Δημιουργήστε έναν πίνακα περιεχομένων από πολλά έγγραφα του Word 2010

Δημιουργείτε ένα πολύ μεγάλο έγγραφο, αλλά μισείτε τη σκέψη να ασχοληθείτε με το κύριο χαρακτηριστικό εγγράφου του Word; Το χαρακτηριστικό γνώρισμα Master Document στο Word ήταν γνωστό στο παρελθόν για την απομίμηση εγγράφων.

Υπάρχει ένας τρόπος γύρω από τη χρήση ενός κύριου εγγράφου. Μπορείτε να διατηρήσετε ένα ξεχωριστό αρχείο για κάθε ενότητα του εγγράφου σας και να δημιουργήσετε έναν κοινό πίνακα περιεχομένων σε ένα άλλο αρχείο. Απαιτεί κάποια μορφή χειροκίνητης μορφοποίησης, αλλά δεν είναι τόσο δύσκολο. Για να το κάνετε αυτό, πρέπει να χρησιμοποιήσετε τα ενσωματωμένα στυλ τίτλων στο Word σε όλα τα ξεχωριστά έγγραφα του τμήματος. Επίσης, για να απλοποιήσετε τη διαδικασία, σας συνιστούμε να τοποθετήσετε όλα τα ξεχωριστά αρχεία ενότητας και το αρχείο πίνακα περιεχομένων στον ίδιο κατάλογο.

Δημιουργήστε ένα νέο έγγραφο του Word για τον πίνακα περιεχομένων, αναφέροντας στο όνομα του αρχείου που περιέχει τον πίνακα περιεχομένων.

Κάντε κλικ στην καρτέλα Εισαγωγή στην κορδέλα. Στην ομάδα κειμένου, κάντε κλικ στο στοιχείο Γρήγορα εξαρτήματα και επιλέξτε Πεδίο από το αναπτυσσόμενο μενού.

Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου πεδίου. Στο πεδίο Παρακαλώ επιλέξτε ένα πεδίο πεδίου, μετακινηθείτε προς τα κάτω στη λίστα Ονομάτων Πεδίων και επιλέξτε RD, το οποίο σημαίνει Document Reference.

Στο πλαίσιο "Ιδιότητες πεδίου", πληκτρολογήστε το όνομα του πρώτου εγγράφου του Word που θα συμπεριληφθεί στον πίνακα περιεχομένων. Εάν το αρχείο Word δεν βρίσκεται στον ίδιο κατάλογο με το αρχείο πίνακα περιεχομένων, φροντίστε να συμπεριλάβετε την πλήρη διαδρομή στο αρχείο.

ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Σε αυτό το σημείο είναι χρήσιμο εάν διατηρείτε όλα τα αρχεία του Word να συμπεριληφθούν στον πίνακα περιεχομένων στον ίδιο κατάλογο με τον πίνακα περιεχομένων Αρχείο Word.

Εάν το αρχείο Word που συμπεριλαμβάνετε βρίσκεται στον ίδιο κατάλογο με το αρχείο πίνακα περιεχομένων, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Διαδρομή σχετικό με το τρέχον έγγραφο στο πεδίο Επιλογές πεδίου.

Κάντε κλικ στο κουμπί OK.

Εάν δεν εμφανίζεται ο κωδικός πεδίου στο έγγραφο, κάντε κλικ στην καρτέλα Αρχική σελίδα και κάντε κλικ στο κουμπί συμβόλου παραγράφου για να εμφανιστεί το κρυφό κείμενο.

Ακολουθήστε τις παραπάνω οδηγίες για κάθε έγγραφο του Word που θέλετε να συμπεριλάβετε στον πίνακα περιεχομένων.

Θέλουμε να εισαγάγουμε τον πίνακα περιεχομένων στην αρχή του εγγράφου πριν από τους κωδικούς πεδίων, οπότε τοποθετήστε το δρομέα πριν από τον πρώτο κωδικό πεδίου και πατήστε Enter. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στην καρτέλα Αναφορές στην κορδέλα και κάντε κλικ στην επιλογή Πίνακας περιεχομένων στην ομάδα Πίνακας περιεχομένων. Επιλέξτε μία από τις επιλογές Αυτόματου Πίνακα.

Ο πίνακας περιεχομένων εισάγεται στον δρομέα. Εάν εμφανιστεί μόνο ένας κωδικός πεδίου που εμφανίζεται (παρόμοιος με τους κωδικούς RD που εισάγετε), τοποθετήστε τον κέρσορα στον κωδικό πεδίου και πατήστε Alt + F9 για να δείτε τον πίνακα περιεχομένων.

Θα παρατηρήσετε ότι όλες οι σελίδες είναι αριθμημένες "1." Κάθε ένα από τα έγγραφά μας είναι μόνο μία σελίδα και ξεκινά με τον αριθμό "1" ως τον πρώτο αριθμό σελίδας. Εδώ μπαίνει το χειροκίνητο τσίμπημα. Πρέπει να αλλάξετε τον αριθμό της αρχικής σελίδας για κάθε ένα από τα έγγραφα που περιλαμβάνονται στον πίνακα περιεχομένων.

ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Αυτό μπορεί να είναι χρονοβόρα αν έχετε πολλά έγγραφα. Κάθε φορά που ενημερώνετε ένα έγγραφο και αλλάζετε την αναζήτηση, πρέπει να ενημερώσετε όλα τα έγγραφα μετά από αυτό για να ξεκινήσετε με τον σωστό αριθμό σελίδας.

Ανοίξτε το δεύτερο έγγραφο που περιλαμβάνεται στον πίνακα περιεχομένων. Εάν δεν υπάρχουν ακόμη αριθμοί σελίδων στο έγγραφο, κάντε κλικ στην καρτέλα Εισαγωγή στη κορδέλα και κάντε κλικ στην επιλογή Αριθμός σελίδας στην ομάδα κεφαλίδων και υποσέλιδου. Επιλέξτε από πού θέλετε να τοποθετήσετε τον αριθμό της σελίδας από το αναπτυσσόμενο μενού και, στη συνέχεια, επιλέξτε το στυλ από το υπομενού.

Για να αλλάξετε τον αριθμό της αρχικής σελίδας, κάντε ξανά κλικ στην επιλογή Αριθμός σελίδας στην ομάδα κεφαλίδας και υποσέλιδου και επιλέξτε Μορφοποίηση αριθμών σελίδων από το αναπτυσσόμενο μενού.

Στο παράθυρο διαλόγου Format Page Format (Αριθμός σελίδας), πληκτρολογήστε τον αριθμό της αρχικής σελίδας στο πλαίσιο Έναρξη (Start). Όταν εισαγάγετε μια τιμή στο πλαίσιο, επιλέγεται αυτόματα το κουμπί επιλογής Έναρξη στο. Κάντε κλικ στο κουμπί OK.

Επαναλάβετε τα παραπάνω βήματα για να αλλάξετε τον αριθμό της αρχικής σελίδας για κάθε ένα από τα έγγραφα που περιλαμβάνονται στον πίνακα περιεχομένων. Όταν όλα τα έγγραφα έχουν ενημερωθεί, ανοίξτε ξανά το αρχείο περιεχομένων του Word. Τοποθετήστε το δρομέα στο πεδίο Πίνακας περιεχομένων. Ορισμένες επιλογές εμφανίζονται πάνω από τον πίνακα περιεχομένων. Κάντε κλικ στην επιλογή Ενημέρωση πίνακα.

Αν έχετε προσθέσει πρόσθετες επικεφαλίδες σε οποιοδήποτε από τα έγγραφα που περιλαμβάνονται, εμφανίζεται το ακόλουθο παράθυρο διαλόγου που σας ρωτά εάν θέλετε να ενημερώσετε μόνο τους αριθμούς σελίδων ολόκληρου του πίνακα, ο οποίος περιλαμβάνει την προσθήκη νέων επικεφαλίδων και την κατάργηση των διαγραμμένων τίτλων. Επιλέξτε την επιθυμητή επιλογή και κάντε κλικ στο OK.

Ο αριθμός των σελίδων ενημερώνεται για να αντικατοπτρίζει τις αλλαγές που έγιναν στα ξεχωριστά έγγραφα.

Αυτή είναι μια κουραστική διαδικασία αν έχετε πολλά ξεχωριστά έγγραφα για να συμπεριληφθεί στον πίνακα περιεχομένων, αλλά είναι ένας τρόπος να αποφύγετε τη χρήση κύριων εγγράφων. Αυτή η λύση δεν είναι τέλεια, αλλά λειτουργεί.