10 συμβουλές και κόλπα για τα Έγγραφα Google
Τα Έγγραφα Google δεν έχουν την γεμάτη κορδέλα γεμάτη από δυνατότητες που θα βρείτε στο Microsoft Office, αλλά έχει αρκετά χρήσιμα κόλπα επάνω στο μανίκι της. Ενδέχεται να μην βρείτε ποτέ αυτά τα χαρακτηριστικά εκτός αν τα ψάχνετε.
Η στοχευμένη σουίτα γραφείου της Google έχει ωριμάσει όλα αυτά τα χρόνια και προσφέρει τώρα τα πάντα από την πρόσβαση χωρίς σύνδεση σε πρόσθετη υποστήριξη τρίτου μέρους. Είναι ακόμα μια εύκολη στη χρήση εφαρμογή γραφείου που λειτουργεί παντού με εξαιρετικές δυνατότητες συνεργασίας σε πραγματικό χρόνο.
Ενεργοποίηση πρόσβασης εκτός σύνδεσης
Τα Έγγραφα Google μπορούν να λειτουργούν εκτός σύνδεσης. Αυτό σας επιτρέπει να δημιουργείτε νέα έγγραφα, να συνεχίζετε να δουλεύετε σε τρέχοντα έγγραφα, ακόμα και να δείτε μόνο τα έγγραφά σας, ενώ δεν έχετε σύνδεση στο Internet. Όταν συνδεθείτε ξανά στο Internet, οι αλλαγές σας θα συγχρονιστούν στο διαδίκτυο.
Αυτή η λειτουργία απαιτεί το Google Chrome, οπότε λειτουργεί σε Windows, Linux, Mac OS X και Chromebook. Για να το ρυθμίσετε, ανοίξτε τον ιστότοπο του Google Drive, κάντε κλικ στο κουμπί γρασιμάτων στην επάνω δεξιά γωνία του ιστότοπου και κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις. Στο παράθυρο Γενικά, βεβαιωθείτε ότι είναι ενεργοποιημένη η επιλογή "Συγχρονισμός της εργασίας σας σε αυτόν τον υπολογιστή ώστε να μπορείτε να επεξεργαστείτε τη λειτουργία εκτός σύνδεσης" και κάντε κλικ στο κουμπί Τέλος. Για να χρησιμοποιήσετε τα Έγγραφα Google όταν είστε εκτός σύνδεσης, απλώς επιστρέψτε στον ιστότοπο του Google Drive στο Chrome όταν δεν έχετε σύνδεση στο Internet.
Συνεργαστείτε σε πραγματικό χρόνο
Τα Έγγραφα Google έχουν καλύτερες δυνατότητες συνεργασίας από την έκδοση για επιφάνεια εργασίας του Microsoft Office. Μπορείτε να συνεργαστείτε σε πραγματικό χρόνο και όλοι με πρόσβαση στο έγγραφο θα μπορούν να το επεξεργαστούν ταυτόχρονα. Θα δείτε τους δρομείς των άλλων ανθρώπων στο έγγραφο και μπορείτε να τις παρακολουθήσετε σε πραγματικό χρόνο.
Κάντε κλικ στο Αρχείο> Κοινή χρήση για να ξεκινήσετε την κοινή χρήση του εγγράφου. Μπορείτε να προσκαλέσετε μεμονωμένους ανθρώπους από τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου τους ή να επιτρέψετε σε οποιονδήποτε με ειδική σύνδεση με το έγγραφο να το επεξεργαστεί.
Η κοινή χρήση δεν αφορά μόνο την επεξεργασία - η λειτουργία Κοινή χρήση μπορεί να σας επιτρέψει να μοιραστείτε ένα έγγραφο με ένα ή περισσότερα άτομα, ώστε να μπορούν να το δουν. Θα έχουν πάντα το πιο πρόσφατο αντίγραφο, οπότε αυτό μπορεί να είναι πιο βολικό από το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο ενός αρχείου. Μπορείτε επίσης να δώσετε στους ανθρώπους τη δυνατότητα να αφήνουν σχόλια σε ένα έγγραφο, ώστε να μπορείτε να λάβετε τις εισόδους τους χωρίς να τους επιτρέψετε να τροποποιήσουν το έγγραφό σας.
Δημοσιεύστε ένα έγγραφο
Τα Έγγραφα Google σάς επιτρέπουν να δημοσιεύσετε γρήγορα ένα έγγραφο online. Απλώς κάντε κλικ στο Αρχείο> Δημοσίευση στον ιστό και κάντε κλικ στο κουμπί Εκκίνηση δημοσίευσης. Θα λάβετε έναν δημόσιο σύνδεσμο για το έγγραφο σε δημοσιευμένη μορφή, ώστε να μπορείτε να το μοιραστείτε με άλλα άτομα και μπορούν να το δουν. Δεν χρειάζεται να φιλοξενείτε το έγγραφο στους δικούς σας διακομιστές κάπου.
Αυτή η λειτουργία είναι ξεχωριστή από τη λειτουργία κοινής χρήσης. Όταν δημοσιεύεται ένα έγγραφο, ο καθένας με το σύνδεσμο μπορεί να το δει. Όταν είναι κοινό, μπορεί να μοιραστεί μόνο με μια χούφτα ανθρώπων. Όταν οι χρήστες έχουν πρόσβαση σε κοινό έγγραφο, θα δουν τον επεξεργαστή των Εγγράφων Google. Όταν έχουν πρόσβαση σε ένα δημοσιευμένο έγγραφο, θα δουν το έγγραφο ως τυπική ιστοσελίδα.
Μεταβείτε στο Next Typo / Previous Typo
Για γρήγορη διόρθωση λαθών, χρησιμοποιήστε τη συντόμευση πληκτρολογίου Ctrl + για να μεταβείτε στο επόμενο τυπογραφικό λάθος στο τρέχον έγγραφο και στο Ctrl +. για να μεταβείτε στο προηγούμενο τυπογραφικό λάθος. Αυτό σας επιτρέπει να διορθώνετε γρήγορα τυπογραφικά λάθη χωρίς να μετακινηθείτε στο τρέχον έγγραφο και να αναζητήσετε αυτά τα κόκκινα υπογράμματα.
Τα Έγγραφα Google κέρδισαν επίσης πρόσφατα μια λειτουργία ελέγχου ορθογραφικού ελέγχου που σας επιτρέπει να παρακολουθείτε γρήγορα τα προβλήματα σε ένα τρέχον έγγραφο, ένα χαρακτηριστικό που του λείπει για πολύ καιρό - απλά κάντε κλικ στο Εργαλεία> Έλεγχος ορθογραφίας για να το χρησιμοποιήσετε.
Αναζήτηση και εισαγωγή συνδέσμων
Τα Έγγραφα Google ενσωματώνουν τη δύναμη της αναζήτησης Google για να σας βοηθήσουν να εισάγετε εύκολα συνδέσμους στο τρέχον σας έγγραφο. Αντί να ανοίξετε μια νέα καρτέλα προγράμματος περιήγησης και να αναζητήσετε μια σελίδα που θέλετε να συνδέσετε, μπορείτε να πραγματοποιήσετε αναζήτηση απευθείας από το παράθυρο διαλόγου σύνδεσης. Για να το κάνετε αυτό, κάντε κλικ στην επιλογή Insert> Link. Πληκτρολογήστε μια αναζήτηση στο παράθυρο διαλόγου και η Google θα εμφανίσει σελίδες που αντιστοιχούν στην αναζήτηση σας - κάντε κλικ σε ένα για να δημιουργήσετε έναν σύνδεσμο προς την επιλεγμένη διεύθυνση.
Διαμορφώστε τις μορφές κειμένου σας
Αντί να διαμορφώσετε με μη αυτόματο τρόπο κάθε κομμάτι κειμένου στο έγγραφό σας, θα πρέπει να διαμορφώσετε το κείμενό σας χρησιμοποιώντας στυλ. Αυτό σημαίνει ότι, αντί να ορίσετε όλους τους τίτλους σας σε ένα συγκεκριμένο μέγεθος γραμματοσειράς και έντονο κείμενο, θα πρέπει να κάνετε κλικ στο πλαίσιο στυλ και να τα ορίσετε σε "Επικεφαλίδα 1."
Μπορείτε επίσης να επεξεργαστείτε εύκολα τις ρυθμίσεις γραμματοσειράς που χρησιμοποιούνται για διαφορετικά στυλ. Αρχικά, διαμορφώστε κάποιο κείμενο για να χρησιμοποιήσετε τον τύπο μορφοποίησης που θέλετε να χρησιμοποιήσετε για ένα στυλ. Επιλέξτε αυτό το κείμενο, κάντε κλικ στο πλαίσιο στυλ στο επάνω μέρος της οθόνης και κάντε κλικ στο βέλος στα δεξιά του στυλ που θέλετε να τροποποιήσετε. Κάντε κλικ στην επιλογή "Ενημέρωση" Όνομα στυλ "για αντιστοίχιση" και το στυλ θα χρησιμοποιήσει τώρα τον τύπο μορφοποίησης που επιλέξατε.
Για να αποθηκεύσετε αυτά τα προσαρμοσμένα στυλ και να τα χρησιμοποιήσετε σε άλλα έγγραφα, κάντε κλικ στο μενού "Επιλογές" στο κάτω μέρος της λίστας εδώ και επιλέξτε "Αποθήκευση ως προεπιλεγμένα στυλ".
Διαχειριστείτε το προσωπικό σας λεξικό
Εάν τα Έγγραφα Google πιστεύουν ότι μια λέξη είναι τυπογραφικό λάθος, αλλά γνωρίζετε ότι είναι σωστό, μπορείτε να κάνετε δεξί κλικ στη λέξη υπογραμμίζει και να επιλέξετε Προσθήκη στο προσωπικό λεξικό. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Εργαλεία> Προσωπικό λεξικό και επεξεργαστείτε τη λίστα λέξεων στο προσωπικό σας λεξικό. Αν κατά λάθος προσθέσετε μια λέξη με λάθος λέξη σε αυτήν τη λίστα, θα πρέπει να την καταργήσετε από εδώ πριν προειδοποιήσει το Google γι 'αυτό ξανά.
Αυτή η επιλογή είναι μια αρκετά πρόσφατη λειτουργία - προηγουμένως, τα Έγγραφα Google δεν θα σας επέτρεπαν να καταργήσετε λέξεις που προσθέσατε σε αυτήν τη λίστα. Ίσως θελήσετε να δείτε τη λίστα και βεβαιωθείτε ότι δεν έχετε προσθέσει τυχαία λάθος λέξεις στη λίστα στο παρελθόν.
Αντιγραφή και επικόλληση με το Πρόχειρο Web
Τα Έγγραφα Google διαθέτουν μια λειτουργία προβολής ιστού που μοιράζεται σε όλα τα Έγγραφα, τα Φύλλα και τις Παρουσιάσεις Google. Αυτό το πρόχειρο συσχετίζεται με το λογαριασμό σας Google, οπότε θα σας ακολουθήσει σε όλους τους υπολογιστές που χρησιμοποιείτε. Σε αντίθεση με το πρότυπο πρόχειρο του λειτουργικού σας συστήματος, το πρόχειρο ιστού μπορεί να περιέχει πολλά στοιχεία. Το πρόχειρο υποστηρίζει κείμενο, εικόνες, σχέδια και άλλα κομμάτια δεδομένων από έγγραφα της Google.
Για να χρησιμοποιήσετε αυτήν τη λειτουργία, επιλέξτε κάποιο κείμενο, κάντε κλικ στην επιλογή Επεξεργασία, χρησιμοποιήστε το μενού Πρόχειρο Web. Αυτός είναι ο καλύτερος τρόπος για την αντιγραφή ορισμένων τύπων δεδομένων, όπως σχεδίων, μεταξύ διαφορετικών τύπων εγγράφων Google. Τα στοιχεία που αποθηκεύετε στο πρόχειρο ιστού σας θα διαγραφούν μετά από 30 ημέρες, αν δεν επικοινωνήσετε μαζί τους.
Χρησιμοποιήστε το εργαλείο έρευνας
Τα Έγγραφα Google περιέχουν μια πλευρική γραμμή σχεδιασμένη για έρευνα - ανοίξτε την κάνοντας κλικ στην επιλογή Εργαλεία> Έρευνα. Αυτή η πλαϊνή μπάρα σας επιτρέπει να αναζητήσετε εικόνες, προσφορές και αποτελέσματα ιστού, ώστε να μπορείτε εύκολα να τα εισαγάγετε σε ένα έγγραφο. Επίσης διευκολύνει την αναζήτηση ακαδημαϊκών σπουδών και εισάγει γρήγορα τις κατάλληλες υποσημειώσεις ή αναφορές για μορφές αναφοράς MLA, APA ή Chicago. Μπορείτε επίσης να εισαγάγετε γρήγορα αναφορές σε αποτελέσματα ιστού - μπορεί να είναι ένας εύκολος τρόπος για να δημιουργήσετε μια βιβλιογραφία για ένα σχολικό χαρτί.
Εγκατάσταση πρόσθετων
Τα πρόσθετα είναι ένα αρκετά νέο χαρακτηριστικό. Αυτά είναι κομμάτια λογισμικού άλλων κατασκευαστών που έχουν δημιουργηθεί με το Google Apps Script. Μπορείτε να τα εγκαταστήσετε κάνοντας κλικ στην επιλογή Εργαλεία> Διαχείριση πρόσθετων. Μπορούν στη συνέχεια να χρησιμοποιηθούν από το μενού Add-ons.
Για παράδειγμα, μπορείτε να εγκαταστήσετε ένα πρόσθετο θησαυρού που σας επιτρέπει να επιλέξετε οποιαδήποτε λέξη και να κάνετε κλικ στο στοιχείο Πρόσθετα> Θησαυρός> Εύρεση συνωνύμων για επιλεγμένο Word για να δείτε συνώνυμα ενώ γράφετε ένα έγγραφο. Άλλα πρόσθετα περιλαμβάνουν έναν εύκολο δημιουργό βιβλιογραφίας, ένα εργαλείο διαγράμματος και μια γεννήτρια περιεχομένου.
Τα Έγγραφα Google έχουν και περισσότερα κόλπα στο μανίκι του. Το μενού Αρχείο> Λήψη ως είναι ιδιαίτερα χρήσιμο, επιτρέποντάς σας να κάνετε λήψη του εγγράφου σας σε πολλές διαφορετικές μορφές. Μπορείτε να το κατεβάσετε ως έγγραφο PDF ή Microsoft Office εάν θέλετε να υποβάλετε ή να στείλετε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο έγγραφο σε συγκεκριμένη μορφή αρχείου.
