Top 10 λογισμικό διαχείρισης έργου για απομακρυσμένες ομάδες

Έχετε πρόβλημα με την επικοινωνία με την απομακρυσμένη ομάδα σας; Μοιράστηκε το λανθασμένο αρχείο με την ομάδα και χρειάζονται 3 ώρες για να τους ξαναστείλουν ένα προς ένα ξανά; Η απομακρυσμένη ομάδα σας παρερμηνεύει τα ορόσημα του έργου σας και μάλιστα αντικειμενικά; Δεν αισθάνεται ποτέ καλό να έχουμε αυτές τις συγκρούσεις ενώ παράλληλα φέρνετε το άγχος του να κάνετε το έργο, αλλά μπορείτε στην πραγματικότητα να εξαλείψετε αυτά τα ζητήματα χρησιμοποιώντας το λογισμικό διαχείρισης έργων στο διαδίκτυο.

Η άνοδος των απομακρυσμένων ομάδων οδήγησε στην παραγωγή αρκετών μεγάλων ηλεκτρονικών συστημάτων διαχείρισης έργων για την αντιμετώπιση των προβλημάτων των ομάδων που αντιμετωπίζουν προβλήματα παραγωγικότητας και την ανάγκη για ενημερώσεις σε πραγματικό χρόνο. Το ηλεκτρονικό λογισμικό διαχείρισης έργων όχι μόνο σπάει το εμπόδιο της απόστασης παρέχοντας άμεση επικοινωνία με τους συνεργάτες αλλά και παρέχοντας ένα περιβάλλον ανταλλαγής που κάθε συνεργάτης μπορεί να πάρει την ίδια ενημέρωση, το ίδιο αρχείο και την ίδια τεκμηρίωση.

Είναι μόνο η ώρα να το ανακαλύψετε, αλλά αποφασίσαμε να σας παρουσιάσουμε 10 online λογισμικά διαχείρισης έργων που παρέχουν τους τόνους των χρήσιμων χαρακτηριστικών για εσάς, όπως ρύθμιση και κοινή χρήση εργασιών, ενημερώσεις σε πραγματικό χρόνο, κοινή χρήση αρχείων και ακόμη και σε απευθείας σύνδεση wiki. Ξεχάστε να μπείτε στο πρόβλημα σε κάθε πτυχή της διαχείρισης έργων, τώρα πρέπει μόνο να συνδεθείτε στον ιστό για να αποκτήσετε πρόσβαση στο σύστημα διαχείρισης έργων "όλα σε ένα"!

1. activeCollab

Το ActiveCollab βοηθά τους συνεργάτες μέσω των λειτουργιών εξοικονόμησης χρόνου και εύκολης χρήσης. Οι ηγέτες του έργου μπορούν να ορίσουν ορόσημα για την ομάδα, να προσθέσουν μέλη της ομάδας, να αναθέσουν εργασίες και να ενημερωθούν μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για ενημερώσεις σχετικά με το έργο. Επίσης, όταν απαντάτε ή δημοσιεύετε ένα σχόλιο, δεν χρειάζεται να συνδεθείτε στην πραγματικότητα, μπορείτε να απαντήσετε και να δημοσιεύσετε σχόλια μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Με το ActiveCollab, οι ηγέτες των ομάδων μπορούν να παρέχουν ενημερώσεις σε πραγματικό χρόνο στους εργολάβους / πελάτες τους, δίνοντάς τους πρόσβαση στο ίδιο το σύστημα. Έχω χρησιμοποιήσει προσωπικά αυτό και έχω δει ότι είναι αρκετά ευέλικτο για να δώσει στους χρήστες άδεια σχετικά με τις λειτουργίες που θα χρησιμοποιήσουν.

Κοινή χρήση αρχείων, παρακολούθηση χρόνου, τιμολόγηση, διαχείριση έργου και ειδοποιήσεις, όλα σε ένα μέρος: στον διακομιστή ιστού σας.

2. Assembla

Η Assembla διαθέτει ένα σύστημα έκδοσης εισιτηρίων όπου οι ομάδες σε απομακρυσμένους χώρους έχουν εκτελεστεί εργασίες μέσω εισιτηρίων. Έχω χρησιμοποιήσει αυτό και προσωπικά, θεωρώ ότι είναι λίγο συγκεχυμένη στην αρχή, αλλά μετά από να περάσει λίγο χρόνο με αυτό, έχω ακριβώς πώς λειτουργεί. Είναι σαν ένα από αυτά τα σε απευθείας σύνδεση φόρουμ όπου οι άνθρωποι μιλάνε για πράγματα, μόνο εδώ, ο ηγέτης του έργου είναι αυτός που ελέγχει το μεγαλύτερο μέρος του παιχνιδιού.

Υπάρχουν ενσωματωμένα wiki για να βοηθήσουν τους νέους χρήστες να περιηγηθούν στη διαδρομή τους και η Assembla ενθαρρύνει τους χρήστες της να διαβάζουν και να ακολουθούν τις οδηγίες.

3. Basecamp

Δημιουργήθηκε από 37signals, μια εταιρεία που πιστεύει ότι λιγότερα είναι περισσότερα, το Basecamp επικεντρώνεται στην επικοινωνία μεταξύ των χρηστών για να επιτύχει τη βέλτιστη απόδοση. Αντί να στέλνουν μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε πολλά άτομα, οι χρήστες μπορούν να δημοσιεύσουν απευθείας στο Basecamp και να αφήσουν τους ανθρώπους να συμμετάσχουν στην ανάρτηση, εξαλείφοντας τα ακατάστατα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στα εισερχόμενα όλων.

Όταν πρόκειται για κοινή χρήση αρχείων, το Basecamp υποστηρίζει όλες τις δημοφιλείς μορφές αρχείων, που κυμαίνονται από τα έγγραφα λέξεων έως τις εικόνες σε οποιοδήποτε τύπο αρχείου. Όταν πρόκειται για αναθεωρήσεις, τα φορτωμένα αρχεία με το ίδιο όνομα αρχείου δεν θα αντικαταστήσουν τα υπάρχοντα αρχεία και το παλαιότερο αρχείο θα αρχειοθετηθεί έτσι ώστε οι χρήστες να μπορούν να δουν ποιες αλλαγές έχουν γίνει. Για τις μεταφορτωμένες εικόνες, οι χρήστες προβαίνουν σε προεπισκόπηση πριν από τη λήψη του αρχείου.

4. Κεντρική επιφάνεια εργασίας

Όπως ακριβώς και κάθε ηλεκτρονικό λογισμικό διαχείρισης έργων, η χρήση του Central Desktop θα σας επιτρέψει να εργαστείτε οπουδήποτε εφ 'όσον υπάρχει σύνδεση στο διαδίκτυο. Είναι καλό να έχουμε μια πλατφόρμα βασισμένη σε σύννεφο για να δουλέψετε, εξαλείφοντας την ακαταστασία στον πελάτη σας, διατηρώντας έτσι τον εαυτό σας οργανωμένο.

Οι χρήστες μπορούν να παρακολουθήσουν τον εντοπισμό στιγμιαίου χρόνου, το web-conferencing σε πραγματικό χρόνο (που είναι πολύ σημαντικό για κάθε εργαλείο συνεργασίας), ενσωματωμένο instant messenger, άμεση επεξεργασία εγγράφων (όπως τα Έγγραφα Google) και πολλά άλλα.

Η κεντρική επιφάνεια εργασίας διαθέτει επίσης ένα κομψό χαρακτηριστικό που μοιάζει με Twitter, όπου οι χρήστες μπορούν να δημοσιεύουν ενημερώσεις σχετικά με την κατάστασή τους. Περιέχει επίσης φόρουμ συζήτησης για τις ομάδες για να συζητήσουν τις ιδέες τους (πράγμα που είναι καλό, ειδικά όταν οι άνθρωποι ζουν σε διαφορετικές ζώνες ώρας).

5. Συγκέντρωση

Εάν είστε χρήστης wiki, τότε το Confluence θα είναι εύκολο για σας. Αν και δεν είναι το συνηθισμένο wiki, εξακολουθεί να ενσωματώνει πολλά παρόμοια χαρακτηριστικά όπως η δημιουργία περιεχομένου για όλους τους χρήστες, έξυπνη αναζήτηση, συζήτηση και πολλά άλλα. Η κοινή χρήση αρχείων γίνεται μέσω μεταφοράς και απόθεσης. Η confluence, σε αντίθεση με άλλα λογισμικά διαχείρισης έργων, επικεντρώνεται περισσότερο στην τεκμηρίωση και την ανταλλαγή πληροφοριών. Για μεγάλα έργα, η σωστή τεκμηρίωση είναι σίγουρα το κλειδί για μια πιο οργανωμένη εκτέλεση των πραγμάτων.

Όπως το WordPress, υπάρχουν επίσης πολλά πρόσθετα που μπορούν να εγκαταστήσουν οι χρήστες για το σύστημα, το καθένα με το δικό του σκοπό. Και όπως λένε οι άνθρωποι, το καλύτερο χαρακτηριστικό είναι η ικανότητά του να ενσωματώνεται με το Microsoft Office. Αυτό, από μόνο του, λέει πολλά.

6. Kapost

Το Kapost είναι ένα λογισμικό διαχείρισης που είναι ιδανικό για bloggers και συγγραφείς σε συνεργασία. Πρόκειται για μια εικονική αίθουσα ειδήσεων όπου οι χρήστες μπορούν να παρουσιάσουν μια ιδέα και να την εγκρίνουν από έναν συντάκτη. Υπάρχουν τρεις τύποι χρηστών εδώ, οι συντάκτες, οι συνεισφέροντες και οι συνδρομητές. Οι συντάκτες μπορούν να εγκρίνουν, να αναθέτουν και να απορρίπτουν ιδέες σε συνεισφέροντες.

Ο Kapost έχει επίσης ενσωματωμένο χαρακτηριστικό για πληρωμές ανά θέση, αν και δεν το έχω δοκιμάσει προσωπικά, νομίζω ότι είναι ένα πολύ καλό χαρακτηριστικό, ειδικά όταν εργάζεστε με μια πολύ διαφορετική ομάδα σε μια πληρωμή με βάση την παραγωγή.

Το θέμα για τον Kapost είναι ότι κάνει τους χρήστες να εστιάζουν περισσότερο στις έννοιες, αυξάνοντας την ποιότητα του περιεχομένου. Είναι σαν μια πραγματική αίθουσα ειδήσεων, όπου οι άνθρωποι σκέπτονται μαζί.

7. Producteev

Το Producteev λειτουργεί σαν μια ηλεκτρονική λίστα που σας ειδοποιεί σε πραγματικό χρόνο για το τι συμβαίνει μέσω e-mail, IM ή iPhone. Οι ηγέτες των ομάδων μπορούν να δημιουργήσουν ένα εικονικό χώρο εργασίας και να τοποθετήσουν τους συνεργάτες τους, να δημιουργήσουν εργασίες και να τους αναθέσουν σε άτομα, να προσθέσουν προθεσμίες και να δημιουργήσουν έκθεση παραγωγικότητας.

8. Ομάδα ομάδας

Τα εισερχόμενά σας απομακρύνονται; Το Teambox λύνει πραγματικά αυτό το πρόβλημα οργανώνοντας έξυπνα σχέδια, σας λέει ποια συνομιλία πρέπει να εξετάσετε, ποιες είναι οι προτεραιότητες κ.λπ..

Το διασκεδαστικό μέρος που βλέπω εδώ είναι ότι οι χρήστες μπορούν να δημοσιεύουν ενημερώσεις κατάστασης, όπως και το Facebook, εκτός από το ότι λένε στα μέλη του έργου την πρόοδό τους. Σε αντίθεση με άλλα συστήματα, το Teambox είναι ίσως ένα από τα λίγα λογισμικά που δεν θα σας κάνουν να ψάξετε για το αρχείο βοήθειας επειδή τα πράγματα είναι τόσο απλά και εύκολα κατανοητά διαισθητικά.

9. TeamLab

Το TeamLab είναι μια πλατφόρμα δωρεάν διαχείρισης για μικρές και μεσαίες επιχειρήσεις. Η χρήση του TeamLab είναι σαν να έχετε ένα κοινωνικό δίκτυο μέσα στην εταιρεία σας. Μπορείτε να δημιουργήσετε αναρτήσεις ιστολογίου που μπορεί να δει ολόκληρη η εταιρεία και η πλατφόρμα έχει επίσης άλλα κοινωνικά φιλικά χαρακτηριστικά όπως ανακοινώσεις σε ολόκληρη την εταιρεία, ώστε να μην μείνει κανείς πίσω, δημοσκοπήσεις για τη συγκέντρωση της κοινής γνώμης και πολλά άλλα. Τα μέλη μπορούν ακόμη να ξεκινήσουν τις δικές τους συζητήσεις για τα φόρουμ, καθιστώντας όλη την εταιρεία εμπλεκόμενη σε κάθε δραστηριότητα που τους αρέσει.

Ένα άλλο αξιοσημείωτο χαρακτηριστικό είναι ο εσωτερικός συνομιλητής συνομιλίας που συνδέει κάθε μέλος, εξαλείφοντας τη χρήση άλλων ΔΥ για επικοινωνία εργασίας.

10. Ο γιατρός του χρόνου

Ο Χρόνος γιατρός με είχε μειώσει δραματικά τον χαμένο χρόνο όπως στον κόσμο που ζούμε τώρα, ο χρόνος μπορεί να κάνει ή να σπάσει μια ολόκληρη εταιρεία.

Τα βασικά χαρακτηριστικά του περιλαμβάνουν μια προαιρετική παρακολούθηση οθόνης για τους απομακρυσμένους υπαλλήλους (κάτι που είναι λίγο διεισδυτικό, κατά τη γνώμη μου, αλλά θα κάνει τη δουλειά), αυτόματη παραγωγή ημερήσιων αναφορών, παρακολούθηση των ιστοσελίδων και εφαρμογών που χρησιμοποιούνται και πολλά άλλα χαρακτηριστικά παρακολουθήστε κάθε δυνατή ενέργεια ενός χρήστη στον υπολογιστή του. Πρέπει να πω, αν θέλετε να είστε αυστηροί με κάθε πένα που πληρώνετε, ο Time Doctor είναι αυτό που ψάχνετε.