Τρόπος αρχειοθέτησης μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Outlook 2013

Έχουμε πάντα πει ότι η δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας των δεδομένων μας είναι μια καλή ιδέα. Λοιπόν, η ίδια ιδέα μπορεί να επεκταθεί και στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο. Μπορεί να θέλετε να αρχειοθετήσετε το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο σας τόσο συχνά, όπως μηνιαία, τριμηνιαία ή και ετήσια.

Θα σας δείξουμε πώς μπορείτε να αρχειοθετήσετε το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο στο Outlook 2013 και να το έχετε εύκολα διαθέσιμες στο πρόγραμμα. Το email σας αποθηκεύεται σε αρχείο .pst. Για την αρχειοθέτηση του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, θα μεταφέρουμε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε αρχείο .pst αρχειοθήκης.

ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Όταν αρχειοθετείτε το email σας σε άλλο αρχείο .pst, όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που επιλέγετε για αρχειοθέτηση μεταφέρονται στο αρχείο αρχειοθέτησης και δεν είναι πλέον διαθέσιμα στο κύριο αρχείο .pst.

Για να ξεκινήσετε την αρχειοθέτηση του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας, κάντε κλικ στην καρτέλα "Αρχείο" της κορδέλας.

Στην οθόνη Πληροφορίες λογαριασμού, κάντε κλικ στο κουμπί "Εργαλείο εκκαθάρισης" δίπλα στην επιλογή "Καθαρισμός γραμματοκιβωτίου".

Επιλέξτε "Αρχείο ..." από το αναπτυσσόμενο μενού.

Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Αρχείο. Επιλέξτε "Αρχείο αυτού του φακέλου και όλων των υποφακέλων" και επιλέξτε ένα φάκελο για αρχειοθέτηση. Εάν θέλετε να αρχειοθετήσετε όλο το email σας, επιλέξτε τον κόμβο με τη διεύθυνση email σας στην κορυφή.

Κάντε κλικ στην αναπτυσσόμενη λίστα "Αρχεία αντικειμένων παλαιότερα από" για να επιλέξετε την πιο πρόσφατη ημερομηνία για στοιχεία που θα αρχειοθετηθούν. Εμφανίζεται ένα ημερολόγιο. Επιλέξτε μια ημερομηνία στον τρέχοντα μήνα κάνοντας κλικ στην ημερομηνία ή μετακινηθείτε σε διαφορετικό μήνα για να επιλέξετε μια ημερομηνία. Όλα τα αντικείμενα που είναι παλαιότερα από την επιλεγμένη ημερομηνία θα αρχειοθετηθούν.

Αν θέλετε να αρχειοθετήσετε στοιχεία που δεν έχουν ρυθμιστεί να αρχειοθετούνται αυτόματα χρησιμοποιώντας το AutoArchive, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου "Συμπερίληψη αντικειμένων με" Αυτόματη αρχειοθέτηση "checked".

ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Το AutoArchive στο Outlook 2013 λειτουργεί με τον ίδιο τρόπο όπως στο Outlook 2010.

Κάντε κλικ στο κουμπί "Αναζήτηση" εάν θέλετε να αλλάξετε τη θέση όπου θα αποθηκευτεί το αρχείο αρχειοθέτησης και το όνομα του αρχείου αρχειοθέτησης. Κάντε κλικ στο κουμπί OK όταν έχετε κάνει τις επιλογές σας.

Το αρχειοθετημένο αρχείο .pst αποθηκεύεται στην επιλεγμένη τοποθεσία.

Παρατηρήστε ότι όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που επιλέξατε να αρχειοθετήσετε δεν είναι πλέον διαθέσιμα στο κύριο αρχείο .pst. Το αρχειοθετημένο αρχείο .pst πρέπει να είναι διαθέσιμο αυτόματα στο Outlook. Ωστόσο, εάν δεν συμβαίνει, κάντε κλικ στην καρτέλα "Αρχείο".

Στο μπλε πλαίσιο στην αριστερή πλευρά της οθόνης "Πληροφορίες λογαριασμού", κάντε κλικ στο "Άνοιγμα & Εξαγωγή".

Στην οθόνη "Άνοιγμα", κάντε κλικ στην επιλογή "Άνοιγμα αρχείου δεδομένων Outlook".

Ανοίγει το παράθυρο διαλόγου "Άνοιγμα αρχείου δεδομένων του Outlook". Μεταβείτε στη θέση όπου αποθηκεύσατε το αρχειοθετημένο αρχείο .pst, επιλέξτε το και κάντε κλικ στο OK.

Στο αριστερό παράθυρο του κύριου παραθύρου αλληλογραφίας του Outlook, εμφανίζεται μια ενότητα με τίτλο "Αρχεία" και τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που έχετε αρχειοθετήσει είναι διαθέσιμα.

Η αρχειοθέτηση του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορεί να σας βοηθήσει να κρατήσετε τα μηνύματά σας οργανωμένα, διευκολύνοντας την εύρεση παλαιότερων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και να διατηρήσετε αδιάκοπα τα εισερχόμενα και τους φακέλους σας.