Ενισχύστε το ηλεκτρονικό σας γράψιμο Παραγωγικότητα με τη συγχώνευση αλληλογραφίας του Microsoft Word

Η συγχώνευση αλληλογραφίας του Microsoft Word είναι ένα εξαιρετικό εργαλείο παραγωγικότητας. Γνωρίζοντας πώς να δημιουργήσετε εξατομικευμένες γραμμές θέματος και συνημμένα που η βασική λειτουργία συγχώνευσης αλληλογραφίας του Word δεν υποστηρίζει μπορεί να είναι μια σωτηρία ζωής όταν πρέπει να γράφετε μαζικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Στο σημερινό άρθρο, θα μάθετε πώς να χρησιμοποιείτε τον Οδηγό συγχώνευσης αλληλογραφίας του Word 2010, να γράφετε εξατομικευμένα θέματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και να ρυθμίζετε διάφορα συνημμένα για καθέναν από τους παραλήπτες του email σας.

Εικόνα από τον M! R

Δημιουργία λίστας διανομής

Η συγχώνευση αλληλογραφίας του Word μας εξοικονομεί από την κουραστική αποστολή της μη αυτόματης εισαγωγής της διεύθυνσης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου κάθε παραλήπτη επιτρέποντάς μας να εισάγουμε διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από επαφές του Outlook, πηγές δεδομένων Excel ή Access ή αρχεία δεδομένων Word.

Η επαφή του Outlook είναι η καλύτερη επιλογή μεταξύ των τριών, και αν δεν το χρησιμοποιήσατε, θα είναι πλέον καλή στιγμή να ενημερώσετε το βιβλίο διευθύνσεων του Outlook και θα σας δείξουμε πώς να το κάνετε. Μπορείτε να παραλείψετε την επόμενη ενότητα και να αρχίσετε να γράφετε τη συγχώνευση αλληλογραφίας σας εάν ήδη γνωρίζετε πώς να ρυθμίσετε την επαφή του Outlook, αλλιώς οι επόμενες δύο ενότητες θα σας δώσουν ορισμένα βασικά στοιχεία για τον τρόπο ρύθμισης της επαφής του Outlook εισάγοντας τη λίστα επαφών σας.

Ρύθμιση του προφίλ αλληλογραφίας σας

Η ρύθμιση της επαφής του Outlook ξεκινά με τη δημιουργία ενός προφίλ αλληλογραφίας που αποθηκεύει τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, τον κωδικό πρόσβασης, τις πληροφορίες διακομιστή και τους συνδέσμους του λογαριασμού σας σε άλλα δεδομένα, όπως μηνύματα και διευθύνσεις email.

Μπορείτε να δημιουργήσετε ορισμένα προφίλ, το καθένα προσαρμοσμένο σε συγκεκριμένο λογαριασμό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Ένα σωστό όνομα προφίλ σάς επιτρέπει να προσδιορίσετε τον λογαριασμό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που συνδέετε με το προφίλ αλληλογραφίας σας.

Έχετε τη δυνατότητα να ρυθμίσετε το προφίλ σας μέσω της διεύθυνσης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που λάβατε από τον ISP σας ή του δικού σας λογαριασμού ηλεκτρονικού ταχυδρομείου επιλέγοντας την τρίτη επιλογή.

Επιλέξτε "Internet E-mail" για να χρησιμοποιήσετε έναν παροχέα email που παρέχει μια υπηρεσία POP - για παράδειγμα, GMail.

Κάθε πάροχος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου Διαδικτύου έχει διαφορετική διαμόρφωση POP, βεβαιωθείτε ότι έχετε διαβάσει το εγχειρίδιο χρήσης τους για να μάθετε τη ρύθμισή τους POP.

Συγχαρητήρια! Αν δείτε αυτήν την οθόνη, έχετε ρυθμίσει επιτυχώς το προφίλ σας αλληλογραφίας. Τώρα, είμαστε έτοιμοι να ρυθμίσουμε το φάκελο επαφών του Outlook.

Πληθυσμός του φακέλου επαφών σας

Μπορείτε να εισαγάγετε τη λίστα διανομής σας χειροκίνητα στο Outlook ή να εισάγετε άλλα βιβλία διευθύνσεων μέσω ιστού - όπως το βιβλίο διευθύνσεων GMail, Yahoo ή Hotmail. Οι περισσότεροι πάροχοι ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με βάση το διαδίκτυο μας επιτρέπουν να εξάγουμε το βιβλίο διευθύνσεων σε μια πηγή δεδομένων συμβατή με το Outlook. Για παράδειγμα, το Gmail μας δίνει την επιλογή να εξάγουμε τις επαφές μας σε ένα αρχείο CSV συμβατό με το Outlook.

Η λειτουργία εισαγωγής του Outlook υποστηρίζει μια ποικιλία τύπων αρχείων: csv, vcard, RSS, iCalendar και πολλά άλλα, καθιστώντας το ένα εξαιρετικό εργαλείο για τη δημιουργία της λίστας διανομής συγχώνευσης αλληλογραφίας.

Το αρχείο CSV εμπίπτει στην κατηγορία "Άλλο πρόγραμμα ή αρχείο" στο Outlook.

Τα αρχεία ACT, DOS CSV, Lotus, Access 97-2003, αρχεία PST, είναι μερικά από τα αρχεία προγραμμάτων που υποστηρίζει το Outlook - για εμάς επιλέξαμε τον τύπο αρχείου με τιμές διαχωρισμένων με κόμβο (Windows).

Τώρα, εντοπίστε το αρχείο CSV που μόλις εξήγαμε από το βιβλίο διευθύνσεων Gmail.

Από όλους αυτούς τους φακέλους, ο φάκελος επαφών είναι η καλύτερη επιλογή για το σκοπό συγχώνευσης αλληλογραφίας μας.

Το Outlook χρειάζεται λίγα λεπτά για την εισαγωγή της επαφής σας ανάλογα με τον αριθμό των διευθύνσεων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που εισάγετε.

Θα πρέπει να μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε αυτόν τον φάκελο επαφών, μόλις το Outlook ολοκληρώσει την εισαγωγή όλων των επαφών σας, για τη συγχώνευση αλληλογραφίας.

Οδηγός συγχώνευσης αλληλογραφίας

Ξεκινήστε με ένα κενό έγγραφο και ανοίξτε την κορδέλα "Γραμμές" για να ξεκινήσετε τη συγχώνευση αλληλογραφίας μας.

Ο οδηγός είναι ο καλύτερος τρόπος για τους αρχάριους να ξεκινήσουν την πρώτη τους άσκηση συγχώνευσης αλληλογραφίας.

Επιλογή παραληπτών μηνυμάτων

Ο οδηγός θα μας ζητήσει να επιλέξουμε τον τύπο εγγράφου για τη συγχώνευση αλληλογραφίας μας, Τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι ο κατάλληλος τύπος εγγράφου για την άσκηση συγχώνευσης αλληλογραφίας σήμερα.

Μπορούμε να αρχίσουμε να γράφουμε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από ένα κενό έγγραφο, ένα πρότυπο ή ένα υπάρχον έγγραφο.

Επιλέξτε το φάκελο επαφών του Outlook ως λίστα διανομής συγχώνευσης αλληλογραφίας στο βήμα 3.

Έχουμε την επιλογή να χρησιμοποιήσουμε οποιοδήποτε από τα προφίλ αλληλογραφίας που έχουμε ρυθμίσει στο σύστημά μας.

Ο αριθμός επαφών σας πρέπει να είναι μεγαλύτερος από μηδέν, αν το Outlook εισάγει επιτυχώς τη διεύθυνση Gmail.

Επιλέξτε τα άτομα που θέλετε να συμπεριλάβετε στη διανομή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, επιλέγοντας τα κατάλληλα πλαίσια ελέγχου.

Σύνταξη του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Ξεκινήστε να γράφετε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας και να εισάγετε πεδία συγχώνευσης όπου θέλετε να τοποθετήσετε εξατομικευμένα μηνύματα - όπως τον τίτλο ή το επώνυμο στην κατάλληλη θέση στο έγγραφό σας.

Κάθε πεδίο συγχώνευσης θα περικλείεται μέσα σε ένα διπλό βέλος. θα αντικατασταθούν με τις πληροφορίες της κάρτας επαφής σας όταν ολοκληρώσετε τον οδηγό συγχώνευσης αλληλογραφίας.

Προεπισκόπηση του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας για να δείτε πώς επεξεργάζεται το Word τα πεδία συγχώνευσης κάνοντας κλικ στο σύνδεσμο "Επόμενο: Προεπισκόπιση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου".

Εάν είστε ικανοποιημένοι με την προεπισκόπηση, κάντε κλικ στο σύνδεσμο "Επόμενο: ολοκληρώστε τη συγχώνευση" και το Word θα στείλει το συγχωνευμένο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε όλους τους παραλήπτες σας με μια κοινή γραμμή θέματος.

Προσαρμογή της γραμμής του θέματος

Ο οδηγός διακόπτει τη διαδικασία συγχώνευσης αλληλογραφίας σε αυτά τα βήματα: επιλέγοντας τον σωστό τύπο εγγράφου και πρότυπο, δημιουργώντας μια λίστα διανομής, αξιολογώντας την προεπισκόπηση της συγχώνευσης αλληλογραφίας και στέλνοντας μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε όλους τους παραλήπτες.

Σε αυτό το σημείο, μπορεί να παρατηρήσετε δύο κοινές δραστηριότητες γραφής ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που ο οδηγός δεν υποστηρίζει, γράφοντας εξατομικευμένες γραμμές θέματος και ρύθμιση διαφορετικών συνημμένων. Πρέπει να χρησιμοποιήσουμε τη μακροεντολή για να τα κάνουμε στη συγχώνευση αλληλογραφίας, κατά προτίμηση προτού ολοκληρώσουμε τον οδηγό.

Με το γράμμα σας ανοιχτό, πατήστε "Alt + F11" και κάντε διπλό κλικ στο "ThisDocument" στο παράθυρο εργασίας του Word, για να ανοίξετε τον επεξεργαστή Macro.

Επικολλήστε αυτόν τον κώδικα μακροεντολών, γραμμένο από έναν εμπειρογνώμονα macro coder hutchinsfairy, στο κενό τμήμα του παραθύρου και αποθηκεύστε το.

Dim WithEvents wdapp ως εφαρμογή
Dim EMAIL_SUBJECT ως συμβολοσειρά
Dim FIRST_RECORD Ως Boolean

Ιδιωτικός υπομενούς Document_Open ()

Ορίστε wdapp = Εφαρμογή
ThisDocument.MailMerge.ShowWizard 1

End Sub

Private Sub Document_Close ()

Ορισμός wdapp = Τίποτα

End Sub

Private Sub wdapp_MailMergeBeforeRecordMerge (ByVal Doc ως έγγραφο, Ακύρωση ως Boolean)
Dim i ως ακέραιος

Με το ActiveDocument.MailMerge

Εάν FIRST_RECORD = True τότε
EMAIL_SUBJECT = .MailSubject
FIRST_RECORD = Λάθος
Άλλο .MailSubject = EMAIL_SUBJECT
Τέλος εαν

i = .DataSource.DataFields.Count

Κάντε Ενώ i> 0
.MailSubject = Αντικατάσταση (.MailSubject, "", .DataSource.DataFields (i) .Value,,, vbTextCompare)
i = i - 1
Βρόχος

Τέλος με

End Sub

Private Sub wdapp_MailMergeBeforeMerge (ByVal Doc ως έγγραφο, ByVal StartRecord όσο Long, ByVal EndRecord όσο καιρό, Ακύρωση ως Boolean)

FIRST_RECORD = Αληθινό

End Sub

Private Sub wdapp_MailMergeAfterMerge (ByVal Doc ως έγγραφο, ByVal DocResult ως έγγραφο)

ActiveDocument.MailMerge.MailSubject = EMAIL_SUBJECT

End Sub

Επιστρέψτε στο έγγραφό σας και κάντε κλικ στο σύνδεσμο "Επόμενο: ολοκληρώστε τη συγχώνευση" για να στείλετε το email σας.

Κάντε κλικ στο σύνδεσμο "Ηλεκτρονική αλληλογραφία ..." για να στείλετε το μήνυμά σας.

Τοποθετήστε τα κατάλληλα πεδία συγχώνευσης, που περιβάλλονται από ένα βέλος, στη γραμμή θέματος.

Η μακροεντολή θα αναλύσει το πεδίο συγχώνευσης και θα την αντικαταστήσει με το επώνυμο του παραλήπτη όταν το Word στέλνει μήνυμα με το έγγραφο στο έγγραφο.

Επισύναψη διαφόρων στοιχείων στο ηλεκτρονικό σας ταχυδρομείο

Μέχρι τώρα, μάθαμε πώς να χρησιμοποιήσουμε τον οδηγό συγχώνευσης αλληλογραφίας και πώς να προσωποποιήσουμε τα πεδία των θεμάτων - και για να ολοκληρώσουμε το εκπαιδευτικό σεμινάριο του σήμερα, θα σας δείξουμε ένα πρόσθετο τρίτου μέρους που μας επιτρέπει να επισυνάπτουμε διαφορετικό αρχείο για κάθε email.

Κάντε λήψη του πρόσθετου, αποσυνδέστε το και θα διαπιστώσετε ότι το πρόσθετο έρχεται ως πρότυπα εγγράφων Word. Χρησιμοποιήστε το "CreateEMailData Word 2007 Ver02", εάν χρησιμοποιείτε λέξεις 2007 ή 2010 και "CreateEMailData Word 2003 Ver02", εάν χρησιμοποιείτε το Word 2003.

Αντιγράψτε το κατάλληλο πρότυπο εγγράφου στο φάκελο "% appdata% \ Microsoft \ Word \ STARTUP" όπου το "% appdata%" είναι ο φάκελος εκκίνησης της Microsoft - στην περίπτωσή μας είναι "C: \ Users \ zainul \ AppData \.

Κάντε επανεκκίνηση του Word, μετά την αντιγραφή του αρχείου στο φάκελο εκκίνησης της Microsoft και θα πρέπει να δείτε δύο νέα πρόσθετα: Δημιουργία αρχείου δεδομένων και συγχώνευση σε ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, στο μενού κορδέλα "Αποστολή".

Προετοιμάστε ένα αρχείο δεδομένων με έναν πίνακα δύο στηλών - τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου παραλήπτη στην αριστερή στήλη και την πλήρη διαδρομή προς το αρχείο συνημμένων στη δεξιά στήλη και, στη συνέχεια, αποθηκεύστε τον κάτω από τον ίδιο φάκελο με το έγγραφο συγχώνευσης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ως "MergeAttachmentsData". Πρέπει να τονίσουμε ότι πρέπει να αποθηκεύσετε το αρχείο ως "MergeAttachmentsData", διαφορετικά το πρόσθετο δεν μπορεί να βρει το αρχείο για να αναζητήσει συνημμένα.

Επιστρέψτε στο έγγραφο συγχώνευσης αλληλογραφίας και διαχωρίστε τα έγγραφα σε μεμονωμένα αρχεία.

Πρέπει να εμφανιστεί ένα νέο παράθυρο εγγράφου λέξης και κάντε κλικ στο κουμπί προσθήκης "Συγχώνευση σε ηλεκτρονικό ταχυδρομείο". Απλά κάντε κλικ στο κουμπί "Ok" στο κίτρινο παράθυρο διαλόγου, δεδομένου ότι έχουμε ήδη προετοιμάσει το αρχείο δεδομένων.

Τοποθετήστε ένα σωστό θέμα για το ηλεκτρονικό σας ταχυδρομείο, κάντε κλικ στο κουμπί OK και το Outlook θα στείλει το email σας με το συνημμένο που καθορίσατε στο αρχείο δεδομένων.

Το Word, με τα πολλά χρήσιμα χαρακτηριστικά του, είναι πραγματικά ένα εξαιρετικό εργαλείο παραγωγικότητας. Ανυπομονούμε να γράψουμε περισσότερα άρθρα του Word για τους αναγνώστες μας. Εν τω μεταξύ, δείτε τα άλλα άρθρα λέξεων στην ιστοσελίδα μας.

Ελπίζουμε ότι έχετε μάθει πώς να χρησιμοποιήσετε τη συγχώνευση αλληλογραφίας του Word από το σημερινό άρθρο. Μη διστάσετε να συζητήσετε άλλες συμβουλές συγχώνευσης αλληλογραφίας με τους άλλους συναδέλφους αναγνώστες στην ενότητα σχολίων.