Πηγαίνετε χωρίς χαρτί και σταματήστε να εκτυπώνετε τα πάντα και απολαύστε την ψηφιακή ζωή

Το "χαρτί χωρίς χαρτί" που υποσχεθήκαμε ποτέ δεν φαίνεται να φτάνει για πολλούς ανθρώπους. Η πραγματικότητα, ωστόσο, είναι ότι ένα γραφείο χωρίς χαρτιά είναι εδώ σήμερα αν θέλετε να επωφεληθείτε από αυτό.

Αν εξακολουθείτε να είστε κάποιος που εκτυπώνει μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ιστοσελίδες και άλλα έγγραφα, μπορείτε να σταματήσετε τώρα. Υπάρχουν καλύτεροι τρόποι για να παρακολουθείτε τις πληροφορίες σας και να έχετε πρόσβαση πιο γρήγορα - δεν μπορείτε να αναζητήσετε λέξεις σε φυσικά τεμάχια χαρτιού.

Η υπόθεση κατά της εκτύπωσης

Η εκτύπωση είναι δαπανηρή και ενοχλητική, απαιτώντας συχνά δαπανηρές κασέτες μελανιού, χαρτί εκτυπωτή και νέους εκτυπωτές όταν ο φτηνός αυτός εκτυπωτής inkjet αποτύχει αναπόφευκτα. Όλο αυτό το χαρτί γίνεται ακαταστασία που πρέπει να οργανωθεί σωστά, ή ποτέ δεν θα μπορείτε να βρείτε αυτό που ψάχνετε. Δεν μπορείτε να έχετε πρόσβαση σε αυτό όταν είστε μακριά από το γραφείο σας, δεν μπορείτε να κάνετε αναζήτηση σε αυτό, και έχετε μόνο ένα αντίγραφο, ώστε να έχετε πρόβλημα αν δεν συμβεί κάτι τέτοιο.

Η εκτύπωση ήταν απαραίτητη όταν οι υπολογιστές ήταν βαριά τούβλα που έμεναν στερεωμένα σε γραφεία. Περπατάμε τώρα με υπολογιστές στις τσέπες μας, tablet που μπορούν να προσεγγίσουν το μέγεθος ενός χαρτιού και υπηρεσίες cloud που μπορούν να δημιουργήσουν αντίγραφα ασφαλείας και να συγχρονίσουν όλα τα έγγραφά σας σε όλες τις συσκευές σας. Μπορείτε να αναζητήσετε έγγραφα που έχετε αποθηκεύσει με τις λέξεις που περιέχουν, έτσι δεν χρειάζεται να ρυθμίσετε και να ελέγξετε ένα περίπλοκο σύστημα αρχειοθέτησης.

Πώς να μην εκτυπώσετε

Εμείς οι geeks μπορεί να έχουν σταματήσει την εκτύπωση πολύ καιρό πριν, αλλά υπάρχουν πολλοί άνθρωποι εκεί έξω που εξακολουθούν να εκτυπώνουν μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και ιστοσελίδες τακτικά. Θα προσπαθήσουμε να σας προσφέρουμε ορισμένες συμβουλές για να σας καθοδηγήσουμε μακριά από τον εκτυπωτή και σε έναν νέο τρόπο αποθήκευσης και οργάνωσης πληροφοριών που έχουν νόημα.

• Δημιουργήστε ένα γραφείο ψηφιακού αρχείου: Πρώτον, θα θέλετε να αποφασίσετε πού θα αποθηκεύσετε τα πράγματα αντί να τα εκτυπώσετε. Βοηθά να έχετε μια σταθερή θέση όπου σώζετε τα πάντα. Θα συνιστούσα κάποια υπηρεσία cloud που συγχρονίζεται σε όλες τις συσκευές σας, ώστε να μπορείτε να έχετε πρόσβαση σε αυτά σε smartphones και tablet καθώς και στον υπολογιστή σας. Πολλοί άνθρωποι χρησιμοποιούν το Evernote ως αρχειοθέτησή τους για όλες τις σημειώσεις και τα έγγραφά τους, αλλά μπορείτε επίσης να επιλέξετε να αποθηκεύσετε σε μια υπηρεσία αποθήκευσης cloud όπως το Dropbox, το Google Drive ή το Microsoft OneDrive. Αν προτιμάτε την τοπική αποθήκευση, μπορείτε να αποθηκεύσετε τα αρχεία σας σε ένα μόνο φάκελο στον υπολογιστή σας - αλλά βεβαιωθείτε ότι έχετε δημιουργήσει αντίγραφα ασφαλείας. Αυτό θα είναι λιγότερο βολικό καθώς θα πρέπει να αντιγράφετε μη αυτόματα αρχεία στις άλλες συσκευές σας, αν θέλετε να τα δείτε αλλού.
• Εκτύπωση σε PDF: Οτιδήποτε θέλετε να εκτυπώσετε - είτε πρόκειται για απόδειξη, έγγραφο, ηλεκτρονικό ταχυδρομείο ή ιστοσελίδα - μπορεί να εκτυπωθεί σε ένα αρχείο PDF. Αρχικά, θα πρέπει να εγκαταστήσετε έναν εκτυπωτή PDF στον υπολογιστή σας των Windows. Στη συνέχεια, μπορείτε να περάσετε τη διαδικασία εκτύπωσης κανονικά, επιλέγοντας τον εικονικό εκτυπωτή PDF. Θα πάρετε ένα αρχείο που μπορείτε να αποθηκεύσετε σε κάτι σαν Evernote ή Dropbox.

• Εκτύπωση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου: Τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορούν να εκτυπωθούν στο PDF με τον ίδιο τρόπο. Θα μπορούσατε επίσης να δοκιμάσετε το πρωτότυπο τους (εάν χρησιμοποιείτε το Gmail) ή να τα προσθέσετε σε έναν ειδικό φάκελο ή ετικέτα όπου μπορείτε να τα ανατρέξετε αργότερα. Μπορείτε να έχετε πρόσβαση σε αυτά τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αργότερα από οποιαδήποτε συσκευή με ένα πρόγραμμα-πελάτη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου - δεν χρειάζεται εκτύπωση.
• Εκτύπωση ιστοσελίδων: Αν εκτυπώνετε ιστοσελίδες για να αναφερθείτε αργότερα, μπορείτε να τις εκτυπώσετε αντί για PDF. Μπορείτε επίσης να τις αποθηκεύσετε σε σελιδοδείκτη για να τις προβάλετε αργότερα (οι σελιδοδείκτες σας μπορούν να συγχρονίζονται σε όλες τις συσκευές σας). Αν θέλετε να διαβάσετε την ιστοσελίδα αργότερα, χρησιμοποιήστε μια υπηρεσία όπως Pocket ή Instapaper για να δημιουργήσετε μια λίστα με τα στοιχεία που θέλετε να διαβάσετε. Υπηρεσίες όπως αυτές παίρνουν μια ιστοσελίδα, μετατρέπουν το σε ένα ευανάγνωστο κείμενο μόνο για κείμενο και ακόμη και αποθηκεύονται εκτός σύνδεσης σε κινητές συσκευές, ώστε να μπορείτε να διαβάσετε την ιστοσελίδα αργότερα χωρίς να χρειάζεται να εκτυπώσετε.
• Εκτύπωση χαρτών: Δεν χρειάζεται να εκτυπώνετε χάρτες εάν έχετε ένα smartphone με GPS. Εάν χρησιμοποιείτε τους Χάρτες Google, μπορείτε να συνδεθείτε στην εφαρμογή Χάρτες Google και να προβάλετε μια λίστα με τις αναζητήσεις που έχετε πραγματοποιήσει στον ιστότοπο των Χαρτών Google στον υπολογιστή σας. Θα μπορούσατε επίσης να εκτυπώσετε μόνο το χάρτη στο PDF, φυσικά.
• Αποστολή εγγράφων με φαξ: Ορισμένες ασβεστοποιημένες παλιές επιχειρήσεις εξακολουθούν να ζητούν φαξ. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια υπηρεσία όπως η HelloFax για την αποστολή φαξ μέσω του διαδικτύου. Το HelloFax προσφέρει πέντε δωρεάν φαξ το μήνα - αυτό θα πρέπει να είναι περισσότερο από αρκετό για οικιακούς χρήστες που μόνο περιστασιακά χρειάζεται να στείλουν με φαξ μια επιχείρηση.
• Όταν κάποιος επιμένει σε τυπωμένα έγγραφα: Δυστυχώς, ορισμένοι οργανισμοί εξακολουθούν να επιμένουν σε έντυπα έγγραφα. Δεν υπάρχει τίποτα γύρω από αυτό. Αν δεν λάβουν ένα PDF με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, μπορεί να χρειαστεί να εκτυπώσετε.
• Τι να κάνετε με τα παλιά έγγραφά σας: Είναι ευκολότερο να αρχίσετε να προχωράτε χωρίς χαρτί αντί να αποφασίζετε να μετατρέψετε με μεθοδικό τρόπο όλα τα παλιά έγγραφα σε ψηφιακές εκδόσεις - αυτό μπορεί να είναι πολλή δουλειά. Παρ 'όλα αυτά, μπορείτε να σαρώσετε τα παλιά σας έγγραφα σε αρχεία PDF με σαρωτή.

Χρησιμοποιώντας τα ψηφιακά αρχεία σας

Ο ψηφιακός χώρος εργασίας σας έχει τώρα ορισμένα πλεονεκτήματα που το χαρτί δεν έχει:

• Αντιγράφων ασφαλείας: Τα αντίγραφα ασφαλείας των αρχείων σας αποθηκεύονται με μια υπηρεσία όπως το Evernote, το Dropbox, το Google Drive ή το SkyDrive. Αν το σπίτι σας καίει, δεν θα χάσετε τα σημαντικά σας έγγραφα.
• Ψάξιμο: Μπορείτε εύκολα να ψάξετε σε όλα τα ηλεκτρονικά σας έγγραφα για να βρείτε τα έγγραφα που χρειάζεστε χωρίς να τα κοσκινίζετε μέσα από βουνά χαρτιού. Evernote, Dropbox, Google Drive, SkyDrive, ακόμα και τα Windows - όλα διαθέτουν λειτουργίες αναζήτησης πλήρους κειμένου.
• Πρόσβαση παντού: Τα έγγραφά σας είναι προσβάσιμα οπουδήποτε και αν βρίσκεστε από έναν υπολογιστή, ένα smartphone ή ένα tablet. Αν είστε έξω και πρέπει να κοιτάξετε κάτι, μπορείτε να το κάνετε από το smartphone σας αντί να πηγαίνετε στο σπίτι και να σκάβετε τα χαρτιά σας.
• Δεν Καταιγισμός: Δεν χρειάζεται να ανησυχείτε για την αποθήκευση, την οργάνωση, τη δημιουργία χώρου και την παραπομπή των εγγράφων σας.
• Κανένα κόστος εκτύπωσης: Εάν δεν χρειάζεται να αγοράσετε ακριβό μελάνι, φθηνούς εκτυπωτές και σωρούς χαρτιού εκτυπωτή, θα εξοικονομήσετε χρήματα.

Φυσικά, ορισμένα έγγραφα μπορεί να είναι πολύ ευαίσθητα για να αποθηκευτούν στο διαδίκτυο. Σε καταστάσεις όπως αυτό, μπορείτε πάντα να χρησιμοποιήσετε κρυπτογράφηση - να δημιουργήσετε ένα κρυπτογραφημένο κοντέινερ και να το αποθηκεύσετε σε μια υπηρεσία όπως το Dropbox, το Google Drive ή το SkyDrive. Οι χρήστες θα χρειαστούν τον κωδικό πρόσβασης πριν μπορέσουν να έχουν πρόσβαση στα έγγραφά σας.

Image Credit: Η Sarah Kolb-Williams στο Flickr, η Cellanr στο Flickr, η Jeremyfoo στο Flickr