Δημιουργήστε ένα βασικό έγγραφο στο Word 2010 από πολλαπλά έγγραφα

Δημιουργείτε πραγματικά μεγάλα έγγραφα στο Word; Εάν ναι, ίσως γνωρίζετε ότι το Word δεν παίζει πάντα καλά μαζί τους. Είναι συνήθως πιο έξυπνο να διαιρέσετε τα μακρά σας έγγραφα σε πολλά αρχεία του Word.

Αλλά, πώς μπορείτε να βεβαιωθείτε ότι οι σελίδες αριθμούνται σωστά και να δημιουργήσετε εύκολα έναν πίνακα περιεχομένων και ένα ευρετήριο για ολόκληρο το έγγραφο; Αυτό είναι το χαρακτηριστικό του κύριου εγγράφου του Word που μπορεί να σας βοηθήσει. Σας επιτρέπει να συνδυάσετε πολλά αρχεία Word σε ένα μόνο αρχείο Word.

Ένα κύριο έγγραφο είναι ένα αρχείο Word που περιέχει συνδέσμους σε ένα σύνολο άλλων ξεχωριστών αρχείων του Word που ονομάζονται δευτερεύοντα έγγραφα. Το περιεχόμενο των δευτερευόντων εγγράφων δεν έχει εισαχθεί στο κύριο έγγραφο. Το κύριο έγγραφο περιέχει μόνο συνδέσμους προς τα δευτερεύοντα έγγραφα. Αυτό σας επιτρέπει να επεξεργαστείτε τα δευτερεύοντα έγγραφα χωριστά. Οποιεσδήποτε αλλαγές στα δευτερεύοντα έγγραφα ενσωματώνονται αυτόματα στο κύριο έγγραφο. Εάν υπάρχουν πολλά άτομα που εργάζονται σε ένα ενιαίο έγγραφο, ένα κύριο έγγραφο σάς επιτρέπει να στέλνετε διαφορετικά μέρη του εγγράφου σε διαφορετικά άτομα για να εργαστούν.

Σε αυτό το άρθρο, σας παρουσιάζουμε τα βασικά στοιχεία της δημιουργίας ενός κύριου εγγράφου και των δευτερευόντων εγγράφων από την αρχή και δημιουργώντας ένα κύριο έγγραφο από τα υπάρχοντα δευτερεύοντα έγγραφα. Σας δείχνουμε επίσης πώς μπορείτε εύκολα να προσθέσετε έναν πίνακα περιεχομένων στην αρχή του κύριου εγγράφου.

Δημιουργήστε ένα κύριο έγγραφο από την αρχή

Αν ξεκινάτε ένα νέο πρωτότυπο έγγραφο χωρίς υπάρχοντα δευτερεύοντα έγγραφα, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα από το μηδέν. Για να το κάνετε αυτό, δημιουργήστε ένα νέο, κενό έγγραφο του Word και αποθηκεύστε το, υποδεικνύοντας στο όνομα του αρχείου ότι είναι κύριο έγγραφο.

Μόλις αποθηκεύσετε το αρχείο κύριου εγγράφου, κάντε κλικ στην καρτέλα Προβολή και κάντε κλικ στην επιλογή Περίγραμμα στην ενότητα "Προβολές εγγράφου" της καρτέλας.

Αρχίστε να εισάγετε τις επικεφαλίδες για το έγγραφό σας σε μορφή περίγραμμα, χρησιμοποιώντας την αναπτυσσόμενη λίστα των επιπέδων επιπέδων και τα πράσινα βέλη δεξιά και αριστερά στην ενότητα Εργαλεία περιγράμματος της καρτέλας Περιγράμματος για να αλλάξετε τα επίπεδα των τίτλων σας.

Αφού εισαγάγετε όλες τις επικεφαλίδες που θέλετε, κάντε κλικ στην επιλογή Εμφάνιση εγγράφου στην ενότητα Master Document της καρτέλας Outlining.

Περισσότερες επιλογές είναι διαθέσιμες στην ενότητα Master Document στην καρτέλα Outlining. Επιλέξτε ολόκληρο το περίγραμμα του εγγράφου και κάντε κλικ στο Δημιουργία.

Κάνοντας κλικ στο κουμπί Δημιουργία, κάθε έγγραφο εγγράφεται στο δικό του πλαίσιο. Αποθηκεύστε ξανά το αρχείο κύριου εγγράφου σε αυτό το σημείο.

Κάθε πλαίσιο στο κύριο έγγραφο γίνεται ξεχωριστό αρχείο, όπως φαίνεται παρακάτω. Το όνομα της πρώτης επικεφαλίδας σε κάθε πλαίσιο του κύριου εγγράφου χρησιμοποιείται ως όνομα αρχείου για κάθε αρχείο δευτερεύοντος εγγράφου.

Για να επιστρέψετε στην προηγούμενη προβολή, όπως η διάταξη διάταξης εκτύπωσης, κάντε κλικ στην επιλογή Κλείσιμο προβολής σκιαγράφησης στην ενότητα "Κλείσιμο" στην καρτέλα "Σχεδίαση".

Για να προσθέσετε έναν πίνακα περιεχομένων στο κύριο έγγραφο, τοποθετήστε τον δρομέα στην αρχή του εγγράφου και κάντε κλικ στην καρτέλα Αναφορές. Κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο κουμπί Πίνακας περιεχομένων στην ενότητα Πίνακας περιεχομένων. Επιλέξτε μία από τις επιλογές Αυτόματου Πίνακα για να εισαγάγετε έναν πίνακα περιεχομένων που δημιουργείται αυτόματα στο σημείο εισαγωγής.

Για να δείτε τα διαλείμματα ενότητας που έχουν εισαχθεί από το Word όταν δημιουργήσατε τα δευτερεύοντα έγγραφα, κάντε κλικ στην καρτέλα Αρχική σελίδα και κάντε κλικ στο κουμπί συμβόλων παραγράφου στην ενότητα Παράγραφος.

Το Word εμφανίζει τα διαλείμματα ενότητας και τους τύπους τους.

ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Όταν δημιουργείτε ένα κύριο έγγραφο από την αρχή, το Word εισάγει ένα συνεχές διάλειμμα πριν και μετά από κάθε δευτερεύον έγγραφο που δημιουργείτε. Αυτό σημαίνει ότι δεν υπάρχουν σπάσιμο σελίδας στο έγγραφό σας. Μπορείτε εύκολα να αλλάξετε τον τύπο κάθε σπασμένου τμήματος.

Η παρακάτω εικόνα δείχνει πώς φαίνεται το έγγραφό σας σε κατάσταση περιγράμματος με τα δευτερεύοντα έγγραφα που εμφανίζονται εκτεταμένα.

Δημιουργήστε ένα κύριο έγγραφο χρησιμοποιώντας τα υπάρχοντα αρχεία του Word

Αν έχετε κάποια υπάρχοντα έγγραφα που θέλετε να συμπεριλάβετε σε ένα κύριο έγγραφο, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα νέο αρχείο κύριου εγγράφου και να εισάγετε τα υπάρχοντα έγγραφα ως δευτερεύοντα έγγραφα. Για να το κάνετε αυτό, δημιουργήστε ένα νέο, κενό έγγραφο του Word και αποθηκεύστε το όπως αναφέρθηκε νωρίτερα κατά τη δημιουργία ενός κύριου εγγράφου από την αρχή.

Κάντε κλικ στην καρτέλα Προβολή (View) και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Outline Η καρτέλα Σχεδίαση είναι διαθέσιμη και ενεργή. Κάντε κλικ στην επιλογή Εμφάνιση εγγράφου στην ενότητα Βασικό έγγραφο για να ενεργοποιήσετε πρόσθετες επιλογές. Για να προσθέσετε ένα δευτερεύον έγγραφο στο κύριο έγγραφο, κάντε κλικ στην επιλογή Εισαγωγή.

Στο παράθυρο διαλόγου Εισαγωγή δευτερεύοντος εγγράφου, μεταβείτε στη θέση των εγγράφων που θέλετε να εισαγάγετε. Επιλέξτε το πρώτο αρχείο και κάντε κλικ στο Άνοιγμα.

ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Ίσως είναι ευκολότερο να αποθηκεύσετε τα αρχεία του δευτερεύοντος εγγράφου στον ίδιο κατάλογο με το αρχείο κύριου εγγράφου.

Εάν εμφανιστεί το ακόλουθο παράθυρο διαλόγου, το οποίο σας ενημερώνει για ένα στυλ που υπάρχει τόσο στο δευτερεύον έγγραφο όσο και στο κύριο έγγραφο, κάντε κλικ στο κουμπί Ναι σε όλα. Αυτό διατηρεί όλα τα στυλ στο δευτερεύον έγγραφο σύμφωνο με τα στυλ στο κύριο έγγραφο.

Επαναλάβετε τα βήματα για την εισαγωγή των δευτερευόντων εγγράφων για κάθε ένα από τα έγγραφα που θέλετε να συμπεριλάβετε στο κύριο έγγραφο. Όταν τελειώσετε, μπορείτε να συμπτύξετε τα δευτερεύοντα έγγραφα, αν θέλετε. Για να το κάνετε αυτό, κάντε κλικ στην επιλογή Σύμπτυξη δευτερευόντων εγγράφων στην ενότητα Κύριο έγγραφο της καρτέλας Περιεχόμενα.

Πρέπει να αποθηκεύσετε το έγγραφό σας για να συμπτύξετε τα δευτερεύοντα έγγραφα, οπότε εμφανίζεται το ακόλουθο παράθυρο διαλόγου αν δεν το έχετε κάνει. Κάντε κλικ στο OK για να αποθηκεύσετε το έγγραφο.

Παρατηρήστε ότι η πλήρης διαδρομή προς κάθε αρχείο δευτερεύοντος εγγράφου εμφανίζεται σε κάθε πλαίσιο δευτερεύοντος εγγράφου. Για να ανοίξετε ένα δευτερεύον έγγραφο για επεξεργασία, μπορείτε είτε να κάνετε διπλό κλικ στο σύμβολο εγγράφου στην επάνω αριστερή γωνία του πλαισίου του δευτερεύοντος εγγράφου ή Ctrl + Κάντε κλικ στο σύνδεσμο στο αρχείο.

ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Όταν εισάγετε τα υπάρχοντα αρχεία του Word σε ένα αρχείο κύριου εγγράφου, το Word εισάγει ένα διάλειμμα πριν από την επόμενη σελίδα και ένα συνεχές σπάσιμο του τμήματος μετά από κάθε δευτερεύον έγγραφο. Και πάλι, μπορείτε να αλλάξετε εύκολα τον τύπο κάθε σπασμένου τμήματος, αν χρειαστεί.

Για να προβάλετε το κύριο έγγραφο σε μια προβολή χωρίς περίγραμμα, κάντε κλικ στην καρτέλα Προβολή και κάντε κλικ στην επιλογή Εκτύπωση διάταξης ή άλλου τύπου προβολής στην ενότητα "Προβολές εγγράφου".

Μπορείτε να προσθέσετε έναν πίνακα περιεχομένων με τον ίδιο τρόπο που αναφέραμε παραπάνω κατά τη δημιουργία ενός κύριου εγγράφου και των δευτερευόντων εγγράφων από την αρχή.

Αφού συμπεριλάβετε όλα τα δευτερεύοντα έγγραφα στο κύριο έγγραφο, μπορείτε να προσθέσετε ή να επεξεργαστείτε κεφαλίδες και υποσέλιδα, να δημιουργήσετε τον πίνακα περιεχομένων (όπως εικονογραφήσαμε), να δημιουργήσετε ένα ευρετήριο και να εργαστείτε σε άλλα μέρη του εγγράφου που είναι κοινά για το σύνολο έγγραφο.

Και για τις δύο μεθόδους που αναφέρονται σε αυτό το άρθρο για τη δημιουργία κύριων εγγράφων, όταν επεξεργάζεστε ένα έγγραφο που περιλαμβάνεται σε ένα κύριο έγγραφο, το περιεχόμενο αυτού του δευτερεύοντος εγγράφου ενημερώνεται στο κύριο έγγραφο.

Κύρια έγγραφα σε παλαιότερες εκδόσεις του Word μερικές φορές αλλοιωμένα τα έγγραφα. Ενδέχεται να αντιμετωπίσετε αυτό το ζήτημα στο Word 2010. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στην τοποθεσία Microsoft Answers.