Οδηγός για αρχάριους για τη χρήση της δυνατότητας σημειώσεων στο Outlook

Με το ποσό των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που λαμβάνετε σε μια δεδομένη ημέρα, είναι δύσκολο να τα κρατήσετε όλα ευθεία, ανεξάρτητα από το πώς οργανώνετε τα εισερχόμενά σας. Σήμερα σας παρουσιάζουμε πώς μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη λειτουργία Σημειώσεις για να βελτιώσετε την οργάνωσή σας.

Ένα από τα χαρακτηριστικά του Outlook, το οποίο δεν μιλάει πολύ και ίσως δεν χρησιμοποιείται, είναι οι Σημειώσεις. Η χρήση σημειώσεων ενώ βρίσκεστε στο Outlook μπορεί να σας βοηθήσει να θυμηθείτε σημαντικές ιδέες και να οργανώσετε την εργασία σας. Εδώ εξετάζουμε τη χρήση των Notes στο Outlook 2010, αλλά η δυνατότητα είναι διαθέσιμη στο Office 2002 και επάνω.

Χρήση σημειώσεων στο Outlook 2010

Για να αποκτήσετε πρόσβαση στη λειτουργία Σημειώσεις στο Outlook 2010, κάντε κλικ στο κουμπί Σημειώσεις στο παράθυρο περιήγησης.

Μπορείτε επίσης να κάνετε κλικ στο κουμπί βέλους για να εμφανίσετε περισσότερα ή λιγότερα αντικείμενα. Με αυτόν τον τρόπο μπορείτε να έχετε τις Σημειώσεις εμφανίζονται ως μεγαλύτερο κουμπί για ευκολότερη πρόσβαση εάν το χρησιμοποιείτε πολύ.

Η λειτουργία Σημειώσεις ανοίγει και δημιουργεί ένα νέο κλικ στη σημείωση Νέα σημείωση από την Κορδέλα.

Αφού δημιουργήσετε τη σημείωσή σας, απλά κλείστε την και θα αποθηκευτεί αυτόματα στη λίστα σας.

Στην καρτέλα Αρχική σελίδα στην τρέχουσα προβολή, μπορείτε να αλλάξετε τις επιλογές προβολής των σημειώσεών σας. Εδώ το έχουμε θέσει Λίστα σημειώσεων ώστε να μπορούμε εύκολα να δούμε το περιεχόμενο της σημείωσης και άλλες λεπτομερείς πληροφορίες.

Αν τα έχετε εμφανίσει ως εικονίδια, μπορείτε να βάλετε το ποντίκι πάνω από τη σημείωση και να δείτε μια προεπισκόπηση των περιεχομένων της.

Μπορείτε επίσης να ταξινομήσετε τις σημειώσεις σας αλφαβητικά στο Icon View. Κάντε δεξί κλικ σε μια κενή περιοχή στο παράθυρο και επιλέξτε Ταξινόμηση από το μενού περιβάλλοντος.

Στην οθόνη Ταξινόμηση επιλέξτε Ταξινόμηση στοιχείων κατά Θέμα και εάν θέλετε να είναι Αύξουσα ή Φθίνουσα και κάντε κλικ στο OK.

Ορίστε! Στη συνέχεια οι σημειώσεις σας ταξινομούνται αλφαβητικά. Μπορείτε επίσης να τα ταξινομήσετε με χρώμα, επαφή, εικονίδιο ... κλπ.

Εάν έχετε μερικές ανοικτές σημειώσεις στα Windows 7, μπορείτε εύκολα να τις έχετε πρόσβαση από τη γραμμή εργασιών μαζί με οτιδήποτε άλλο μπορεί να έχετε ανοίξει στο Outlook.

Προσθήκη νέου κουμπιού σημείωσης στη Γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης

Εάν διαπιστώσετε ότι χρησιμοποιείτε τη λειτουργία Σημειώσεις πολύ, ίσως να θέλετε να την προσθέσετε στη Γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης. Για να την προσθέσετε, κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο μενού και επιλέξτε Περισσότερες εντολές.

Οι επιλογές του Outlook θα ανοίξουν ... το αναπτυσσόμενο μενού των εντολών και θα επιλέξετε Όλες οι εντολές.

Στη συνέχεια, μετακινηθείτε προς τα κάτω και επιλέξτε Νέα σημείωση και κάντε κλικ στο κουμπί Προσθήκη.

Θα πρέπει να το δείτε κάτω από την ενότητα Προσαρμογή γραμμής εργαλείων γρήγορης πρόσβασης, κάντε κλικ στο κουμπί OK για να κλείσετε τις επιλογές του Outlook.

Τώρα θα δείτε το εικονίδιο της νέας σημείωσης στη γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης.

Κάντε κλικ σε αυτό και θα μπορείτε να δημιουργήσετε μια νέα σημείωση αναζητώντας τα Εισερχόμενά σας χωρίς να μπείτε στην ενότητα "Σημειώσεις".

Email Σημειώσεις

Μια άλλη τακτοποιημένη δυνατότητα με τις σημειώσεις στο Outlook είναι ότι μπορείτε να τις στείλετε με email. Κάντε δεξί κλικ στη σημείωση που θέλετε να στείλετε και επιλέξτε Προώθηση.

Τώρα αποστέλλετε το μήνυμα, όπως θα κάνατε με οποιοδήποτε άλλο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Μπορείτε επίσης να συνδέσετε τις σημειώσεις στις επαφές σας. Ανοίξτε μια σημείωση και κάντε κλικ στο εικονίδιο στην επάνω αριστερή γωνία και επιλέξτε Επαφές.

Τώρα πληκτρολογήστε το όνομα της επαφής στην οποία θέλετε να συνδέσετε τη σημείωση ή κάντε κλικ στο κουμπί Επαφές για να περιηγηθείτε στη λίστα επαφών σας.

Μετακίνηση ή αντιγραφή σημειώσεων στο Ημερολόγιο ή σε άλλους φακέλους

Μερικές φορές μπορεί να θέλετε να μετακινήσετε ή να αντιγράψετε τις σημειώσεις σας σε άλλη θέση στο Outlook. Εδώ θα εξετάσουμε την αντιγραφή μιας σημείωσης στο Ημερολόγιο. Επιλέξτε το αναπτυσσόμενο μενού Μετακίνηση από την κορδέλα και, στη συνέχεια, επιλέξτε για μετακίνηση ή αντιγραφή σε άλλη τοποθεσία.

Επιλέξτε το σημείο όπου θέλετε να μετακινήσετε ή να το αντιγράψετε σε ... στην περίπτωση αυτή το Ημερολόγιο και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο OK.

Το Ημερολόγιο θα ανοίξει και στη συνέχεια θα μπορείτε να το περάσετε και να προγραμματίσετε το πώς θέλετε. Σημειώσεις

Προσαρμόστε τις σημειώσεις σας

Εάν δεν είστε ευχαριστημένοι με την εμφάνιση της τυπικής κίτρινης εμφάνισης των σημειώσεών σας, μπορούν να προσαρμοστούν. Κάντε κλικ στην καρτέλα Αρχείο για να αποκτήσετε πρόσβαση στην προβολή Backstage και κάντε κλικ στην επιλογή Επιλογές.

Κάντε κλικ στις σημειώσεις και την εφημερίδα και κάτω από τις επιλογές Σημειώσεις μπορείτε να προσαρμόσετε το χρώμα, τη γραμματοσειρά και το μέγεθος.

Ακολουθεί ένα παράδειγμα μιας σημείωσης αφού προσαρμόσαμε το χρώμα, το μέγεθος και τη γραμματοσειρά.

συμπέρασμα

Εάν ζείτε στο Outlook κατά τη διάρκεια της εργάσιμης ημέρας και θέλετε έναν γρήγορο και εύκολο τρόπο για να καταγράψετε τις σκέψεις σας, η χρήση της δυνατότητας Σημειώσεις μπορεί να σας βοηθήσει. Αυτός ο οδηγός θα πρέπει σίγουρα να σας ξεκινήσει την κατανόηση και τη χρήση των Notes στο Outlook. Τι γίνεται με εσένα; Χρησιμοποιείτε τη λειτουργία Σημειώσεις; Θεωρείτε ότι είναι ένα χρήσιμο εργαλείο για την καλύτερη οργάνωση της δουλειάς σας; Αφήστε ένα σχόλιο και ενημερώστε μας.