Τρόπος δημιουργίας και αποστολής μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Outlook 2013

Το Outlook είναι αρκετά συνώνυμο με το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο. Ως εκ τούτου, πέρα ​​από όλα τα άλλα χαρακτηριστικά, θέλετε να βεβαιωθείτε ότι γνωρίζετε πώς να το χρησιμοποιήσετε με το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο όσο το δυνατόν αποτελεσματικότερα.

Έχουμε καλύψει τις πτυχές του Outlook για κάποιο χρονικό διάστημα και οι κακομαθημένοι κτηνίατροι του Office θα γνωρίζουν ήδη όλα αυτά τα πράγματα, αλλά νέοι χρήστες, όπως αυτοί που πρέπει να γνωρίζουν πώς να χρησιμοποιούν το Outlook σε μια ρύθμιση γραφείου, ίσως πρέπει να γνωρίζουν πώς να χρησιμοποιούν το Outlook σε καθημερινή βάση. Τούτου λεχθέντος, είναι μια πολύπλευρη και ώριμη εφαρμογή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που οι χρήστες των Windows θα έπρεπε να έχουν στην εργαλειοθήκη τους.

Δεδομένου ότι υπάρχουν πολλά να μάθουμε, έχουμε λίγο χρόνο να χάσουμε, οπότε ας αρχίσουμε αμέσως με τον τρόπο σύνταξης και αποστολής μηνυμάτων, καθώς και μια ανάλυση όλων των επιλογών που μπορείτε να τσιμπήσετε για να κάνετε το Outlook μια πιο χρήσιμη και ευχάριστη εμπειρία.

Γρήγορα σύνταξη και αποστολή ενός μηνύματος

Αν θέλετε ή πρέπει να καταλάβετε τα βασικά στοιχεία του Outlook, έχουμε γράψει έναν εύχρηστο οδηγό για αρχάριους. Σας συνιστούμε να το διαβάσετε αν το Outlook είναι εντελώς νέο για εσάς.

Διαφορετικά, από τα Εισερχόμενα του Outlook, μπορείτε να κάνετε κλικ στο κουμπί "Νέο Email" ή να χρησιμοποιήσετε το "CTRL + N".

Το προκύπτον νέο παράθυρο μηνύματος θα πρέπει να είναι αρκετά απλό. Αν έχετε χρησιμοποιήσει ποτέ το Microsoft Word ή παρόμοιο πρόγραμμα επεξεργασίας κειμένου, οι βασικές λειτουργίες του κειμένου θα σας φαίνονται χωρίς αμφιβολία γνωστές.

Σε αυτό το σημείο, θα πρέπει να καθορίσετε σε ποιον στέλνετε το μήνυμά σας, να συνθέσετε το μήνυμά σας και να κάνετε κλικ στο κουμπί "Αποστολή". Όλα αυτά είναι καλά και καλά, αν συνθέτετε ένα εφάπαξ μήνυμα και στη συνέχεια τελειώσατε με αυτό, αλλά υπάρχουν περισσότερα γι 'αυτό.

A Ανανέωση Επαφών

Όταν συντάσσετε ένα νέο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, το πρώτο πράγμα που πιθανόν να κάνετε είναι να εισάγετε τον παραλήπτη ή τους παραλήπτες σας. Μπορείτε να το κάνετε απλώς πληκτρολογώντας τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (e-mail) ή μπορείτε να κάνετε κλικ στο "To ..." και να επιλέξετε ονόματα από το βιβλίο διευθύνσεών σας.

Θυμηθείτε, εάν θέλετε να επιλέξετε γρήγορα δύο ή περισσότερες διευθύνσεις ταυτόχρονα, κρατήστε πατημένο το πλήκτρο CTRL και κάντε κλικ σε κάθε όνομα που θέλετε να επιλέξετε, στη συνέχεια επιλέξτε τις επιλογές διευθύνσεων: To και Cc (ή Bcc). Όταν έχετε επιλέξει όλους τους παραλήπτες σας, κάντε κλικ στο κουμπί "OK".

Εάν δεν έχετε ήδη ένα βιβλίο διευθύνσεων, σας έχουμε καλύψει. Μπορείτε να εισαγάγετε τις επαφές σας στο Outlook από το Gmail ή παρόμοια υπηρεσία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Αλλαγή της διεύθυνσης απάντησης

Ας υποθέσουμε ότι έχετε περισσότερους από έναν λογαριασμούς email συνδεδεμένους με το Outlook. Πώς στέλνετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από τους άλλους λογαριασμούς σας?

Θα παρατηρήσετε ότι στο κουμπί "Από" υπάρχει ένα μικρό βέλος. Κάντε κλικ σε αυτό το κουμπί και θα δείτε τους άλλους λογαριασμούς σας σε μια αναπτυσσόμενη λίστα, ώστε να μπορείτε να επιλέξετε έναν άλλο λογαριασμό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Εναλλακτικά, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε έναν λογαριασμό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που δεν σχετίζεται με το Outlook, όπως εάν χρησιμοποιείτε υπολογιστή άλλου χρήστη ή χρησιμοποιείτε τον υπολογιστή σας κατά την εργασία και θέλετε να δρομολογείτε απαντήσεις στον προσωπικό σας λογαριασμό.

Εάν το κάνετε αυτό, κρατήστε ένα ζευγάρι τα πράγματα στο μυαλό. Κατ 'αρχάς, όποιο μήνυμα στείλετε θα αντιγραφεί στο φάκελο "Απεσταλμένα μηνύματα", οπότε μην στείλετε τίποτα προσωπικά εκτός αν σκοπεύετε να το διαγράψετε και να αδειάσετε τον Κάδο απορριμμάτων. Επίσης, αν στείλετε ένα μήνυμα από την εργασία σας, πιθανόν να το αποθηκεύσουν στο διακομιστή αλληλογραφίας τους.

Υπογραφές και Σταθερή

Ίσως να είστε ήδη εξοικειωμένοι με την έννοια των υπογραφών, ή μπορείτε να τις χρησιμοποιήσετε μόνοι σας. Βασικά, οι υπογραφές είναι ειδικά προκατασκευασμένα κομμάτια κειμένου που μπορείτε να προσθέσετε σε κάθε μήνυμα. Αυτά μπορεί να είναι τα στοιχεία επικοινωνίας σας, ζωτικής σημασίας πληροφορίες για ένα προϊόν ή εκδήλωση που προωθείτε ή απλά μια βαθιά προσφορά που σας αρέσει.

Σε αυτό το παράδειγμα, πρόκειται να επισυνάψουμε μια υπογραφή λεπτομερώς μελλοντικά σχέδια διακοπών. Θα επισυνάψουμε αυτήν την υπογραφή σε όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που προέρχονται από τον λογαριασμό εργασίας μας, αλλά όχι σε απαντήσεις και προωθήσεις.

Από εδώ και στο εξής, μέχρι να αφαιρέσετε την υπογραφή χρησιμοποιώντας αυτές τις ρυθμίσεις, η προειδοποίηση διακοπών θα εμφανίζεται κάθε φορά που συνθέτετε ένα νέο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Ακίνητος?

Οι υπογραφές είναι αρκετά εύκολο να το καταλάβεις, αλλά τι γίνεται με το στατικό; Όσο είναι εκεί, ας προχωρήσουμε και συζητήσουμε. Όπως με τις υπογραφές, πιθανότατα έχετε δει το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο ακίνητο σε κάποια μορφή ή άλλο, αλλά βασικά λειτουργεί έτσι: αφού στέλνετε το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο ως HTML, το στατικό απλά σας επιτρέπει να αντιστοιχίζετε φόντο, διαφορετικά στυλ γραμματοσειράς και χρώμα στο μηνυμάτων.

Βλέπετε εδώ πώς λειτουργεί αυτό. Επιλέξαμε το θέμα "Bears" από τον κατάλογο, το οποίο μας δίνει φόντο με τα αρκουδάκια που το κοσμούν.

Φυσικά, αν είστε στη δουλειά, μπορεί να θέλετε να αποφύγετε μηνύματα με αρκουδάκια και τέτοια, αλλά εάν θέλετε τα μηνύματά σας να ξεχωρίζουν πραγματικά, τότε μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη στατική λειτουργία για να δημιουργήσετε κάποια πραγματικά ελκυστικά αποτελέσματα.

Απάντηση και προώθηση μηνυμάτων

Η απάντηση και η προώθηση μηνυμάτων είναι απλή και ίσως έχετε ήδη παρατηρήσει τα εργαλεία απόκρισης στην Κορδέλα.

Βλέπετε την απάντηση, απαντήστε όλα (χρησιμοποιήστε με προσοχή) και επιλογές προώθησης, οι οποίες είναι αρκετά αυτονόητες, αλλά ποιες από τις άλλες επιλογές?

Εάν κάνετε κλικ στην επιλογή "Συνάντηση", μπορείτε να ζητήσετε μια συνάντηση όταν απαντήσετε. δείτε όλες τις επιλογές που παίρνετε όταν το κάνετε αυτό.

Πρόκειται να καλύψουμε τις συναντήσεις λεπτομερέστερα σε ένα επερχόμενο άρθρο, στο οποίο θα συζητήσουμε τις δυνατότητες των ημερολογίων του Outlook.

Ρύθμιση επιλογών απάντησης και προώθησης

Ας ανοίξουμε την απάντηση και προωθούμε τις επιλογές για μια γρήγορη ματιά. Υπάρχουν διάφοροι τρόποι με τους οποίους μπορείτε να αλλάξετε τον τρόπο εμφάνισης των πρωτότυπων μηνυμάτων όταν απαντάτε ή προωθείτε ή αν περιλαμβάνεται ως συνημμένο ή καθόλου.

Μπορείτε επίσης να ρυθμίσετε τον τρόπο ανοίγματος των απαντήσεων και των προωθήσεων και εάν τα σχόλιά σας έχουν προταθεί με το όνομά σας.

Οι επιλογές αλληλογραφίας του υπόλοιπου Outlook

Υπάρχουν πολλά άλλα πράγματα που συμβαίνουν στις επιλογές αλληλογραφίας, οπότε πριν σας αφήσουμε σήμερα, θέλουμε να περάσουμε λίγο χρόνο για να μιλήσουμε γι 'αυτά.

Εδώ είναι μερικά βασικά πράγματα όπως επιλογές επεξεργασίας για να αλλάξετε τον τρόπο σύνταξης μηνυμάτων, επιλογών ορθογραφίας και αυτόματης διόρθωσης, και υπογραφών και στάσιμων επιλογών, τις οποίες έχουμε ήδη αγγίξει.

Πολλές από αυτές τις επιλογές ανοίγουν σε υποεπιλογές. Για παράδειγμα, εάν κάνετε κλικ στην επιλογή "Επιλογές επεξεργασίας ...", θα ανακαλύψετε ολόκληρη μια σειρά από συμπληρωματικά πλαίσια ελέγχου (ταξινομημένα σε δύο κατηγορίες, Proofing και Advanced).

Κάνοντας κύλιση προς τα κάτω, υπάρχουν επιλογές άφιξης μηνυμάτων για να επιλέξετε τον τρόπο με τον οποίο το Outlook σάς ειδοποιεί όταν τα μηνύματα φτάνουν στα εισερχόμενά σας.

Παράλληλα με τον τρόπο με τον οποίο το Outlook σηματοδοτεί τα στοιχεία ως αναγνωσμένα όταν χρησιμοποιείτε το παράθυρο ανάγνωσης.

Μπορείτε να αποφασίσετε πόσο συχνά αποθηκεύονται τα μηνύματα αυτόματα, όπου αποθηκεύονται και ούτω καθεξής.

Όταν στέλνετε μηνύματα τι συμβαίνει; Με τις επιλογές "Αποστολή μηνυμάτων", επιλέξτε προεπιλεγμένα επίπεδα σπουδαιότητας και ευαισθησίας, αυτόματο έλεγχο ονομάτων και αρκετές άλλες μικροσκοπικές αλλά διακριτές τροποποιήσεις που μπορείτε να κάνετε στην εμπειρία των χρηστών σας.

Εάν ενδιαφέρεστε για την παρακολούθηση μηνυμάτων, υπάρχουν τρόποι να κάνετε προσαρμογές σε αυτό. Για παράδειγμα, είναι εδώ μπορείτε να ενεργοποιήσετε τις αποδείξεις ανάγνωσης, οι οποίες σας στέλνουν μια ειδοποίηση κάθε φορά που κάποιος διαβάζει το email σας.

Τέλος, βρίσκουμε κάποιες επιλογές για να αλλάξετε τη μορφή των μηνυμάτων σας, κάτι που ίσως δεν χρησιμοποιείτε ποτέ.

Οι άλλες επιλογές έχουν ορισμένες χρήσιμες λειτουργίες, όπως την εμφάνιση επιλογών επικόλλησης (ενδεχομένως ενοχλητικές) και αν θα εμφανίζονται οι επόμενοι και οι προηγούμενοι σύνδεσμοι στις κεφαλίδες μηνυμάτων κατά την ανάγνωση μέσω πολλαπλών μηνυμάτων στα εισερχόμενά σας (ίσως χρήσιμα).

Υπάρχουν επίσης επιλογές για να ρυθμίσετε τον τρόπο με τον οποίο το πρόγραμμα εκτελεί εκκαθάριση συνομιλιών, αλλά θα καλύψουμε αυτό και άλλες πτυχές της διαχείρισης της αλληλογραφίας του Outlook σε ένα επερχόμενο άρθρο.

Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο είναι ένα τέτοιο αναπόσπαστο κομμάτι του Outlook, δεν είναι περίεργο, υπάρχουν πολλοί τρόποι για να το ρυθμίσετε. Περιττό να πω, καθώς μαθαίνετε να χρησιμοποιείτε το Outlook, θα βρείτε τον εαυτό σας να επιστρέφετε στις επιλογές μερικές φορές για να αλλάξετε ορισμένες πτυχές του τρόπου μορφοποίησης και συμπεριφοράς του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Δεν έχουμε κάνει εξερεύνηση του Outlook, έχουμε ακόμα πολλά να σας δείξουμε, όπως οι τρόποι με τους οποίους θα χειριστείτε την αποστολή και τη λήψη συνημμένων, ημερολογίου, εργασιών και πολλά άλλα. Προς το παρόν όμως, θα θέλαμε να ακούσουμε περισσότερα από εσάς, γι 'αυτό παρακαλώ αφιερώστε μια στιγμή για να μας αφήσετε μια γρήγορη σημείωση στο φόρουμ συζήτησής μας.