Ξεχάστε τα τεχνάσματα Εδώ είναι ο καλύτερος τρόπος για να οργανώσετε τα εισερχόμενα του Gmail

Τα ηλεκτρονικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εξακολουθούν να εμφανίζονται. Η πρώτη Google εισήγαγε τα Εισερχόμενα προτεραιότητας και τώρα χρησιμοποιεί καρτέλες κατηγορίας. Το Dropbox αγόρασε το Γραμματοκιβώτιο, το οποίο μετατρέπει τα εισερχόμενά σας σε περισσότερες από μια λίστα υποχρεώσεων. Το Outlook.com της Microsoft διαθέτει λειτουργία σάρωσης που καθαρίζει αυτόματα τα εισερχόμενά σας.

Όλα αυτά είναι απόπειρες διαχείρισης των εισερχομένων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας για εσάς. Αυτά τα τεχνάσματα δεν είναι ποτέ τόσο έξυπνα όσο εσείς οι ίδιοι, ώστε να μπορείτε να κάνετε το ηλεκτρονικό σας ταχυδρομείο πολύ πιο έξυπνο, λαμβάνοντας πιο ενεργό ρόλο.

Θα χρησιμοποιήσουμε το Gmail εδώ, αλλά οι αρχές θα πρέπει να είναι παρόμοιες για κάθε πελάτη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Χρησιμοποιήστε ένα κλασικό φάκελο εισερχομένων

Κατ 'αρχάς, θα ξεφορτωθούμε τα οτιδήποτε Gimmicky inbox Gmail χρησιμοποιεί σήμερα. Αυτά τα εισερχόμενα δεν έχουν ποτέ τέλεια τις κατηγορίες και τις προτεραιότητες. Σας αναγκάζουν να περάσετε από όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας για να βεβαιωθείτε ότι δεν χάσετε τίποτα και να σας ενθαρρύνουμε να συνεχίσετε να παίρνετε spammy άχρηστα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σαρώνοντας τα κάτω από το χαλί.

Για να χρησιμοποιήσετε ένα πιο κλασικό φάκελο εισερχομένων στο Gmail, κάντε κλικ στο εικονίδιο με το γρανάζι και επιλέξτε Ρυθμίσεις. Κάντε κλικ στην καρτέλα Εισερχόμενα (Inbox), κάντε κλικ στο πλαίσιο Τύπος εισερχομένων (Inbox) και επιλέξτε πρώτα το στοιχείο Unread (Μη αναγνωσμένο). Όλες οι καρτέλες και οι επιλογές προτεραιότητας θα εξαφανιστούν.

Κατάργηση εγγραφής από το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο Δεν σας ενδιαφέρει

Με τις κατηγοριοποιημένες κατηγορίες και τις προτεραιότητες με ειδικές ανάγκες, όλα τα email σας θα ταξινομηθούν σε ένα μεγάλο σωρό. Όλα αυτά τα άχρηστα ηλεκτρονικά μηνύματα κοινοποίησης κοινωνικού δικτύου και τα ενημερωτικά δελτία που δεν σας ενδιαφέρουν θα βρίσκονται στα εισερχόμενά σας μαζί με τα πραγματικά σημαντικά e-mail σας.

Αυτό είναι καλό - και όχι απλά σαρωτικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που δεν θέλετε να δείτε κάτω από το χαλί, θα πρέπει να τα εμποδίσετε να φτάσουν τελείως.

Εξετάστε το είδος των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που δεν θέλετε να δείτε. Οι συνήθεις τύποι άχρηστων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου περιλαμβάνουν τις ειδοποιήσεις Facebook και Google+, διαφημιστικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και ενημερωτικά δελτία για τα οποία ενδέχεται να έχετε εγγραφεί ακούσια. Κάθε φορά που ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που δεν θέλετε να δείτε φτάνει, ανοίξτε το και χρησιμοποιήστε το σύνδεσμο Κατάργηση εγγραφής - θα βρείτε γενικά αυτές στο κάτω μέρος του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου - για να καταργήσετε την εγγραφή από το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και να αποφύγετε να φτάσετε στο μέλλον.

(Σημειώστε ότι δεν θα πρέπει να χρησιμοποιήσετε το σύνδεσμο Διαγραφή εάν ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι πραγματικά spam, καθώς ο spammer θα το κάνει ως ένα σημάδι που κάποιος διαβάζει το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και στέλνει ακόμη περισσότερο spam στον τρόπο σας. Κάντε κλικ στο κουμπί Spam εάν είναι ένα πραγματικό spam email και κάντε κλικ στην επιλογή Κατάργηση εγγραφής, εάν πρόκειται για νόμιμο οργανισμό.)

Σίγουρα, η κατάργηση της εγγραφής είναι λίγο περισσότερη εργασία μπροστά, αλλά κάνει το email σας πολύ πιο διαχειρίσιμο μακροπρόθεσμα. Κάθε φορά που φτάνετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που δεν σας ενδιαφέρει, χρησιμοποιήστε το σύνδεσμο "Κατάργηση εγγραφής" και αποτρέψτε άμεσα την αποστολή μελλοντικών μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Στείλτε άχρηστα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που δεν μπορείτε να καταργήσετε την εγγραφή σας από το κάδο απορριμμάτων

Σύμφωνα με το νόμο των ΗΠΑ (συγκεκριμένα, ο νόμος CAN-SPAM), είναι στην πραγματικότητα παράνομη μια εταιρεία να μην παρέχει έναν σύνδεσμο κατάργησης εγγραφής στα ηλεκτρονικά ταχυδρομεία, ώστε να μπορείτε να εξαιρεθείτε από τα μελλοντικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Ωστόσο, ορισμένες εταιρείες είτε δεν έχουν πάρει το σημείωμα είτε δεν τους νοιάζει. Αντί να προβείτε σε νομικές ενέργειες για να κατεβείτε από τις λίστες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου τους, μπορείτε απλά να δημιουργήσετε ένα φίλτρο που στέλνει όλα τα μελλοντικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από αυτά στα σκουπίδια σας, όπου δεν χρειάζεται να τα βλέπετε.

Όταν πρόκειται για ένα τέτοιο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Gmail, ανοίξτε το, κάντε κλικ στο σύνδεσμο Περισσότερα και επιλέξτε Φιλτράρισμα μηνυμάτων όπως αυτά. Ρυθμίστε το φίλτρο σας για να αποκλείσετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου - για παράδειγμα, εάν δεν σας ενδιαφέρει να λαμβάνετε άλλα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από αυτόν τον αποστολέα, μπορείτε να φιλτράρετε με βάση τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου τους. Χρησιμοποιήστε το φίλτρο σας για να στείλετε όλα αυτά τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στον κάδο απορριμμάτων.

Αυτόματη αρχειοθέτηση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που δεν θέλετε να δείτε

Ορισμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι σημαντικά, αλλά ίσως να μην θέλετε να τα βλέπετε ούτως ή άλλως. Για παράδειγμα, τα ηλεκτρονικά καταστήματα μπορούν να σας στείλουν μια απόδειξη επιβεβαίωσης κάθε φορά που αγοράζετε κάτι από αυτά. Είναι καλό να έχετε τέτοια έσοδα μόνο σε περίπτωση που τα χρειάζεστε, αλλά εάν αγοράζετε συχνά προϊόντα και ποτέ δεν θέλετε να βλέπετε τέτοια μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ίσως να θέλετε να αποφύγετε να φτάσουν στα εισερχόμενά σας στην πρώτη θέση.

Αυτό ισχύει για πολλούς διαφορετικούς τύπους ηλεκτρονικού ταχυδρομείου - για παράδειγμα, το PayPal σάς στέλνει μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου "Μεταφέρουμε χρήματα στην τράπεζά σας" κάθε φορά που αποσύρετε χρήματα. Μπορεί να θέλετε αυτό το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για τα αρχεία σας, αλλά ίσως να μην θέλετε να τα βλέπετε στα εισερχόμενά σας.

Εάν αρχειοθετήσετε αυτόματα τέτοιου είδους μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου καθώς αυτά έρχονται, μπορείτε να θέσετε αυτήν τη διαδικασία σε αυτόματο πιλότο. Απλά ανοίξτε ένα τέτοιο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, κάντε κλικ στο κουμπί Περισσότερα στο Gmail και επιλέξτε Φιλτράρισμα μηνυμάτων όπως αυτά. Ρυθμίστε το φίλτρο σας για να συμπεριλάβετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που θέλετε να συλλαμβάνετε - πιθανώς με βάση το θέμα, αν είναι πάντα το ίδιο. Πείτε στο Gmail να αρχειοθετεί αυτόματα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και να τα επισημάνει ως αναγνωσμένα ώστε να μην σας ενοχλούν.

Μπορείτε επίσης να εφαρμόσετε αυτόματα στο Gmail μια ετικέτα σε αυτά, όπως το "Αυτόματα αρχειοθετημένο" ή μια πιο συγκεκριμένη ετικέτα. Αυτό θα σας επιτρέψει να βρείτε γρήγορα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο μέλλον εάν τα χρειάζεστε πραγματικά.

Ρύθμιση αυτόματων ετικετών

Εάν έχετε ακολουθήσει αυτή τη διαδικασία, θα πρέπει να έχετε καταφέρει να μειώσετε τον όγκο των εισερχόμενων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Τώρα θα σας βοηθήσουμε να ταξινομήσετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που σας ενδιαφέρουν.

Αυτό το τμήμα είναι προαιρετικό, αλλά μπορεί να σας βοηθήσει αν λάβετε πολλά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου - ειδικά για διαφορετικούς σκοπούς. Για παράδειγμα, μπορεί να έχετε συνδυάσει πολλούς λογαριασμούς Gmail σε ένα εισερχόμενο και να συγκεντρώσετε όλα τα προσωπικά σας μηνύματα και τα μηνύματα εργασίας σας στον ίδιο χώρο.

Δοκιμάστε να δημιουργήσετε φίλτρα που ταξινομούν αυτόματα τα εισερχόμενα email σας σε συγκεκριμένες ετικέτες Για παράδειγμα, μπορείτε να έχετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από την Τράπεζά σας να λαμβάνουν αυτόματα μια ετικέτα "Τράπεζα". Θα μπορούσατε να έχετε προσωπικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου να αποκτήσετε μια "προσωπική" ετικέτα και τα μηνύματα εργασίας να λάβουν μια ετικέτα "Work". Οι αποδείξεις για τα αγορασμένα προϊόντα θα μπορούσαν να λάβουν μια ετικέτα "Παραλαβές". Δεν χρειάζεται να κάνετε αυτό το μέρος με μη αυτόματο τρόπο - απλά ρυθμίστε το Gmail, ώστε να ταξινομεί αυτόματα το ηλεκτρονικό σας ταχυδρομείο σε κατηγορίες για εσάς.

Χρωματικά κωδικοποιήστε όλες αυτές τις ετικέτες και μπορείτε να έχετε τον πελάτη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας να κατηγοριοποιεί αυτόματα τα μηνύματά σας και να σας δείχνει με μια ματιά από πού βρίσκονται. Για να κωδικοποιήσετε την ετικέτα σε μια ετικέτα στο Gmail, κάντε κλικ στο πλαίσιο χρώματος στο αριστερό παράθυρο και επιλέξτε ένα νέο χρώμα.

Με ένα τέτοιο σύστημα ετικετών, μπορείτε να έχετε ακόμη και την εφαρμογή Gmail στο Android και οι κοινοποιούντες email σε άλλες πλατφόρμες σας ειδοποιούν μόνο όταν φτάνουν νέα μηνύματα σε σημαντικές ετικέτες, αποτρέποντας την υπερφόρτωση ειδοποιήσεων.

Αν υπάρχουν ορισμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που θέλετε να επισημανθούν - ίσως τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από το αφεντικό ή τον σύζυγό σας - μπορείτε να δημιουργήσετε ένα φίλτρο για αυτόματη αστερίσκα μηνυμάτων από αυτόν τον αποστολέα όταν φθάνουν. Μπορείτε να επιλέξετε έναν τύπο εισερχομένων "Starred first" στις ρυθμίσεις εισερχομένων του Gmail, έτσι ώστε τα σημαντικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου να ανεβαίνουν αυτόματα στην κορυφή των εισερχομένων σας. Αυτό θα συνέβαινε ακριβώς σύμφωνα με τον τρόπο με τον οποίο ρυθμίζετε το Gmail - δεν θα χρειαστεί να αγωνιστείτε με το σύστημα προτεραιότητας των εισερχομένων και να προσπαθήσετε να διδάξετε στο Gmail τι είναι πραγματικά σημαντικό.

Αυτή δεν είναι μια διαδικασία που ξεκινά και ξεχνάμε. Σίγουρα, μετά την κατάργηση της εγγραφής σας από το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο ή τη ρύθμιση ενός φίλτρου, ο πελάτης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας θα συνεχίσει να αναλαμβάνει δράση σε όλα τα εισερχόμενα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου - αλλά θα υπάρχουν πάντα νέοι τύποι μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που φθάνουν. Θα πρέπει να αναλάβετε δράση για να καταργήσετε την εγγραφή σας και να τα φιλτράρετε σωστά, αποτρέποντας την επανεμφάνιση των εισερχομένων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας.

Τα τεχνάσματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου προσπαθούν να αυτοματοποιήσουν αυτή τη διαδικασία - προσπαθούν να αποκρύψουν αυτόματα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που δεν θέλετε να δουν, να επισημάνουν τι είναι σημαντικό και να ταξινομήσουν το email σας για εσάς. Αλλά, με λίγο πιο προηγμένη εργασία, μπορείτε να ρυθμίσετε τα εισερχόμενα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας ώστε να λειτουργούν ακριβώς όπως θέλετε, εξαλείφοντας την ανάγκη για όλα αυτά τα τεχνάσματα.