Πώς να αλφαβητίσετε λίστες και πίνακες στο Microsoft Word

Το Microsoft Word σας διευκολύνει να γράφετε αλφαβητικά στο κείμενο, ανεξάρτητα από το αν αυτό το κείμενο είναι μόνο του, σε μια λίστα ή σε μέρος ενός πίνακα. Ας ρίξουμε μια ματιά στο πώς έχει γίνει.

Πώς να αλφαβητίσετε τις παραγράφους ή τις λίστες ενός επιπέδου

Η ταξινόμηση του κειμένου με αλφαβητική σειρά λειτουργεί με τον ίδιο τρόπο αν το κείμενο βρίσκεται σε ξεχωριστές παραγράφους ή σε μια πραγματική λίστα (με κουκκίδες ή αριθμούς). Ένα πράγμα που πρέπει να σημειωθεί, όμως, είναι ότι το Word μπορεί να χειριστεί μόνο τη διαλογή μιας λίστας ενός επιπέδου. Εάν ταξινομήσετε μια λίστα με πολλαπλά επίπεδα, εξακολουθεί να ταξινομεί κάθε γραμμή αλφαβητικά και μπορεί να αναδιατάξει ολόκληρη τη λίστα σας.

Πρώτα, επιλέξτε το κείμενο που θέλετε να ταξινομήσετε. Εδώ, χρησιμοποιούμε μόνο κείμενο όπου κάθε λέξη είναι η ίδια της η παράγραφος, αλλά η διαδικασία είναι η ίδια αν επιλέξετε στοιχεία σε μια λίστα με κουκκίδες ή αριθμημένες.

Μεταβείτε στην καρτέλα "Αρχική σελίδα" στη Κορδέλα του Word και κάντε κλικ στο κουμπί "Ταξινόμηση".

Αυτό ανοίγει το παράθυρο Ταξινόμηση κειμένου. Στις επιλογές Ταξινόμηση, επιλέξτε "Παράμετροι" από το πρώτο αναπτυσσόμενο μενού και, στη συνέχεια, επιλέξτε "Κείμενο" από το αναπτυσσόμενο μενού "Τύπος". Κάντε κλικ στην επιλογή "Αύξουσα" για να ταξινομήσετε από Α ως Ζ ή "Φθίνουσα" για να ταξινομήσετε από το Ζ στο Α. Όταν το έχετε εγκαταστήσει όλα, κάντε κλικ στο κουμπί "OK".

Και ακριβώς έτσι, το κείμενό σας είναι αλφαβητισμένο.

Πώς να αλφαβητίσετε με κάτι άλλο από τον πρώτο

Ας δούμε ένα άλλο παράδειγμα. Πείτε ότι κάθε στοιχείο στη λίστα σας έχει πολλές λέξεις και θέλετε να αλφαβητίσετε με κάτι διαφορετικό από την πρώτη λέξη. Το πιο απλό παράδειγμα αυτού θα ήταν μια λίστα με ονόματα, όπου θέλαμε να ταξινομήσουμε με το επώνυμο αντί για το πρώτο.

Επιλέξτε το κείμενό σας.

Μεταβείτε στην καρτέλα "Αρχική σελίδα" στη Κορδέλα του Word και κάντε κλικ στο κουμπί "Ταξινόμηση".

Στο παράθυρο "Ταξινόμηση κειμένου", κάντε κλικ στο κουμπί "Επιλογές".

Στο παράθυρο "Επιλογές ταξινόμησης", επιλέξτε την επιλογή "Άλλο". Στο πλαίσιο στα δεξιά του, διαγράψτε τυχόν υπάρχοντες χαρακτήρες και, στη συνέχεια, πατήστε το πλήκτρο διαστήματος μία φορά. Κάντε κλικ στο "OK" όταν τελειώσετε.

Πίσω στο παράθυρο "Ταξινόμηση κειμένου", επιλέξτε "Word 2" από το αναπτυσσόμενο μενού "Ταξινόμηση κατά" και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί "OK".

Εδώ είναι το αποτέλεσμα:

Μπορείτε ακόμη να ταξινομήσετε με πολλαπλές λέξεις με μία κίνηση. Ας υποθέσουμε ότι είχατε προηγουμένως μια λίστα που ονομάστηκε το επώνυμο, όπως στην παρακάτω εικόνα.

Θέλετε να αλφαβητίσετε τη λίστα με το επώνυμο, αλλά στη συνέχεια θέλετε επίσης να κάνετε μια δεύτερη αλφαβητικοποίηση με το πρώτο όνομα. Κανένα πρόβλημα. Μετά την επιλογή της λίστας σας, πατήστε ξανά το κουμπί "Ταξινόμηση" στην Κορδέλα.

Στο παράθυρο "Ταξινόμηση κειμένου", επιλέξτε "Word 2" από το αναπτυσσόμενο μενού "Ταξινόμηση κατά" και, στη συνέχεια, επιλέξτε "Word 1" από το πρώτο αναπτυσσόμενο μενού "Έπειτα από". (Υπάρχει ακόμα χώρος για ένα άλλο στρώμα εκεί κάτω αν το χρειάζεστε.)

Όταν τελειώσετε, έχετε μια λίστα με ωραία ταξινόμηση που μοιάζει με αυτό.

Πώς να αλφαβητίσετε το κείμενο σε έναν πίνακα

Σε αυτό το επόμενο παράδειγμα, ας πούμε ότι είχατε ένα τραπέζι και θέλετε να αλφαβητίσετε τις σειρές σύμφωνα με το κείμενο σε μια συγκεκριμένη στήλη. Στην περίπτωσή μας εδώ, χρησιμοποιούμε ένα τραπέζι με κάποιες πληροφορίες για διάφορες πόλεις και θέλουμε να αλφαβητιστούμε από το κράτος, το οποίο είναι η τέταρτη στήλη μας.

Πρώτα, επιλέξτε ολόκληρο τον πίνακα.

Μεταβείτε στην καρτέλα "Αρχική σελίδα" στη Κορδέλα του Word και κάντε κλικ στο κουμπί "Ταξινόμηση".

Στο παράθυρο Ταξινόμηση, στο αναπτυσσόμενο μενού "Ταξινόμηση κατά", επιλέξτε τη στήλη με την οποία θέλετε να ταξινομήσετε. Στην περίπτωσή μας, επιλέγουμε το "Κράτος" επειδή το Word τραβούσε αυτόν τον περιγραφέα από τη σειρά κεφαλίδων.

Θα το κρατήσουμε απλό σε αυτό το παράδειγμα και θα ταξινομήσουμε μόνο κατά κράτος, αλλά αν θέλετε να προσθέσετε ένα δεύτερο επίπεδο ταξινόμησης (στην περίπτωση μας ίσως να θέλετε να ταξινομήσετε ανά πόλη μετά τη διαλογή ανά κράτος), θα μπορούσατε να το επιλέξετε το αναπτυσσόμενο μενού "Έπειτα από".

Κάντε κλικ στο κουμπί "ΟΚ" όταν έχετε εγκαταστήσει όλα.

Και εδώ το τραπέζι μας ξανά, αυτή τη φορά ταξινομημένο αλφαβητικά από τη στήλη "State".