Πώς να τοποθετήσετε ψηφιακές υπογραφές σε οποιοδήποτε έγγραφο / συσκευή [Quicktip]

Σε αυτήν την ψηφιακή εποχή, τα έγγραφα μεταφέρονται ασύρματα και οι υπάλληλοι δεν παρέχουν πλέον υπογραφές για τα έγγραφα που απελευθερώνουν. Σε ορισμένες περιπτώσεις, όταν απαιτείται υπογραφή, χρειάζεται μόνο να εκτυπώσετε το έγγραφο για να εφαρμόσετε μια υπογραφή, να το σαρώσετε και να στείλετε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου πίσω. Η σωματική σας παρουσία στο χώρο υπογραφής δεν είναι απαραίτητη, αν και για ορισμένους, όλα αυτά εξακολουθούν να θεωρούνται ταλαιπωρία.

Αντί αντί να χάνουμε χαρτί, μελάνι και χρόνο, γιατί να μην χρησιμοποιήσουμε ψηφιακή υπογραφή; Αυτό το άρθρο θα σας δείξει πώς να αφήσετε ψηφιακή υπογραφή στα έγγραφά σας. Η υπογραφή μπορεί επίσης να εφαρμοστεί απευθείας στα smartphones και τα tablet σας με το μελάνι DocuSign.

Το DocuSign Ink είναι μια εφαρμογή που επιτρέπει στους χρήστες να αφήνουν υπογραφές ηλεκτρονικά, να συμπληρώνουν μια φόρμα, να επιστρέφουν το υπογεγραμμένο έγγραφο στο ηλεκτρονικό σας ταχυδρομείο ως συνημμένο ή να το στέλνουν ως ηλεκτρονικό ταχυδρομείο αλλού. Μπορείτε επίσης να τα κρατήσετε στο χώρο αποθήκευσης σύννεφων για χρήση αργότερα.

Ξεκινώντας με το μελάνι DocuSign

Για να ξεκινήσετε να δημιουργείτε τη δική σας ψηφιακή υπογραφή, μεταβείτε στη σελίδα μελάνης DocuSign, κάντε λήψη και εγκαταστήστε τη στη συσκευή σας. Μπορείτε επίσης να κάνετε λήψη απευθείας από το Apple App Store και το Android Market.

Μόλις εγκατασταθεί, ανοίξτε την εφαρμογή και συμπληρώστε τις πληροφορίες σας για σκοπούς εγγραφής. Μπορείτε επίσης να εγγραφείτε με το Google ID, το Facebook και το Yahoo!.

Μετά την εγγραφή, συνδεθείτε στην εφαρμογή και θα δείτε ένα στιγμιότυπο οδηγό. Τώρα το πρώτο πράγμα που πρέπει να κάνετε είναι να ορίσετε την ταυτότητά σας, έτσι θα είναι εύκολο να τοποθετήσετε μια υπογραφή στα έγγραφά σας. Κάντε κλικ στο κουμπί 'Ταυτότητα'.

Θα μεταφερθείτε στην ταυτότητά σας στο DocuSign, κάντε κλικ στο 'Διαχείριση της υπογραφής σας'.

Στη σελίδα "Διαχείριση υπογραφής", μπορείτε να αλλάξετε το όνομά σας και τα αρχικά που θα χρησιμοποιηθούν σε έγγραφα. Στη συνέχεια, μεταβείτε στην ενότητα "Σχεδίαση της υπογραφής σας" για να ξεκινήσετε να τοποθετείτε την υπογραφή σας και στη συνέχεια να ακολουθήσετε τα αρχικά σας. Μόλις είστε ικανοποιημένοι με το τελικό αποτέλεσμα, κάντε κλικ στο κουμπί 'Εγκρίνετε'.

Θα δείτε μια προεπισκόπηση της υπογραφής και των πρωτοτύπων σας, κάντε κλικ στο "Τέλος" εάν είστε ικανοποιημένοι.

Τοποθετήστε μια υπογραφή στο ψηφιακό έγγραφο

Η ταυτότητά σας DocuSign ID είναι πλέον ενημερωμένη, ανοίξτε οποιοδήποτε έγγραφο στη συσκευή σας από το χώρο αποθήκευσης της συσκευής σας, το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο ή ακόμα και το σύννεφο. Μόλις το έγγραφο ανοίξει, θα δείτε ένα κουμπί στην επάνω δεξιά γωνία του εγγράφου σας που αναφέρει το μήνυμα 'Άνοιγμα στο DocuSign Ink'. Κάντε κλικ σε αυτό το κουμπί.

Το έγγραφο θα ανοίξει τώρα στην εφαρμογή μελάνης DocuSign. Στη σελίδα όπου θέλετε να τοποθετήσετε την υπογραφή σας, κάντε κλικ στο κουμπί μολυβιού στην επάνω δεξιά γωνία για να δείτε μια πτυσσόμενη επιλογή.

Τώρα κρατήστε πατημένο το κουμπί "Υπογραφή" και σύρετε το πάνω στο σημείο όπου θέλετε να τοποθετήσετε την υπογραφή.

Μόλις τοποθετηθεί, θα δείτε μια στρογγυλεμένη γωνία γύρω από την υπογραφή, σύρετέ το ξανά για να αλλάξετε το μέγεθος της υπογραφής σας ώστε να ταιριάζει στο μέγεθος του εγγράφου.

Όταν είστε ικανοποιημένοι, κάντε κλικ στο κουμπί 'Τέλος' στην επάνω δεξιά πλευρά της εφαρμογής μελάνης DocuSign και πατήστε 'Ναι' για επιβεβαίωση.

Αφού αποθηκευτεί, το έγγραφό σας θα φυλάσσεται στο χώρο αποθήκευσης του DocuSign Ink που ονομάζεται 'DocuVault'. Τώρα μπορείτε να στείλετε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο έγγραφο σε οποιαδήποτε διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου κάνοντας κλικ στο κουμπί 'Email' ή μπορείτε να το διαγράψετε μόνιμα.

συμπέρασμα

Όχι μόνο είναι εύκολο να χρησιμοποιήσετε το Ink DocuSign, αλλά και εξοικονομείτε χρόνο και αποτρέπει την άσκοπη εκτύπωση ενός εγγράφου που δεν χρειάζεται να διατηρηθεί. Τώρα μπορείτε να αποθηκεύσετε την υπογραφή σας με ασφάλεια με το Ink DocuSign και να επαναλάβετε την ίδια διαδικασία για όλα τα έγγραφά σας στο μέλλον.