5 Χαρακτηριστικά του φύλλου Google που πρέπει να γνωρίζετε

Ίσως είστε εξοικειωμένοι με τα βασικά του Google Sheets, αλλά η προσφορά υπολογιστικών φύλλων της Google μπορεί να υπερηφανεύεται για πολλά χαρακτηριστικά που δεν είναι προφανή με την πρώτη ματιά. Εδώ είναι μερικά από τα αγαπημένα μας.

Φυσικά, πιθανότατα είστε ήδη εξοικειωμένοι με ορισμένους βασικούς τύπους, όπως το SUM και το AVERAGE. Και είναι πιθανό να γνωρίσατε τη γραμμή εργαλείων αρκετά καλά, αλλά είναι αρκετά καταπληκτικό πόσο βαθιά όλα πηγαίνουν. Λατρεύω τα υπολογιστικά φύλλα, αλλά ακόμη και μέχρι σήμερα, ανακαλύπτω ακόμα νέα κόλπα στα φύλλα του Google.

Εισαγωγή πινάκων δεδομένων

Αυτό ακούγεται εξαιρετικά βαρετό, αλλά είναι στην πραγματικότητα πολύ τακτοποιημένο. Εάν ένας ιστότοπος έχει έναν πίνακα ή μια λίστα πληροφοριών που θέλετε να παρακολουθήσετε, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη λειτουργία ImportHTML για την ουσιαστική εξαφάνιση αυτών των δεδομένων και την επικόλληση σε ένα υπολογιστικό φύλλο. Από εκεί, τα δεδομένα ενημερώνονται αυτόματα κάθε φορά που ανοίγετε το υπολογιστικό φύλλο (αν γίνονται, βεβαίως, αλλαγές στον αρχικό πίνακα). Η λειτουργία θα φαινόταν έτσι:

= ImportHTML ("URL", "πίνακας", 0)

Η διεύθυνση URL είναι η ιστοσελίδα όπου βρίσκονται τα δεδομένα, ο "πίνακας" είναι ο τρόπος με τον οποίο εμφανίζονται τα δεδομένα στην ιστοσελίδα (μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε τη "λίστα" αν είναι μια λίστα) και "0" αντιπροσωπεύει τον πίνακα στον οποίο επιθυμείτε εισαγάγετε εάν υπάρχουν πολλοί πίνακες στην ιστοσελίδα (0 είναι ο πρώτος, 1 είναι ο δεύτερος, και ούτω καθεξής).

Ένα παράδειγμα αυτού θα ήταν η παρακολούθηση των αθλητικών στατιστικών για ένα πρωτάθλημα φαντασίας. Μπορείτε να εισαγάγετε διάφορα στατιστικά στοιχεία από έναν ιστότοπο όπως το Baseball Reference σε ένα υπολογιστικό φύλλο. Φυσικά, μπορείτε να προσθέσετε σελιδοδείκτη για τον ιστότοπο, αλλά με το ImportHTML, μπορείτε να προσαρμόσετε τα πράγματα όπως ακριβώς ακριβώς εμφανίζονται τα στατιστικά στοιχεία (προσθέτοντας Col1, Col4 κ.λπ. μετά το "0"), καθώς και δεδομένα από άλλους πίνακες σε διαφορετικό και να τα παρουσιάσετε όλα σε ένα υπολογιστικό φύλλο.

Στοιχεία αναφοράς από άλλα υπολογιστικά φύλλα

Εάν έχετε πολλά υπολογιστικά φύλλα (ή πολλαπλά φύλλα σε ένα υπολογιστικό φύλλο) τα οποία σχετίζονται όλα με κάποιο τρόπο με κάποιο τρόπο, μπορεί να βρεθείτε συχνά μεταξύ τους. Υπάρχει ένας τρόπος για να γίνει όλο αυτό λίγο πιο εύκολο.

Μπορείτε να αναφέρετε τα κελιά από άλλα φύλλα (ή ένα άλλο υπολογιστικό φύλλο εξ ολοκλήρου). Για παράδειγμα, πείτε ότι κρατάτε αρχεία για όλα όσα ξοδεύετε για τα είδη παντοπωλείων σε ένα φύλλο και ότι το φύλλο περιέχει επίσης ένα συνολικό ποσό που δαπανάται για το μήνα. Και, πείτε ότι έχετε ένα άλλο φύλλο που σας δίνει μια περίληψη αυτού που ξοδεύετε κάθε μήνα σε διάφορες κατηγορίες. Στο δελτίο περίληψής σας, θα μπορούσατε να αναφέρετε το φύλλο παντοπωλείου και το συγκεκριμένο κελί που περιέχει το σύνολο. Κάθε φορά που ενημερώνετε το αρχικό φύλλο, η τιμή στο φύλλο σύνοψης θα ενημερωθεί αυτόματα.

Η λειτουργία θα φαινόταν έτσι:

= φύλλο1! Β5

Το "φύλλο1" θα είναι το όνομα του φύλλου με τα δεδομένα που θέλετε να αναφέρετε και το "B5" είναι το κελί που θέλετε να αναφέρετε. Το θαυμαστικό πηγαίνει στο μεταξύ. Εάν θέλετε να αναφέρετε δεδομένα από ένα εντελώς διαφορετικό υπολογιστικό φύλλο, θα χρησιμοποιούσατε τη λειτουργία IMPORTRANGE, έτσι όπως:

= IMPORTRANGE ("URL", "φύλλο1! B5")

Η διεύθυνση URL είναι ο σύνδεσμος προς το άλλο υπολογιστικό φύλλο. Αυτό συνδέει το κελί σε αυτό το υπολογιστικό φύλλο με το κελί στο οποίο εισάγετε τον παραπάνω τύπο. Όποτε το κελί ενημερώνεται με διαφορετική τιμή, το άλλο κελί ενημερώνεται μαζί του. Όπως υποδηλώνει το όνομα της λειτουργίας, μπορείτε επίσης να αναφέρετε μια σειρά κελιών, όπως το B5: C10.

Μορφοποίηση υπό όρους

Αυτό το χαρακτηριστικό είναι λίγο πιο γνωστό από μερικές από τις άλλες που ανέφερα, αλλά αισθάνομαι ότι δεν είναι ακόμα τόσο δημοφιλές όσο θα έπρεπε να είναι.

Η υπό όρους μορφοποίηση σάς επιτρέπει να αλλάζετε την εμφάνιση ενός κελιού βάσει των δεδομένων που περιέχει το κελί. Μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση στη λειτουργία κάνοντας κλικ στο "Format" στη γραμμή εργαλείων και, στη συνέχεια, επιλέγοντας την εντολή "Conditional Formatting". Στο παράθυρο που ανοίγει προς τα δεξιά, μπορείτε να ρυθμίσετε τις παραμέτρους σας. Για παράδειγμα, ίσως θέλετε να μετατρέψετε ένα κελί (ή κελιά) πράσινο εάν ο αριθμός που περιέχει είναι μεγαλύτερος από μηδέν.

Υπάρχει επίσης η λειτουργία IF, η οποία δεν είναι τεχνικά μέρος της λειτουργίας Conditional Formatting, αλλά μπορεί να την μεταφέρει στο επόμενο επίπεδο με κάποιο τρόπο. Αυτό σας επιτρέπει να κάνετε πράγματα όπως να προσθέσετε μια συγκεκριμένη τιμή σε ένα ξεχωριστό κελί κάθε φορά που η τιμή στο ενεργό κελί είναι ένας συγκεκριμένος αριθμός:

= IF (B4> = 63, "35", "0")

Επομένως, σε αυτό το παράδειγμα, εάν η τιμή του κυττάρου B4 είναι 63 ή μεγαλύτερη, θα μπορούσατε να κάνετε αυτόματα την τιμή του τρέχοντος κυττάρου 35. Στη συνέχεια, δείξτε 0 αν όχι. Φυσικά, αυτό είναι μόνο ένα παράδειγμα, καθώς υπάρχουν πολλά περισσότερα που μπορείτε να κάνετε με αυτό.

Ενσωματώστε υπολογιστικά φύλλα σε έναν ιστότοπο

Εάν δημιουργήσατε ένα πρόγραμμα ή μια λίστα στα Φύλλα Google που θέλετε να μοιραστείτε με άλλους, μπορείτε απλώς να μοιραστείτε το πραγματικό έγγραφο μαζί τους στέλνοντας μια πρόσκληση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να την δείτε. Ωστόσο, εάν πρέπει να το συμπληρώσετε με άλλες πληροφορίες που βρίσκονται στο ιστολόγιό σας ή στον ιστότοπό σας, μπορείτε στην πραγματικότητα να ενσωματώσετε υπολογιστικά φύλλα σε ιστοσελίδες.

Το μόνο που χρειάζεται να κάνετε είναι να πλοηγηθείτε στο File> Publish to the Web. Από εκεί, κάντε κλικ στην καρτέλα "Ενσωμάτωση" και, στη συνέχεια, επιλέξτε αν θα δημοσιεύσετε ολόκληρο το υπολογιστικό φύλλο ή ένα συγκεκριμένο φύλλο. Στη συνέχεια, απλά αντιγράψτε και επικολλήστε τον κώδικα iFrame στην ιστοσελίδα σας.

Παίξτε γύρω με τα σενάρια

Για οτιδήποτε το Google Sheets δεν μπορεί να κάνει έξω από το κουτί, υπάρχει συνήθως ένα Google Apps Script που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μαζί με το υπολογιστικό φύλλο σας για να κάνετε κάτι σχεδόν τίποτα.

Έχουμε μιλήσει για τα Google Apps Scripts πριν, και υπάρχουν πολλά που μπορείτε να κάνετε με αυτό το είδος της δυνατότητας. Εξετάζετε διαθέσιμα πρόσθετα μεταβαίνοντας σε Εργαλεία> Πρόσθετα ή μπορείτε να γράψετε τα δικά σας σενάρια επιλέγοντας τον Επεξεργαστή Script στο μενού Εργαλεία.

Για παράδειγμα, έχω ένα προσαρμοσμένο σενάριο που μου επιτρέπει να πατήσω ένα μόνο κουμπί για να προσθέσω αμέσως συγκεκριμένες τιμές στις υπάρχουσες τιμές σε μια χούφτα κελιών. Δεν μπορείτε να το κάνετε αυτό με τα φύλλα του Google από το κουτί, οπότε ο συντάκτης του σεναρίου εδώ δίνει στο Google Sheets μια καλή δόση στεροειδών.