Πώς να εφαρμόσετε ένα πρότυπο επαγγελματικής κάρτας σε μια επαφή και να το προσαρμόσετε στο Outlook 2013

Εάν θέλετε να προσθέσετε ένα πρότυπο επαγγελματικής κάρτας σε μια υπάρχουσα επαφή στο Outlook, μπορείτε να το κάνετε χωρίς να χρειάζεται να εισάγετε ξανά όλες τις πληροφορίες. Θα σας δείξουμε επίσης πώς να προσαρμόσετε τη διάταξη και τη μορφή του κειμένου στην κάρτα.

Η Microsoft παρέχει δύο προτύπων επαγγελματικών καρτών που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε. Θα χρησιμοποιήσουμε το πρότυπο του Blue Sky ως παράδειγμα.

Για να ανοίξετε το αρχείο αρχειοθέτησης για το πρότυπο που λάβατε, κάντε διπλό κλικ στο αρχείο .cab.

ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε ένα εργαλείο όπως το 7-Zip για να ανοίξετε το αρχείο.

Μια νέα καρτέλα Εξαγωγή είναι διαθέσιμη κάτω από τα εργαλεία συμπίεσης φακέλων και τα αρχεία του αρχείου παρατίθενται. Επιλέξτε το αρχείο .vcf στη λίστα αρχείων. Αυτό ενεργοποιεί αυτόματα την καρτέλα Εξαγωγή.

Κάντε κλικ στην επιλογή Εξαγωγή σε και επιλέξτε μια θέση ή επιλέξτε Επιλογή θέσης εάν η επιθυμητή θέση δεν βρίσκεται στο αναπτυσσόμενο μενού.

Επιλέξτε ένα φάκελο στον οποίο θέλετε να αποθηκεύσετε το αρχείο .vcf στο παράθυρο διαλόγου Αντιγραφή στοιχείων και κάντε κλικ στην επιλογή Αντιγραφή.

ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Χρησιμοποιήστε το κουμπί Δημιουργία νέου φακέλου για να δημιουργήσετε ένα νέο φάκελο για την τοποθεσία, αν θέλετε.

Κάντε διπλό κλικ στο αρχείο .vcf που αντιγράψατε από το αρχείο αρχείου .cab.

Από προεπιλογή, τα αρχεία .vcf συσχετίζονται με το Outlook έτσι, όταν κάνετε διπλό κλικ σε ένα αρχείο .vcf, ανοίγει αυτόματα σε ένα παράθυρο επαφής στο Outlook. Αλλάξτε το πλήρες όνομα για να ταιριάζει με την υπάρχουσα επαφή στην οποία θέλετε να εφαρμόσετε αυτό το πρότυπο. Διαγράψτε τις άλλες πληροφορίες επικοινωνίας από το πρότυπο. Αν θέλετε να προσθέσετε επιπλέον πληροφορίες που δεν υπάρχουν στην υπάρχουσα επαφή, πληκτρολογήστε την.

Κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση & Κλείσιμο για να αποθηκεύσετε την επαφή με το νέο πρότυπο.

Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Ανίχνευση διπλής επαφής. Για να ενημερώσετε την υπάρχουσα επαφή, επιλέξτε την επιλογή Πληροφορίες ενημέρωσης της επιλεγμένης επαφής. Κάντε κλικ στο Ενημέρωση.

ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Εάν θέλετε να δημιουργήσετε μια νέα επαφή από αυτό το πρότυπο, επιλέξτε την επιλογή Προσθήκη νέας επαφής.

Με το φάκελο Επαφές ανοιχτό (σύνδεσμος Άτομα στη γραμμή πλοήγησης), κάντε κλικ στην επαγγελματική κάρτα στην ενότητα Τρέχουσα προβολή της καρτέλας Αρχική σελίδα. Ενδέχεται να παρατηρήσετε ότι δεν εμφανίζονται όλα τα πεδία από την οθόνη επαφών σας στην ενημερωμένη κάρτα που μόλις ενημερώσατε. Κάντε διπλό κλικ στην επαφή για να ενημερώσετε την επαφή και την επαγγελματική κάρτα.

Στο παράθυρο επαφών, κάντε δεξί κλικ στην εικόνα της επαγγελματικής κάρτας και επιλέξτε Επεξεργασία επαγγελματικής κάρτας από το αναδυόμενο μενού.

Εμφανίζεται το πλαίσιο διαλόγου Επεξεργασία επαγγελματικής κάρτας. Μπορείτε να αλλάξετε το σχέδιο της κάρτας, συμπεριλαμβανομένου του χρώματος φόντου ή της εικόνας. Το πεδίο "Πεδία" σας επιτρέπει να καθορίσετε ποια πεδία εμφανίζονται στην επαγγελματική κάρτα και με ποια σειρά.

Παρατηρήστε, στο παράδειγμά μας, ότι η Εταιρεία παρατίθεται κάτω από το πλήρες όνομα, αλλά δεν εμφανίζεται κείμενο στην επαγγελματική κάρτα κάτω από το όνομα. Αυτό συμβαίνει επειδή δεν καταχωρίσαμε καμία πληροφορία για την Εταιρεία στην Επαφή. Έχουμε πληροφορίες στον Τίτλο Εργασίας. Επομένως, επιλέξαμε Εταιρεία και κάντε κλικ στην επιλογή Κατάργηση για να καταργήσετε αυτό το πεδίο.

Τώρα, θέλουμε να προσθέσουμε τον τίτλο εργασίας. Αρχικά, επιλέξτε το πεδίο κάτω από το οποίο θέλετε να προσθέσετε το νέο πεδίο. Επιλέγουμε πλήρες όνομα για να προσθέσουμε τον τίτλο εργασίας κάτω από αυτό. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Προσθήκη και επιλέξτε Οργάνωση | Τίτλος εργασίας από το αναδυόμενο μενού για να εισαγάγετε τον τίτλο εργασίας.

Για να κάνετε τον τίτλο εργασίας λευκό όπως το όνομα, επιλέγουμε Τίτλος εργασίας στη λίστα πεδίων και κάντε κλικ στο κουμπί Χρώμα γραμματοσειράς στην ενότητα Επεξεργασία.

Στο πλαίσιο διαλόγου Χρώμα, επιλέξτε το χρώμα που θέλετε να χρησιμοποιήσετε για το κείμενο στο επιλεγμένο πεδίο. Κάντε κλικ στο κουμπί OK.

Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε κείμενο με έντονα γράμματα, πλάγια ή υπογραμμισμένα. Επιλέξαμε να γράψουμε τον Τίτλο Εργασίας με έντονους χαρακτήρες και το Πλήρες Όνομα με έντονη γραφή και πλάγια γραφή.

Πρέπει επίσης να καταργήσουμε το Business Phone επειδή αυτή η επαφή έχει μόνο έναν αριθμό κινητού τηλεφώνου.

Έτσι, προσθέτουμε ένα κινητό τηλέφωνο από το υπομενού τηλεφώνου.

Στη συνέχεια, πρέπει να αφαιρέσουμε αρκετές κενές γραμμές ώστε το κινητό τηλέφωνο να είναι ορατό στην κάρτα.

Προσθέσαμε επίσης έναν ιστότοπο και μια διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και αφαιρέσαμε περισσότερες κενές γραμμές ώστε να είναι ορατές.

Μπορείτε επίσης να μετακινήσετε κείμενο στη δεξιά πλευρά της κάρτας ή να το τοποθετήσετε στο κέντρο της κάρτας.

Αλλάξαμε επίσης το χρώμα των κάτω τριών γραμμών σε μπλε χρώμα. Κάντε κλικ στο κουμπί OK για να αποδεχτείτε τις αλλαγές σας και να κλείσετε το παράθυρο διαλόγου.

Ο νέος σχεδιασμός της επαγγελματικής σας κάρτας εμφανίζεται στο παράθυρο επαφής.

Κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση & Κλείσιμο για να αποθηκεύσετε τις αλλαγές που κάνατε στην επαγγελματική κάρτα για αυτήν την επαφή και να κλείσετε το παράθυρο επαφών.

Ο τελικός σχεδιασμός της επαγγελματικής κάρτας εμφανίζεται στην προβολή της επαγγελματικής κάρτας στην οθόνη "Άτομα".

Εάν έχετε υπογραφή που περιέχει την επαγγελματική κάρτα για την επαφή που μόλις ενημερώσατε, θα χρειαστεί επίσης να ενημερώσετε την υπογραφή αφαιρώντας την επαγγελματική κάρτα και προσθέτοντάς την ξανά χρησιμοποιώντας το κουμπί Business Card στον επεξεργαστή Υπογραφή. Μπορείτε επίσης να προσθέσετε την ενημερωμένη επαγγελματική κάρτα σε μια υπογραφή χωρίς την εικόνα ή χωρίς το αρχείο vCard (.vcf).