Πώς να επιλέξετε πόσα αρχεία αλληλογραφίας Outlook Download στον υπολογιστή σας

Μπορεί να σκεφτείτε ότι το Outlook θα εμφανίσει ολόκληρη την αλληλογραφία σας (τελικά, γιατί όχι), αλλά από προεπιλογή, ο υπολογιστής-πελάτης του Outlook διατηρεί μόνο τον τελευταίο χρόνο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στον υπολογιστή σας. Όλο το ταχυδρομείο εξακολουθεί να υπάρχει στον διακομιστή Microsoft Exchange αλλά δεν είναι ορατό στο Outlook. Ακολουθεί ο λόγος για τον οποίο η Microsoft ορίζει αυτήν την προεπιλογή και πώς να την αλλάξει αν θέλετε.

Σημείωση: Οι ακόλουθες πληροφορίες καλύπτουν όλες τις εκδόσεις του Outlook από 2013-2019, συμπεριλαμβανομένου του Outlook 365. Αυτό ισχύει επίσης μόνο εάν συνδέεστε σε διακομιστή Microsoft Exchange και αυτό περιλαμβάνει εάν συνδεθείτε με το Hotmail ή το Outlook.com. Εάν συνδέεστε σε άλλη υπηρεσία, όπως το Gmail ή ένας προσωπικός διακομιστής αλληλογραφίας, μπορείτε να διαμορφώσετε αυτές τις επιλογές, αλλά το Outlook θα τις αγνοήσει.

Γιατί το Outlook δεν εμφανίζει όλα τα μηνύματά μου?

Όταν εγκαθιστάτε το Microsoft Office, ελέγχει το μέγεθος του δίσκου σας για να βεβαιωθείτε ότι έχετε αρκετό χώρο για να εγκαταστήσετε όλες τις εφαρμογές. Επίσης, χρησιμοποιεί αυτόν τον έλεγχο για να ορίσει μια παράμετρο στο Outlook που καθορίζει πόσα μηνύματα θα μεταφορτωθούν στο τοπικό σας μηχάνημα, με βάση τα παρακάτω μεγέθη δίσκου:

• Λιγότερο από ή ίσο με 32 GB: Το Outlook διατηρεί ένα μήνα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο σύστημά σας.
• Μεταξύ 32 και 64 GB (δεν συμπεριλαμβάνονται): Το Outlook διατηρεί τρεις μήνες μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
• Ίση ή μεγαλύτερη από 64 GB: Το Outlook διατηρεί 12 μήνες μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Η Microsoft το κάνει αυτό επειδή το ταχυδρομείο καταλαμβάνει χώρο στον σκληρό σας δίσκο και αν έχετε μόνο έναν μικρό σκληρό δίσκο, πιθανότατα δεν θέλετε να το χρησιμοποιήσετε με μερικά μεγάλα αρχεία που σας έστειλε email πριν από δύο χρόνια. Το Outlook εξακολουθεί να κάνει λήψη όλων των συναντήσεων, επαφών, εργασιών και οτιδήποτε άλλο. Αυτό το όριο επηρεάζει μόνο την αλληλογραφία σας (και τις ροές RSS).

Εάν ο λογαριασμός αλληλογραφίας σας χρησιμοποιεί διακομιστή Microsoft Exchange (όπως το Hotmail, το Microsoft Live, το O365 ή πολλά εταιρικά συστήματα αλληλογραφίας), τότε αυτή η παράμετρος θα καθορίσει πόσα μηνύματα αποστέλλονται στον υπολογιστή σας. Εάν χρησιμοποιείτε διαφορετικό πάροχο αλληλογραφίας, όπως το Google ή το Yahoo, το Outlook αγνοεί αυτήν την παράμετρο και κάνει λήψη όλων των μηνυμάτων σας.

Πού είναι η αλληλογραφία μου και πώς μπορώ να την αποκτήσω πρόσβαση?

Τα καλά νέα είναι ότι το ταχυδρομείο σας δεν έχει πάει πουθενά. εξακολουθεί να είναι στο διακομιστή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας. (Εάν δεν είστε σίγουροι για το τι είναι ένας διακομιστής ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, η σύντομη απάντηση είναι ότι είναι ένας ισχυρός υπολογιστής με μεγάλο σκληρό δίσκο στον οποίο ο πάροχος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας αποθηκεύει όλο το ταχυδρομείο σας. Έχουμε γράψει μια πιο μακροχρόνια απάντηση, η οποία αξίζει να το διαβάσετε .) Μπορείτε να έχετε πρόσβαση στο ηλεκτρονικό σας ταχυδρομείο ανά πάσα στιγμή (εφ 'όσον έχετε πρόσβαση στο Internet) είτε μέσω του Outlook είτε, ανάλογα με την έκδοση του Outlook, μέσω μιας διεπαφής ιστού.

Για να δείτε την αλληλογραφία σας στο Outlook, μετακινηθείτε προς τα κάτω στο κάτω μέρος του φακέλου. Εάν υπάρχουν περισσότερα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στον εξυπηρετητή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, θα δείτε ένα μήνυμα που θα σας ενημερώσει.

Κάντε κλικ στο κουμπί "Κάντε κλικ εδώ για να δείτε περισσότερα στο Microsoft Exchange" και το Outlook θα κατεβάσει τα υπόλοιπα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στον υπολογιστή σας. Βεβαιωθείτε ότι έχετε επαρκή χώρο στο δίσκο για να τις κατεβάσετε όλα!

Εάν έχετε το Office 365, μπορείτε επίσης να έχετε πρόσβαση στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μέσω της εφαρμογής Ιστού του Outlook. Επειδή η εφαρμογή Ιστού είναι ουσιαστικά ένα παράθυρο στον Exchange Server, θα σας δείξει όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας. Εάν χρησιμοποιείτε το Outlook στην εργασία σας, οι χρήστες υποστήριξης IT θα πρέπει να μπορούν να σας βοηθήσουν να αποκτήσετε πρόσβαση στην εφαρμογή Web του Outlook. Εάν είστε στο σπίτι, κατευθυνθείτε στο Office.com και συνδεθείτε εκεί. Μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση στο Outlook - και σε όλες τις άλλες εφαρμογές ιστού στις οποίες έχετε πρόσβαση - μόλις συνδεθείτε.

Μπορώ να αλλάξω την προεπιλεγμένη τιμή?

Ναι μπορείς. Στο Outlook, επιλέξτε Αρχείο> Ρυθμίσεις λογαριασμού και, στη συνέχεια, επιλέξτε "Ρυθμίσεις λογαριασμού" από το αναπτυσσόμενο μενού.

Στο παράθυρο Ρυθμίσεις λογαριασμού, επιλέξτε τον λογαριασμό για τον οποίο θέλετε να αλλάξετε την προεπιλογή (πιθανώς έχετε μόνο ένα λογαριασμό) και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί "Αλλαγή".

Στο παράθυρο Αλλαγή Λογαριασμού που ανοίγει, θα δείτε ότι είναι ενεργοποιημένη η επιλογή "Χρήση προσωρινής αποθήκευσης". Εσύ πρέπει αφήστε αυτό ενεργοποιημένο, διαφορετικά, δεν θα γίνει λήψη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στον υπολογιστή σας. Μετακινήστε το ρυθμιστικό "Ταχυδρομείο για αποθήκευση εκτός σύνδεσης" στην περίοδο που θέλετε.

Οι επιλογές είναι:

• Τρεις μέρες
• Μια εβδομάδα
• Τρεις εβδομάδες
• Ενας μήνας
• Τρεις μήνες
• Εξι μήνες
• Ενας χρόνος
• Δύο χρόνια
• 5 χρονια
• Ολα

Σημείωση: Οι επιλογές των τριών ημερών, μιας εβδομάδας και δύο εβδομάδων δεν είναι διαθέσιμες στο Office 2013, αλλά είναι σε νεότερες εκδόσεις.

Επιλέξτε "Όλα" αν θέλετε το Outlook να κατεβάσει όλο το ταχυδρομείο στον υπολογιστή σας ή να επιλέξετε όποια αξία λειτουργεί για εσάς. (Εάν δεν μπορείτε να αλλάξετε το ρυθμιστικό, τότε ο διαχειριστής σας μπορεί να έχει ορίσει σκόπιμα αυτήν την τιμή και να σας σταματήσει να την αλλάξετε.)

Αφού κάνετε την επιλογή σας, κάντε κλικ στο κουμπί "Επόμενο" και το Outlook σας προειδοποιεί ότι πρέπει να γίνει επανεκκίνηση.

Κάντε κλικ στο κουμπί "OK", κλείστε το παράθυρο "Ρυθμίσεις λογαριασμού" και, στη συνέχεια, κάντε επανεκκίνηση του Outlook. Ανάλογα με το ποσό της αλληλογραφίας που πρέπει να μεταφορτώσει, το Outlook ενδέχεται να χρειαστεί λίγο χρόνο για την ενημέρωση κάθε φακέλου. Θα δείτε ένα μήνυμα στο κάτω μέρος του Outlook καθώς κατεβάζει μηνύματα σε κάθε φάκελο.

Και αυτό είναι? τελείωσες. Το Outlook θα κατεβάσει τώρα όλη σας την αλληλογραφία (ή όσα κι αν επιλέξετε) από δω και πέρα.