείτε ότι η απόσταση και τη γραμμή παραγράφων εφαρμόζονται και στο επίπεδο των παραγράφων. Εάν τοποθετήσετε το σημείο εισαγωγής σας σε μια παράγραφο, θα αλλάξετε τα πράγματα για αυτήν την παράγραφο. Αν επιλέξετε κείμενο από πολλές παραγράφους, θα αλλάξετε τα πράγματα για όλες αυτές τις παραγράφους.

Επιλέξτε όλες τις παραγράφους που θέλετε να αλλάξετε (ή τοποθετήστε το σημείο εισαγωγής σας οπουδήποτε σε μια μόνο παράγραφο που θέλετε να αλλάξετε). Στην καρτέλα Αρχική σελίδα, κάντε κλικ στο κουμπί "Γραμμή και διαχωρισμός παραγράφων".

Αυτό ανοίγει ένα αναπτυσσόμενο μενού με προεπιλογές για απόσταση γραμμών (στην κορυφή) και απόσταση μεταξύ των παραγράφων (στο κάτω μέρος).

Η απόσταση μεταξύ γραμμών εμφανίζεται σε πολλαπλάσια. Το "2.0" είναι διπλό διάστημα, το "3.0" είναι τριπλό διάστημα και ούτω καθεξής. Επιλέξτε το πολλαπλό που θέλετε και το Word το εφαρμόζει στις επιλεγμένες παραγράφους. Αν θέλετε να επιλέξετε άλλη απόσταση ή να επαναφέρετε την αρχική απόσταση, κάντε ξανά κλικ στην επιλογή "Απόσταση γραμμής και παραγράφου" και επιλέξτε ένα διαφορετικό πολλαπλάσιο.

Η απόσταση μεταξύ των παραγράφων σας επιτρέπει μόνο να προσθέσετε ή να αφαιρέσετε ένα προκαθορισμένο διάστημα πριν από την παράγραφο ή μετά την παράγραφο. Και είναι κάπως περίεργο ο τρόπος που λειτουργεί. Εάν δεν έχετε διαστήματα πριν ή μετά από μια παράγραφο, το μενού εμφανίζει εντολές για την προσθήκη διαστημάτων και στις δύο θέσεις (όπως φαίνεται στην προηγούμενη εικόνα). Εάν προσθέσετε ένα κενό σε μια θέση, η εντολή αλλάζει για να σας επιτρέψει να αφαιρέσετε αυτό το διάστημα.

Έτσι, μπορείτε μόνο να προσθέσετε ή να αφαιρέσετε ένα επίπεδο προκαθορισμένων αποστάσεων με τις εντολές μενού. Και ποιες είναι αυτές οι προεπιλογές; 12 μονάδες για το διάστημα πριν από την παράγραφο και 8 μονάδες για την απόσταση μετά.

Αυτές οι προεπιλογές λειτουργούν αρκετά καλά για απλές αλλαγές σε μερικές παραγράφους. Αλλά τι γίνεται αν θέλετε να αλλάξετε την απόσταση σε όλο το έγγραφο; Μπορείτε να επιλέξετε τα πάντα (Ctrl + A) και στη συνέχεια να χρησιμοποιήσετε αυτές τις ίδιες εντολές, αλλά υπάρχουν κάποιες καλύτερες προεπιλογές διαθέσιμες εάν θέλετε να αλλάξετε ολόκληρο το έγγραφο.

Χρησιμοποιήστε τις Προεπιλογές πρόσθετων διαστημάτων για ολόκληρο το έγγραφό σας

Μεταβείτε στην καρτέλα "Σχεδίαση" και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί "Διαχωρισμός παραγράφων".

Τώρα, παρόλο που το κουμπί αυτό φέρει την ένδειξη "Διαχωρισμός παραγράφων", οι αλλαγές εδώ μπορούν να ισχύουν και για την παραγράφωση και την απόσταση μεταξύ γραμμών για το έγγραφό σας. Καθώς τοποθετείτε το δείκτη σας πάνω από κάθε προκαθορισμένη ρύθμιση, μπορείτε να δείτε τις αλλαγές που αντικατοπτρίζονται στο έγγραφό σας. Επίσης, θα εμφανιστεί μια αναδυόμενη φούσκα κειμένου που θα σας ενημερώσει με ακρίβεια ποια θα είναι η επιλογή των προρυθμισμένων γραμμών και παραγράφων.

Αυτή είναι η επιλογή "όλα ή τίποτα", επομένως θα λειτουργήσει μόνο για ολόκληρο το έγγραφο ή καθόλου. Ακολουθούν οι όψεις των συμπιεσμένων, ανοιχτών και διπλών προεπιλογών όπως στο ίδιο κείμενο.

Στο κάτω μέρος αυτού του αναπτυσσόμενου μενού "Διαχωρισμός παραγράφων", μπορείτε επίσης να κάνετε κλικ στην εντολή "Προσαρμογή παραμέτρων παραμέτρων" για να ανοίξετε το παράθυρο διαχειριστή στυλ.

Στην καρτέλα "Ορισμός προεπιλογών", τα εργαλεία στην ενότητα "Διαχωρισμός παραγράφων" σας επιτρέπουν να συντονίζετε με ακρίβεια την απόσταση για το έγγραφό σας. Μπορείτε επίσης να επιλέξετε στο κάτω μέρος εάν θέλετε να εφαρμόσετε τις αλλαγές σας μόνο στο τρέχον έγγραφο ή σε όλα τα νέα έγγραφα που βασίζονται στο ίδιο πρότυπο.

Εφαρμογή λεπτότερου ελέγχου στις παραγράφους και τη διαχωριστική γραμμή

Εάν θέλετε λίγο περισσότερη φινέτσα από οποιαδήποτε από αυτές τις προεπιλογές έχουμε καλύψει προσφορά, έχετε μια άλλη επιλογή (αυτό είναι Word, μετά από όλα).

Πρώτα, τοποθετήστε το σημείο εισαγωγής στην παράγραφο που θέλετε να αλλάξετε (ή επιλέξτε πολλές παραγράφους ή ολόκληρο το έγγραφο με Ctrl + A). Στην καρτέλα "Αρχική σελίδα", κάντε κλικ στο μικρό βέλος στην κάτω δεξιά γωνία της ομάδας παραγράφων.

Αυτό ανοίγει το παράθυρο παραγράφου. Στην καρτέλα "Εσοχές και διαχωρισμός", στην ενότητα "Διαχωρισμός", μπορείτε να εφαρμόσετε συγκεκριμένες προσαρμογές τόσο στην παραγράφου όσο και στην απόσταση γραμμών.

Στα αριστερά, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα στοιχεία "Πριν" και "Μετά" για να καθορίσετε πόσα χώρο θέλετε πριν και μετά τις παραγράφους. Έχετε επίσης την επιλογή να διατηρήσετε την απόσταση μεταξύ των παραγράφων σας να επηρεάζει τα μπλοκ κειμένου που υπάρχουν σε διαφορετικά στυλ, ενεργοποιώντας το πλαίσιο ελέγχου "Να μην προσθέσετε διάστημα μεταξύ παραγράφων του ίδιου στυλ". (Εάν δεν είστε σίγουροι αν χρησιμοποιείτε διαφορετικά στυλ τότε πιθανότατα δεν είστε.)

Στα δεξιά στην ενότητα αυτή, το αναπτυσσόμενο μενού "Διαχωρισμός γραμμής" σάς επιτρέπει να επιλέξετε όλες τις ίδιες προεπιλογές απόστασης μεταξύ γραμμών που εξετάσαμε προηγουμένως μαζί με κάποιες άλλες επιλογές.

Αυτές οι πρόσθετες επιλογές περιλαμβάνουν:

• Τουλάχιστον: Αυτή η επιλογή σάς επιτρέπει να καθορίσετε ένα ελάχιστο μέγεθος σημείων που θα χρησιμοποιηθεί για την απόσταση γραμμών και είναι χρήσιμο μόνο σε πολύ συγκεκριμένες περιπτώσεις. Για παράδειγμα, λέτε ότι είχατε μια γραμμή σε μια παράγραφο που για οποιοδήποτε λόγο χρησιμοποίησε μικρότερο μέγεθος γραμματοσειράς από τις άλλες γραμμές. Οι τακτικές επιλογές διαχωρισμού μπορεί να φανεί περίεργη. Επιλέξτε ένα ελάχιστο διάστημα μπορεί να βοηθήσει.
• Ακριβώς: Αυτή η επιλογή σάς επιτρέπει να καθορίσετε ένα ακριβές μέγεθος σημείου που θα χρησιμοποιηθεί μεταξύ των γραμμών των επιλεγμένων παραγράφων.
• Πολλαπλούς: Αυτές οι επιλογές σάς επιτρέπουν να καλέσετε ένα συγκεκριμένο πολλαπλάσιο για να το χρησιμοποιήσετε για απόσταση. Για παράδειγμα, αν η απόσταση 1.5 φαίνεται πολύ σφιχτή και το 2.0 φαίνεται υπερβολικά μεγάλο, θα μπορούσατε να δοκιμάσετε κάτι σαν το 1.75.

Μεταξύ αυτών των τριών επιλογών έχετε τον απόλυτο έλεγχο του χώρου των εγγράφων σας, οπότε τώρα μπορείτε να διπλασιάσετε με εμπιστοσύνη το χώρο που ο όρος όρος ή wow τους συναδέλφους σας με μια τέλεια μορφοποιημένη έκθεση.