Αρχάριοι Πώς να διατηρήσετε, να δημιουργήσετε αρχεία και να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας των δεδομένων σας στο Outlook 2013

Σήμερα, καλύπτουμε το "βαρετό" υλικό του Outlook. Η συντήρηση και η ασφάλεια, όπως και στην διατήρηση και διασφάλιση του αρχείου δεδομένων του Outlook 2013 - γεμάτη από όλα τα σημαντικά δεδομένα σας - δημιουργώντας αντίγραφα ασφαλείας και αρχειοθέτησης.

Από τώρα και στο εξής, αν χρησιμοποιούσατε το Outlook για να συνθέσετε και να στείλετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και έχετε πάρει το χρόνο για να εισαγάγετε τις επαφές σας G-mail στο βιβλίο διευθύνσεών σας ή το γεγονός ότι χρησιμοποιείτε ακόμη και ένα Outlook το βιβλίο διευθύνσεων, σημαίνει ότι έχετε πολλά δεδομένα που χρειάζονται προστασία.

Ομοίως, πιθανότατα έχετε ξοδέψει πολύ χρόνο και δουλειά για να δημιουργήσετε τα ημερολόγιά σας, να προσθέσετε εργασίες και να καταργήσετε λίστες και ίσως να έχετε ακόμη και μια δέσμη σημειώσεων που θέλετε να αποθηκεύσετε.

Όλα αυτά βράζουν μέχρι να σιγουρευτείτε ότι τουλάχιστον μερικές φορές δημιουργείτε αντίγραφα ασφαλείας του αρχείου δεδομένων σας επειδή, όπως κάποιος από εμάς μπορεί να βεβαιώσει, είναι αρκετά απογοητευτικό και καταθλιπτικό για να χάσετε όλα τα δεδομένα σας και πρέπει να αρχίσετε.

Πίνακας ελέγχου αλληλογραφίας

Για να ξεκινήσετε, ας ρίξουμε μια γρήγορη ματιά στον πίνακα ελέγχου Mail στα Windows.

Όπως δείχνει η εικόνα, έχετε πρόσβαση σε τρεις βασικές περιοχές της ρύθμισης του Outlook. Δηλαδή, κάνοντας κλικ είτε στα κουμπιά "Λογαριασμοί ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ..." είτε "Αρχεία δεδομένων ..." θα ανοίξει το ίδιο παράθυρο στις αντίστοιχες καρτέλες.

Στο παρακάτω στιγμιότυπο οθόνης, βλέπουμε την καρτέλα Ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, η οποία θα σας επιτρέψει να προβείτε σε ενέργειες στους λογαριασμούς ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας, όπως επισκευή ή αλλαγή τους. Μπορείτε επίσης να δείτε πού αποθηκεύονται τα δεδομένα για κάθε λογαριασμό.

Αν θέλετε να επηρεάσετε άμεσα αυτά τα αρχεία δεδομένων, θα χρειαστεί να κάνετε κλικ στην καρτέλα "Αρχεία δεδομένων". Υπάρχουν μερικά χρήσιμα πράγματα που μπορείτε να κάνετε εδώ.

Για παράδειγμα, μπορείτε να κάνετε κλικ στο κουμπί "Άνοιγμα αρχείου τοποθεσίας" για να δείτε πού βρίσκονται τα αρχεία δεδομένων σας. Αυτό είναι πρακτικό, γιατί θα θέλετε να μάθετε πού βρίσκονται σε περίπτωση που θα χρειαστεί ποτέ να τα σαρώσετε και να τα επισκευάσετε (αναλύεται στην επόμενη ενότητα).

Υπάρχει ένα άλλο χαρακτηριστικό που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε από το παράθυρο Ρυθμίσεις λογαριασμού. Εάν τα αρχεία δεδομένων σας έχουν πάρει τεράστιο και παίρνει τόνοι χώρου στο δίσκο (μερικοί άνθρωποι συλλέγουν gigabytes σε gigabytes παλιού ηλεκτρονικού ταχυδρομείου), τότε μπορείτε να το συμπιέσετε.

Κάντε κλικ στο κουμπί "Ρυθμίσεις" στην καρτέλα Αρχεία δεδομένων και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο "Compact Now" για να μειώσετε το μέγεθος του αρχείου δεδομένων του Outlook.

Ο πίνακας ελέγχου Mail είναι ένας αξιόπιστος τρόπος για να διατηρείτε τα αρχεία δεδομένων και τα προφίλ σας, αλλά δεν είναι ο μόνος τρόπος και η εφαρμογή του Outlook θα σας επιτρέψει επίσης να διαχειριστείτε τα γραμματοκιβώτια σας. Θα σας παρουσιάσουμε αυτούς τους ελέγχους αμέσως μετά την επίδειξη του τρόπου επιδιόρθωσης των αρχείων δεδομένων σας.

Εκτέλεση του εργαλείου συντήρησης PST

Εάν δεν είχατε παρατηρήσει μέχρι τώρα, τα δεδομένα του Outlook αποθηκεύονται σε ένα αρχείο .PST ή .OST, και τις περισσότερες φορές, δεν υπάρχει τίποτα λάθος με αυτό.

Δυστυχώς, μερικές φορές τα δεδομένα σας αλλοιώνονται, κάτι που δεν είναι το ίδιο με το να λέτε ότι είναι κακό ή απελπιστικά πέρα ​​από την αποκατάσταση, απλά πρέπει να εκτελέσετε το ενσωματωμένο εργαλείο επιδιόρθωσης Inbox. Το εργαλείο επιδιόρθωσης εισερχομένων ή το "ScanPST" θα σαρώσει και θα επιδιορθώσει το αρχείο των προσωπικών φακέλων σας, επικυρώντας και διορθώνοντας τυχόν σφάλματα κατά τη δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας του διεφθαρμένου αρχείου .PST ή .OST μόνο σε περίπτωση που κάτι δεν πάει καλά κατά τη διάρκεια της ανάκτησης.

Το εργαλείο ScanPST μπορεί να βρεθεί στο φάκελο εγκατάστασης του Outlook, συνήθως C: \ Program Files \ Microsoft Office \ Office15. Όταν το εντοπίσετε, κάντε διπλό κλικ στο βοηθητικό πρόγραμμα ScanPST για να το ξεκινήσετε.

Το πρώτο πράγμα που πρέπει να κάνετε είναι να περιηγηθείτε όπου βρίσκονται τα αρχεία σας .PST ή .OST. Στο παρακάτω στιγμιότυπο οθόνης, βλέπετε πού βρίσκονται στον υπολογιστή μας. Επιλέγουμε ένα και κάνουμε κλικ στο "Άνοιγμα".

Αν το εργαλείο ScanPST εντοπίσει τυχόν σφάλματα, θα σας ενημερώσει και θα σας βοηθήσει να επισκευάσετε. Κάντε κλικ στο κουμπί με το σωστό τίτλο για να ξεκινήσετε την εν λόγω επισκευή.

Μόλις τελειώσετε, το εργαλείο ScanPST θα σας ενημερώσει ότι το αρχείο του Outlook έχει επιδιορθωθεί με επιτυχία.

Μπορείτε να κλείσετε το εργαλείο ή να επαναλάβετε τη διαδικασία σε οποιοδήποτε άλλο αρχείο δεδομένων, όπως απαιτείται.

Αυτόματη αρχειοθέτηση των δεδομένων σας

Ας ξεκινήσουμε τα πράγματα με μερικές σημαντικές πληροφορίες σχετικά με τον καλύτερο τρόπο αρχειοθέτησης και δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας των δεδομένων σας. Το πρώτο πράγμα που θέλουμε να συζητήσουμε είναι οι επιλογές του AutoArchive. Για να ξεκινήσετε, κάντε κλικ στην καρτέλα "Αρχείο" στη Κορδέλα για να δείτε την παρακάτω οθόνη.

Αμέσως σημειώστε ότι μπορείτε να επιλέξετε τον λογαριασμό στον οποίο θέλετε να παρακολουθήσετε (αν υπάρχει) κάνοντας κλικ στο αναπτυσσόμενο μενού που βρίσκεται πάνω από το κουμπί Προσθήκη λογαριασμού.

Ας κάνουμε κλικ στο κουμπί "Εργαλεία καθαρισμού" και στη συνέχεια επιλέξτε "Καθαρισμός γραμματοκιβωτίου" από τις επιλογές. Παρακάτω είναι οι επιλογές που θα δείτε. Όλα εδώ είναι αφιερωμένα στην περικοπή του λίπους από τα εισερχόμενά σας και στην αρχειοθέτηση παλιών μηνυμάτων.

Κάνοντας κλικ στο κουμπί "Αυτόματη αρχειοθέτηση" σημαίνει ότι το Outlook θα κάνει αυτόματη αρχειοθέτηση όλων των φακέλων αλληλογραφίας που έχουν διαμορφωθεί ως τέτοια. Για να ορίσετε τις επιλογές αυτοarchive, πρέπει να κάνετε δεξί κλικ σε ένα φάκελο αλληλογραφίας και να επιλέξετε την καρτέλα "AutoArchive".

Εδώ βλέπουμε ένα τυπικό παράθυρο ιδιοτήτων φάκελο αλληλογραφίας. Η καρτέλα Αυτόματη αρχειοθέτηση θα σας επιτρέψει να προσαρμόσετε τον τρόπο αυτόματης αρχειοθέτησης του φακέλου. Σημειώστε ότι σε αυτό το στιγμιότυπο οθόνης έχουμε τον φάκελο ρυθμισμένο σε αυτόματη αρχειοθέτηση σύμφωνα με το δικό του πρόγραμμα και ενέργειες.

Μπορείτε επίσης να αντιστοιχίσετε το φάκελο για να κάνετε αυτόματη αρχειοθέτηση σύμφωνα με τις συνολικές προεπιλεγμένες ρυθμίσεις αυτοarchive του Outlook. Εάν ορίσετε το φάκελο στις προεπιλεγμένες ρυθμίσεις και στη συνέχεια κάντε κλικ στην επιλογή "Προεπιλεγμένες ρυθμίσεις αρχείου ..." θα δείτε το ακόλουθο παράθυρο διαλόγου (επειδή είναι "προεπιλεγμένες", οποιεσδήποτε αλλαγές θα ορίσετε εδώ θα ισχύουν για κάθε φάκελο που έχει ρυθμιστεί ως προεπιλεγμένο αυτόματη αρχειοθέτηση).

Μην ξεχνάτε, μπορείτε επίσης να βρείτε αυτές τις ρυθμίσεις ανοίγοντας τις επιλογές και κάνοντας κλικ στην επικεφαλίδα "Advanced".

Ας προχωρήσουμε τώρα στη χειροκίνητη αρχειοθέτηση των δεδομένων σας.

Μη αυτόματη αρχειοθέτηση των δεδομένων σας

Απλά, αν δεν θέλετε να χρησιμοποιήσετε το autoarchive ή θέλετε να διευκολύνετε μια διαδικασία αρχειοθέτησης μόνος σας, επιστρέψτε στα εργαλεία καθαρισμού που βρίσκονται στην οθόνη Πληροφορίες λογαριασμού και κάντε κλικ και επιλέξτε "Αρχείο" για να ανοίξετε το ακόλουθο παράθυρο διαλόγου.

Αρκετά εύκολο, απλά θέλετε να επιλέξετε τον φάκελο που θέλετε να αρχειοθετήσετε, να επιλέξετε την ημερομηνία για τα στοιχεία αρχειοθέτησής σας και στη συνέχεια να επιλέξετε ένα φάκελο όπου θέλετε να αποθηκευτεί το αρχείο σας. Αυτό είναι, τελειώσατε!

Δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας και επαναφορά του αρχείου δεδομένων του Outlook

Η δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας των αρχείων δεδομένων του Outlook είναι τόσο εύκολη όσο η αντιγραφή των αρχείων .OST ή .PST σε έναν άλλο σκληρό δίσκο, διακομιστή σύννεφων, μονάδα αντίχειρα ή κάποιο άλλο μέσο αποθήκευσης. Θυμάστε πώς να εντοπίσετε τα αρχεία δεδομένων σας?

Ανοίξτε τον πίνακα ελέγχου Mail και κάντε κλικ στο κουμπί "Αρχεία δεδομένων". Κάντε κλικ στην επιλογή "Άνοιγμα τοποθεσίας αρχείου ..." και, στη συνέχεια, μπορείτε να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας των αρχείων δεδομένων σας.

Σε μια πλευρική σημείωση, θα μπορούσατε να μεταφέρετε μόνιμα τα αρχεία δεδομένων σας σε μια θέση σύννεφου, όπως ένα φάκελο OneDrive ή Dropbox, διασφαλίζοντας έτσι ότι τα δεδομένα του Outlook είναι πάντα τεχνικά υποστηριζόμενα.

Για να επαναφέρετε το αρχείο δεδομένων ασφαλείας, μεταβείτε στην καρτέλα Αρχείο και επιλέξτε "Άνοιγμα αρχείου δεδομένων Outlook".

Στο επόμενο στιγμιότυπο οθόνης, το File Explorer ανοίγει αυτόματα στα αρχεία μας, αλλά μπορείτε προφανώς να κάνετε αναζήτηση όπου και αν βρίσκονται τα αρχεία δεδομένων σας.

Επιλέξτε το αρχείο που θέλετε και πατήστε "Άνοιγμα" για να έχετε πρόσβαση στα δεδομένα που είναι αποθηκευμένα στο αρχείο. Μόλις αποκατασταθεί, θα μπορείτε να περιηγείστε και να προβάλετε τα στοιχεία όπως θα κάνατε κανονικά.

Αν δεν χρειάζεται πλέον να αποκτήσετε πρόσβαση στο αρχείο δεδομένων ασφαλείας, μπορείτε απλά να κάνετε δεξί κλικ στον πιο πάνω φάκελο και να επιλέξετε την επιλογή κλεισίματος.

Η δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας και η αποκατάσταση αρχείων δεδομένων είναι σε γενικές γραμμές μια χειροκίνητη δραστηριότητα, αλλά εάν ρυθμίσετε τους φακέλους σας για να κάνετε αυτόματη αυτόματη αρχειοθέτηση και αρχειοθετούνται σε μια τοποθεσία όπως ένας φάκελος σύννεφων, τότε έχετε κάποια μικρή ασφάλεια.

Ο καλύτερος τρόπος για να διασφαλίσετε ότι δεν χάνετε κανένα στοιχείο εντούτοις, είναι να αντιγράφετε τα αρχεία δεδομένων σας χονδρικά. Έχετε κάτι που θέλετε να προσθέσετε; Ενημερώστε μας στο φόρουμ συζήτησης. Όπως πάντα, περιμένουμε τα σχόλιά σας.