Δημιουργήστε ένα οργανόγραμμα στο Visio 2010

Προσπαθώντας να διαχειριστείτε μια επιχείρηση αυτές τις μέρες, είναι πολύ σημαντικό να έχετε έναν Οργανόγραμμα για να διατηρείτε τα πάντα διαχειρίσιμα. Εδώ θα σας δείξουμε πώς να δημιουργήσετε ένα στο Visio 2010.

Αυτό το άρθρο του πελάτη γράφτηκε από τους φίλους μας πάνω στο Office 2010 Club.

Ανάγκη για οργανογράμματα

Η ανάγκη δημιουργίας διαγραμμάτων οργανισμού καθίσταται απαραίτητη στις μέρες μας, καθώς οι εταιρείες αρχίζουν να εστιάζουν στην εκτεταμένη πρόσληψη για μεγάλη διαθεσιμότητα, αύξηση της παραγωγικότητας και στόχευση διαφορετικών αγορών. Λαμβάνοντας υπόψη αυτήν την αυστηρή αλλαγή, η δημιουργία ενός οργανογράμματος μπορεί να βοηθήσει τους ενδιαφερόμενους να κατανοήσουν με ευκολία την ολοένα αυξανόμενη δομή και ιεραρχία του οργανισμού. Δείχνει τη βασική δομή της οργάνωσης μαζί με τον ορισμό των σχέσεων μεταξύ υπαλλήλων που εργάζονται σε διαφορετικά τμήματα.

Ευχάριστα, το Microsoft Visio 2010 προσφέρει έναν εύκολο τρόπο δημιουργίας του οργανογράμματος. Όπως και πριν, οι ορθόδοξοι τρόποι ταξινόμησης της ιεραρχίας των οντοτήτων χρησιμοποιήθηκαν για τον ορισμό της δομής των τμημάτων μαζί με την πιθανή επικοινωνία, οριζόντιες και κάθετες επικοινωνίες. Για να μετατρέψετε αυτές τις λίστες που ορίζουν την οργανωτική δομή σε ένα λεπτομερή διάγραμμα, το Visio 2010 περιλαμβάνει ένα πρόσθετο για την εισαγωγή υπολογιστικού φύλλου Excel, το οποίο είναι χρήσιμο για την εξαγωγή δεδομένων από υπολογιστικό φύλλο για τη δημιουργία ενός οργανικού διαγράμματος.

Σημαντικό είναι ότι δεν χρειάζεται να επιδοθείτε στον λαβύρινθο οριοθέτησης της οργανωτικής ιεραρχίας και της δομής της ταξινόμησης, καθώς χρειάζεται να καθορίσετε τις κεφαλίδες των στηλών και των γραμμών μαζί με τα δεδομένα που πρέπει να εισαγάγετε και αυτόματα θα δημιουργήσει τον ορισμό του γραφήματος. οργανωτικές ιεραρχίες με συγκεκριμένα διαπιστευτήρια του κάθε υπαλλήλου, που ταξινομούνται στα αντίστοιχα τμήματα τους.

Δημιουργία διαγραμμάτων οργάνωσης στο Visio 2010

Για να ξεκινήσετε, έχουμε δημιουργήσει ένα υπολογιστικό φύλλο Excel με πεδία, Όνομα, επόπτης, ορισμός, τμήμα και τηλέφωνο. ο Ονομα πεδίο περιέχει το όνομα όλων των εργαζομένων που εργάζονται σε διαφορετικά τμήματα, ενώ Επόπτης Το πεδίο περιέχει το όνομα των εποπτών ή των υπευθύνων της ομάδας. Αυτό το πεδίο είναι ζωτικής σημασίας για τη δημιουργία του Οργανογράμματος, καθώς ορίζει τη βασική δομή & ιεραρχία στο γράφημα.

Τώρα ξεκινήστε το Visio 2010, μεταβείτε στην καρτέλα Προβολή (View), στο μενού Πρόσθετα (Add-Ons), από τις Επιλογές επιχείρησης (Business options), κάντε κλικ στην επιλογή Οργάνωση καρτέλας.

Με αυτόν τον τρόπο θα ξεκινήσει ο Οδηγός διαγράμματος οργάνωσης, στο πρώτο βήμα, ενεργοποίηση Πληροφορίες που έχουν ήδη αποθηκευτεί σε αρχείο ή βάση δεδομένων και κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.

Καθώς εισάγουμε φύλλο Excel, επιλέξτε τη δεύτερη επιλογή για την εισαγωγή του υπολογιστικού φύλλου του Excel.

Καθορίστε τη διαδρομή του αρχείου Excel και κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο για να συνεχίσετε.

Σε αυτό το βήμα, πρέπει να καθορίσετε τα πεδία που ορίζουν την δομή ενός οργανισμού. Στην περίπτωσή μας, αυτά είναι Ονομα & & Επόπτης πεδία. Αφού ορίσετε πεδία, κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο για να προχωρήσετε περαιτέρω.

Καθώς το οργανόγραμμα είναι κυρίως για να δείξει την ιεραρχία των τμημάτων / υπαλλήλων που εργάζονται στον οργανισμό μαζί με το πώς συνδέονται μεταξύ τους και ποιος εποπτεύει ποιον. Λαμβάνοντας υπόψη αυτό, σε αυτό το βήμα θα αφήσουμε έξω το πεδίο Supervisor, επειδή η ένταξη δεν θα ήταν απαραίτητη καθώς το Visio καταγράφει αυτόματα τη βασική δομή που ορίζεται στο φύλλο του Excel. Προσθέστε τα υπόλοιπα πεδία κάτω Εμφανόμενα πεδία και κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.

Τώρα επιλέξτε τα πεδία που θέλετε να συμπεριλάβετε στα σχήματα του Οργανικού Χάρτη και πατήστε Επόμενο.

Αυτό το βήμα είναι να σπάσει το γράφημα σε πολλές σελίδες, αν πρόκειται για 100+ υπαλλήλους, μπορεί να θέλετε να ορίσετε τους αριθμούς των σελίδων στις οποίες θα εμφανίζεται το οργανόγραμμα. Αλλά στην περίπτωσή μας, έχουμε να κάνουμε με πολύ λιγότερα δεδομένα, οπότε θα επιτρέψουμε Θέλω ο οδηγός να σπάσει αυτόματα το οργανόγραμμα μου σε όλες τις σελίδες επιλογή. Καθορίστε το όνομα που θέλετε να εμφανίζεται στο επάνω μέρος της σελίδας. Αν έχετε λιγότερες από 20 ιεραρχίες, πληκτρολογήστε το όνομα του υπαλλήλου με την υψηλότερη βαθμολογία στην οργάνωση και πατήστε Τέλος για να τερματίσετε τον οδηγό.

Θα δημιουργήσει αμέσως ένα οργανόγραμμα έξω από συγκεκριμένο υπολογιστικό φύλλο Excel. Ο υπάλληλος με την υψηλότερη βαθμολογία θα εμφανίζεται πάνω από το οργανόγραμμα, επιβλέποντας διάφορους υπαλλήλους από διαφορετικά τμήματα. Όπως φαίνεται παρακάτω, οι άμεσοι υπάλληλοί του διαχειρίζονται και άλλους υπαλλήλους και ούτω καθεξής.

Για εκ των προτέρων προσαρμογές, κατευθυνθείτε προς Οργανόγραμμα tab, εδώ θα βρείτε διάφορες ομάδες για τη ρύθμιση της ιεραρχίας του γραφήματος Org και τη διαχείριση των θέσεων των άλλων υπαλλήλων. Κάτω από Κανονίζω η ομάδα, τα σχήματα των σχημάτων μπορούν να αλλάξουν και παρέχει εύκολη πλοήγηση στο διάγραμμα. Μπορείτε επίσης να αλλάξετε τον τύπο της θέσης και να αποκρύψετε υφιστάμενους υπαλλήλους.

Από Εικόνα μπορείτε να εισαγάγετε μια εικόνα των υπαλλήλων, των τμημάτων κτλ. Από την ομάδα συγχρονισμού έχετε την επιλογή να δημιουργήσετε ένα συγχρονισμένο αντίγραφο και να επεκτείνετε τους υφισταμένους του επιλεγμένου υπαλλήλου. Στην ομάδα Ομάδες δεδομένων, μπορείτε να αλλάξετε ολόκληρη τη διάταξη του οργανισμού Επιλογές οθόνης συμπεριλαμβανομένου; εμφάνιση σχήματος, εμφάνιση διαιρέτη, ενεργοποίηση / απενεργοποίηση εισαγόμενων πεδίων, αλλαγή θέσης μπλοκ και πλήρωση χρωμάτων κ.λπ..

Εάν σε οποιαδήποτε χρονική στιγμή, θα πρέπει να εισαγάγετε νέα θέση ή να αναγγείλετε κενή θέση, το οργανογράφημα οργανικού διαγράμματος είναι πάντα διαθέσιμο στην αριστερή πλαϊνή γραμμή. Μετακινήστε το επιθυμητό σχήμα του οργανικού διαγράμματος στη σελίδα του κύριου διαγράμματος, για να διατηρήσετε την ακεραιότητα της δομής, δηλαδή για να εισάγετε υποκείμενους για συγκεκριμένο υπάλληλο, σύρετε το σχήμα θέσης πάνω από το υπάρχον σχήμα στυλ εργαζομένου.

Για παράδειγμα, Έχουμε προσθέσει έναν σύμβουλο σε οργάνωση, ο οποίος είναι άμεσα υπό τον Διευθύνοντα Σύμβουλο, για τη διατήρηση αυτού, έχουμε συρθεί το Σύμβουλος κουτί και απλά πέταξε πάνω από το πλαίσιο CEO να κάνει την άμεση δευτερεύουσα θέση.

Η προσθήκη λεπτομερειών στη νέα θέση είναι ένα cinch, απλά κάντε δεξί κλικ στο νέο πλαίσιο θέσης και κάντε κλικ στην επιλογή Ιδιότητες.

Αυτό θα ανοίξει το παράθυρο διαλόγου "Σχήμα δεδομένων", θα αρχίσει να συμπληρώνει όλες τις σχετικές πληροφορίες και θα πατήσει OK.

Εδώ μπορείτε να δείτε ότι η νέα θέση είναι εύκολα γεμάτη με όλες τις καθορισμένες πληροφορίες. Τώρα, η επέκταση ενός Οργανικού Χάρτη δεν απαιτεί πλέον τη συντήρηση των μακρών λιστών. Κάτω από την καρτέλα Σχεδίαση, μπορείτε επίσης να δοκιμάσετε διαφορετικά σχέδια και σχεδιαγράμματα πάνω από το οργανόγραμμα για να φανεί πιο φανταστικό και επαγγελματικό.

συμπέρασμα

Ένα οργανόγραμμα είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να παρουσιάσετε λεπτομερείς οργανωτικές ιεραρχίες. με καθορισμένα διαπιστευτήρια υπαλλήλων, διάρθρωση των τμημάτων, νέες κενές θέσεις εργασίας, προσφάτως προσληφθέντες υπαλλήλους, προσφάτως προστεθέντα τμήματα και, κυρίως, δείχνει τον πλέον βολικό τρόπο αλληλεπίδρασης μεταξύ διαφόρων τμημάτων και υπαλλήλων κ.λπ..