Τρόπος προσθήκης λίστας μετακίνησης σε ένα κελί στο Excel

Οι αναπτυσσόμενες λίστες είναι πολύ χρήσιμα εργαλεία εισαγωγής δεδομένων που βλέπουμε σχεδόν παντού και μπορείτε να προσθέσετε προσαρμοσμένες λίστες με τα δικά σας φύλλα εργασίας του Excel. Είναι εύκολο και θα σας δείξουμε πώς.

Οι λίστες ανατροπής καθιστούν ευκολότερη και αποτελεσματικότερη την εισαγωγή δεδομένων στα υπολογιστικά σας φύλλα. Απλά κάντε κλικ στο βέλος και επιλέξτε μια επιλογή. Μπορείτε να προσθέσετε αναπτυσσόμενες λίστες σε κελιά στο Excel που περιέχουν επιλογές όπως Ναι και Όχι, Άνδρες και Γυναίκες ή οποιαδήποτε άλλη προσαρμοσμένη λίστα επιλογών.

Είναι εύκολο να προσθέσετε μια αναπτυσσόμενη λίστα σε ένα κελί στο Excel, αλλά η διαδικασία δεν είναι διαισθητική. Οι αναπτυσσόμενες λίστες δημιουργούνται χρησιμοποιώντας τη λειτουργία Εξακρίβωση Δεδομένων. Θα δημιουργήσουμε μια αναπτυσσόμενη λίστα με μια σειρά ηλικιακών κατηγοριών για να σας δείξουμε πώς έχει γίνει.

Για να ξεκινήσετε, εισαγάγετε τη λίστα των κλιμάκων ηλικίας σε διαδοχικά κελιά κάτω από μια στήλη ή σε μια σειρά. Εισήγαμε τις ηλικιακές μας σειρές στα κελιά A9 έως A13 στο ίδιο φύλλο εργασίας, όπως φαίνεται παρακάτω. Μπορείτε επίσης να προσθέσετε τη λίστα επιλογών σας σε ένα διαφορετικό φύλλο εργασίας στο ίδιο βιβλίο εργασίας.

Τώρα, πρόκειται να ονομάσουμε το εύρος των κυψελών μας για να διευκολύνουμε την προσθήκη τους στην αναπτυσσόμενη λίστα. Για να το κάνετε αυτό, επιλέξτε όλα τα κελιά που περιέχουν τα αναπτυσσόμενα στοιχεία λίστας και στη συνέχεια πληκτρολογήστε ένα όνομα για την περιοχή κυττάρων στο πλαίσιο Όνομα πάνω από το πλέγμα. Ονομάσαμε την κυτταρική μας σειρά Age.

Τώρα, επιλέξτε το κελί στο οποίο θέλετε να προσθέσετε μια αναπτυσσόμενη λίστα και κάντε κλικ στην καρτέλα "Δεδομένα".

Στην ενότητα Εργαλεία δεδομένων της καρτέλας Δεδομένα, κάντε κλικ στο κουμπί "Επικύρωση δεδομένων".

Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Επικύρωση δεδομένων. Στην καρτέλα "Ρυθμίσεις", επιλέξτε "Λίστα" από την αναπτυσσόμενη λίστα "Ενεργοποίηση" (ανατρέξτε, οι αναπτυσσόμενες λίστες είναι παντού!).

Τώρα, θα χρησιμοποιήσουμε το όνομα που δώσαμε στην περιοχή κυψελών που περιέχει τις επιλογές για την αναπτυσσόμενη λίστα μας. Εισαγω = Ηλικία στο πλαίσιο "Πηγή" (αν ονομάσατε την περιοχή κυττάρων σας κάτι άλλο, αντικαταστήστε το "Age" με αυτό το όνομα). Βεβαιωθείτε ότι έχει επιλεγεί το πλαίσιο "Ρυθμίσεις σε κελιού".

Το πλαίσιο ελέγχου "Ignore blank" είναι επιλεγμένο από προεπιλογή. Αυτό σημαίνει ότι ο χρήστης μπορεί να επιλέξει το κελί και στη συνέχεια να αποεπιλέξει το κελί χωρίς να επιλέξει ένα στοιχείο. Εάν θέλετε να ζητήσετε από τον χρήστη να επιλέξει μια επιλογή από την αναπτυσσόμενη λίστα, καταργήστε την επιλογή του πλαισίου ελέγχου Ignore blank.

Μπορείτε να προσθέσετε ένα αναδυόμενο μήνυμα που εμφανίζεται όταν επιλέγεται το κελί που περιέχει την αναπτυσσόμενη λίστα. Για να το κάνετε αυτό, κάντε κλικ στην καρτέλα "Εισαγωγή μηνύματος" στο πλαίσιο διαλόγου Validation Data. Βεβαιωθείτε ότι έχει επιλεγεί το πλαίσιο "Εμφάνιση μηνύματος εισόδου όταν επιλέγεται το κελί". Καταχωρίστε ένα μήνυμα τίτλου και εισόδου και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί "OK".

Όταν επιλεγεί το κελί που περιέχει την αναπτυσσόμενη λίστα, θα δείτε ένα κάτω κουμπί βέλους στα δεξιά του κελύφους. Αν έχετε προσθέσει ένα μήνυμα εισόδου, εμφανίζεται κάτω από το κελί. Το κουμπί βέλους κάτω εμφανίζεται μόνο όταν επιλέγεται το κελί.

Κάντε κλικ στο κουμπί με το κάτω βέλος για να εμφανίσετε τη λίστα των επιλογών και να επιλέξετε μία.

Αν αποφασίσετε να καταργήσετε την αναπτυσσόμενη λίστα από το κελί, ανοίξτε το παράθυρο διαλόγου Validation Data όπως περιγράφηκε προηγουμένως και κάντε κλικ στο πλήκτρο "Clear All", το οποίο είναι διαθέσιμο ανεξάρτητα από την οποία καρτέλα έχει επιλεγεί στο παράθυρο διαλόγου.

Οι επιλογές στο παράθυρο διαλόγου Validation Data (Επαλήθευση δεδομένων) επαναφέρονται στις προεπιλογές τους. Κάντε κλικ στο κουμπί "OK" για να καταργήσετε την αναπτυσσόμενη λίστα και να επαναφέρετε το κελί στην προεπιλεγμένη μορφή.

Εάν υπήρχε μια επιλογή που επιλέξατε όταν καταργήσατε την αναπτυσσόμενη λίστα, το κελί συμπληρώνεται με την τιμή αυτής της επιλογής.

Ακολουθήστε αυτή τη διαδικασία για να προσθέσετε αναπτυσσόμενες λίστες σε άλλα κελιά ανάλογα με τις ανάγκες. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την ίδια λίστα για πολλές αναπτυσσόμενες λίστες. Αν έχετε πολλές αναπτυσσόμενες λίστες που πρέπει να προσθέσετε σε ένα φύλλο εργασίας, ίσως θελήσετε να τοποθετήσετε τις λίστες των επιλογών σε ένα άλλο φύλλο εργασίας στο ίδιο βιβλίο εργασίας. Μπορείτε να αποκρύψετε το φύλλο εργασίας που περιέχει τις λίστες επιλογών σας για να αποτρέψετε την αλλαγή τους.