Ένας οδηγός για τα γρήγορα βήματα στο Microsoft Outlook

Το Outlook περιλαμβάνει μια λειτουργία γρήγορων βημάτων που σας επιτρέπει να εφαρμόσετε πολλαπλές ενέργειες σε ένα μήνυμα με ένα κλικ. Το Outlook περιλαμβάνει πολλά προεπιλεγμένα βήματα Quick Steps, αλλά μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε τη δική σας (και να διαγράψετε τα προεπιλεγμένα, αν δεν τα χρειάζεστε). Εάν εκτελείτε τακτικά το ίδιο σύνολο ενεργειών, δημιουργώντας ένα γρήγορο βήμα και εκχωρώντας το ένα πλήκτρο πρόσβασης μπορεί να σας εξοικονομήσει πολύ χρόνο. Δείτε πώς λειτουργούν.

Τα προεπιλεγμένα QuickSteps

Μπορείτε να βρείτε τα γρήγορα βήματα στην καρτέλα "Αρχική σελίδα" του Outlook. Όταν ξεκινάτε για πρώτη φορά, θα δείτε τα προεπιλεγμένα γρήγορα βήματα εκεί. Μπορείτε να κάνετε κλικ σε οποιοδήποτε από αυτά για να εφαρμόσετε τις συμπεριλαμβανόμενες ενέργειες σε ένα επιλεγμένο μήνυμα.

Τα προκαθορισμένα γρήγορα βήματα περιλαμβάνουν:

1. Μετακομίζω κάπου ?: Ανοίγει ένα παράθυρο για να επιλέξετε έναν φάκελο στον οποίο θέλετε να μετακινήσετε το μήνυμα.
2. Προς διευθυντή: Δημιουργεί ένα προωθούμενο αντίγραφο του τρέχοντος επιλεγμένου μηνύματος με τη διεύθυνση του διευθυντή σας σε αυτό.
3. Ομάδα Email: Δημιουργεί ένα κενό μήνυμα που απευθύνεται στα μέλη της ομάδας σας. (Εάν το ηλεκτρονικό σας ταχυδρομείο διοικείται από τον εργοδότη σας, τότε ανάλογα με το πώς οι διαχειριστές του Exchange σας έχουν ρυθμίσει το γραμματοκιβώτιό σας, το Outlook μπορεί να γνωρίζει ήδη ποιος είναι ο διευθυντής σας και τα μέλη της ομάδας, αν όχι, θα πρέπει να τα συμπληρώσετε κατά την πρώτη χρήση αυτών γρήγορα βήματα.)
4. Εγινε: Σηματοδοτεί το μήνυμα ως διαβασμένο και ολοκληρωμένο και στη συνέχεια το στέλνει σε ένα συγκεκριμένο φάκελο. Την πρώτη φορά που θα χρησιμοποιήσετε αυτήν τη λειτουργία, θα έχετε καθορίσει το φάκελο, αλλά από τότε το Outlook θα θυμάται την επιλογή σας και θα το στείλει σε αυτόν το φάκελο κάθε φορά που χρησιμοποιείτε το Quick Step.
5. Αναπαραγωγή και διαγραφή: Ανοίγει μια απάντηση στο τρέχον επιλεγμένο μήνυμα και στη συνέχεια διαγράφει το τρέχον επιλεγμένο μήνυμα αφού στείλετε την απάντηση.

Το Outlook εμφανίζει μόνο τα διαθέσιμα γρήγορα βήματα. Εάν, για παράδειγμα, δεν έχετε επιλέξει ένα μήνυμα, τότε εμφανίζεται μόνο το Quick Step "Team Email" επειδή οι άλλες προεπιλογές δουλεύουν σε ένα υπάρχον μήνυμα.

Πώς να δημιουργήσετε ένα γρήγορο βήμα

Για να προσθέσετε ένα νέο γρήγορο βήμα, κάντε κλικ στην επιλογή "Δημιουργία νέας" στο πλαίσιο Γρήγορα βήματα.

Αυτό ανοίγει ένα νέο παράθυρο όπου μπορείτε να ονομάσετε το γρήγορο βήμα σας και να επιλέξετε τις ενέργειες που θέλετε να εκτελέσει.

Όταν κάνετε κλικ στο αναπτυσσόμενο μενού "Επιλογή μιας ενέργειας", θα λάβετε μια λίστα με πιθανές ενέργειες, καθεμία από τις οποίες μπορεί να σας δώσει πρόσθετες επιλογές για να επιλέξετε.

Θα προσθέσουμε δύο ενέργειες: μία για να μετακινήσετε το μήνυμα σε ένα φάκελο και ένα για να το σημειώσετε ως αναγνωσμένο.

Επιλέξτε τη δράση "Μετακίνηση σε φάκελο" και επιλέξτε το φάκελο στον οποίο θέλετε να μετακινηθούν τα μηνύματα.

Στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή "Προσθήκη ενέργειας" για να προσθέσετε μια δεύτερη ενέργεια.

Επιλέξτε "Mark as read" από το αναπτυσσόμενο μενού.

Προαιρετικά, μπορείτε να επιλέξετε ένα από τα ενσωματωμένα πλήκτρα συντόμευσης και να προσθέσετε κάποιο κείμενο που θα εμφανίζεται όταν τοποθετείτε το δείκτη του ποντικιού πάνω από το Γρήγορο βήμα με το δείκτη σας (μια σύντομη περιγραφή που σας υπενθυμίζει τις ενέργειες που σας παρέχει το Quick Step είναι χρήσιμη).

Κάντε κλικ στο κουμπί "Τέλος" και το νέο σας Quick Step θα εμφανιστεί στο πλαίσιο Quick Steps στο Outlook. Εάν τοποθετήσετε το δείκτη του ποντικιού πάνω από το Γρήγορο Βήμα, θα δείτε το κλειδί συντόμευσης που επιλέξατε και οποιοδήποτε κείμενο επεξηγηματικού κειμένου που καταχωρίσατε.

Τώρα το μόνο που έχετε να κάνετε είναι να επιλέξετε τα μηνύματά σας και να κάνετε κλικ στο νέο QuickStep (ή να πατήσετε το σύνθετο πλήκτρο συντόμευσης) για να εφαρμόσετε τις ενέργειές του.

Πώς να επεξεργαστείτε ή να διαγράψετε ένα QuickStep

Αν θέλετε να επεξεργαστείτε ή να διαγράψετε ένα γρήγορο βήμα, κάντε κλικ στο μικρό βέλος που βρίσκεται στην κάτω δεξιά γωνία της ομάδας γρήγορων βημάτων στη κορδέλα.

Αυτό ανοίγει το παράθυρο "Διαχείριση γρήγορων βημάτων".

Εδώ έχετε την επιλογή να επεξεργαστείτε, να αντιγράψετε (που δημιουργεί ένα ακριβές αντίγραφο του επιλεγμένου Quick Step αν θέλετε παρόμοιο, αλλά με μια μικρή παραλλαγή) ή να διαγράψετε ένα γρήγορο βήμα.

Μπορείτε επίσης να αλλάξετε τη σειρά με την οποία εμφανίζονται τα γρήγορα βήματα στη κορδέλα ή να δημιουργήσετε ένα νέο γρήγορο βήμα.

Τέλος, υπάρχει η επιλογή "Επαναφορά στις προεπιλογές".

Η επιλογή της επιλογής "Επαναφορά στις προεπιλογές" διαγράφει τυχόν βήματα Quick Steps που έχετε δημιουργήσει και επαναδημιουργεί τυχόν προεπιλεγμένα βήματα Quick Steps που ενδεχομένως έχετε διαγράψει. Επίσης, καταργεί τις αλλαγές που έχετε κάνει στα προεπιλεγμένα βήματα Quick Steps. Επειδή δεν μπορείτε να αναιρέσετε αυτήν την ενέργεια, θα εμφανιστεί μια προειδοποίηση. Κάντε κλικ στο κουμπί "Ναι" για να πραγματοποιηθεί η επαναφορά.

Μπορείτε επίσης να παρακάμψετε το παράθυρο "Διαχείριση ταχέων βημάτων" για μεμονωμένες ενέργειες Quick Step κάνοντας δεξί κλικ σε ένα γρήγορο βήμα στην κορδέλα. Αυτό εμφανίζει ένα μενού περιβάλλοντος όπου μπορείτε να επεξεργαστείτε, να αντιγράψετε ή να διαγράψετε το Γρήγορο βήμα.

Και αυτό είναι τα γρήγορα βήματα. Δεν έχουμε περάσει από όλες τις πιθανές ενέργειες που μπορείτε να προσθέσετε σε ένα γρήγορο βήμα επειδή υπάρχουν τόνοι από αυτούς και είναι ένα αρκετά διαισθητικό περιβάλλον αφού μάθετε πώς λειτουργεί. Εάν θέλετε να κάνετε την εμπειρία του Outlook πιο αποτελεσματική και λιγότερο χρονοβόρα, τα βήματα Quick Steps είναι ένα εξαιρετικό μέρος για να ξεκινήσετε.