Οδηγός σε ηλεκτρονικές συνεργασίες Χρήσιμες συμβουλές, εργαλεία και εφαρμογές

Η τέχνη της online συνεργασίας έχει ρυθμιστεί αργά μέσα σε λίγες δεκαετίες. Κάποιος θα μπορούσε να υποστηρίξει ότι η ψηφιακή δικτύωση ξεκίνησε με τη δημοτικότητα των κινητών κινητών τηλεφώνων. Αλλά ο Παγκόσμιος Ιστός έχει επεκταθεί για να δημιουργήσει ένα χώρο συνάντησης όπου οι ιδέες μπορούν να εξελιχθούν σε κάτι πολύ πραγματικό και απτό. Η συνεργασία με ομάδα οποιουδήποτε μεγέθους απαιτεί κάποιο συμβιβασμό. Και με τα σωστά εργαλεία και ιδεολογίες είναι δυνατόν να οικοδομηθούν μερικές από τις μεγαλύτερες τεχνολογικές εξελίξεις του μέλλοντος.

Φαίνεται πολύ πιο εύκολο να το κάνετε αυτό γραπτώς από ό, τι πρέπει να θέσετε σε κίνηση τις ιδέες σας. Πρέπει να σκεφτείτε όλοι με την ίδια σελίδα και να επικοινωνήσετε αποτελεσματικά τις ιδέες τους. Αυτό απαιτεί ισχυρή ηγεσία και τη σωστή πλατφόρμα για την προώθηση δημιουργικών προσπαθειών. Σε αυτό το άρθρο θέλω να μοιραστώ μερικούς από τους δείκτες μου για να βοηθήσω την ομάδα σας να συνεργαστεί στο διαδίκτυο.

Η διοργάνωση της ομάδας

Πάνω από πολλές δοκιμές και λάθη έχω καταλήξει στο συμπέρασμα ότι η οργάνωση είναι η νούμερο ένα συμβουλές που πρέπει να ακολουθήσετε. Εάν απομακρύνετε κάτι από αυτό το άρθρο, θα πρέπει να είναι πώς να οργανώσετε την ομάδα σας.

(Εικόνα Πηγή: applec2400)

Κάθε έργο μπορεί να χρειαστεί διαφορετικό τρόπο οργάνωσης. Πρέπει να έχετε μια καθαρή μέθοδο για να μοιράζεστε ιδέες και να ομαδοποιείτε σχετικά θέματα μαζί. Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο είναι μια προφανής επιλογή δεδομένου ότι μπορείτε να ορίσετε κατηγορίες και ετικέτες για αρχειοθετημένες συζητήσεις. Αλλά δεν είναι τόσο μεγάλη για την κοινή χρήση σε πραγματικό χρόνο μεταξύ πολλών ανθρώπων.

Ιδιωτικά φόρουμ

Οι εφαρμογές συνομιλίας είναι μια άλλη λύση, αλλά δεν είναι τόσο μεγάλη για την αποθήκευση παλαιότερων συνομιλιών κειμένου. Αυτό σημαίνει ότι είναι εξαιρετικά δύσκολο να οργανώσετε τις πληροφορίες ή ακόμα και να έχετε πρόσβαση σε αυτές αργότερα.

Πιστεύω ότι ένας ιδιωτικός πίνακας συζήτησης μπορεί να είναι το ιδανικό μέρος για να μοιραστείτε αυτές τις ιδέες. Κάθε μέλος της ομάδας σας μπορεί να δημιουργήσει νέα θέματα και να απαντήσει σε σχόλια σε πραγματικό χρόνο. Δεν έχει σημασία ποιος είναι συνδεδεμένος, καθώς όλες οι παλαιότερες θέσεις είναι σπειρωμένες με γραμμικό τρόπο. Μπορείτε επίσης να τα ομαδοποιήσετε σε κατηγορίες και υποκατηγορίες στην αρχική σελίδα του φόρουμ.

Συνήθως οι περισσότεροι οικοδεσπότες Ιστού θα προεπιλογή σε περιβάλλον διακομιστή PHP / MySQL. Για λύσεις ανοιχτού κώδικα συστήνω phpBB ή απλά μηχανήματα. Κάθε ένα έχει το δικό του σύνολο προτύπων ιστού που είναι ιδανικό για μικρές συνεργασίες ομάδας. Και τα δύο σενάρια είναι ακόμα σε ενεργό ανάπτυξη και δεν δείχνουν κανένα σημάδι να σταματήσουν σύντομα.

Αναθέτοντας τις εργασίες

Ένας άλλος μεγάλος οδικός αποκλεισμός που θα αντιμετωπίσει η ομάδα σας είναι η οργάνωση εργασιών. Αυτά μπορούν να περιλαμβάνουν τα πάντα, από το μάρκετινγκ, την ανάπτυξη περιεχομένου, το σχεδιασμό / γραφικά και την κωδικοποίηση του μενού ή του backend μιας ιστοσελίδας, καθώς και άλλες σημαντικές εργασίες που πρέπει να κάνετε.

Όσον αφορά τη διαχείριση εργασιών, υπάρχουν περισσότερες από αρκετές αμειβόμενες λύσεις που πρέπει να λάβετε υπόψη. Το Flow είναι ένα όμορφα σχεδιασμένο σύστημα διαχείρισης εργασιών που έχει σχεδιαστεί για μικρές και μεγάλες ομάδες. Οι εργασίες μπορούν να ομαδοποιηθούν σε μορφή λίστας ή να εμφανιστούν σε μηνιαίο ημερολόγιο. Επιπλέον, μπορείτε να οργανώσετε τις εργασίες σε κατηγορίες και ετικέτες και να τις προσαρτήσετε σε έναν συγκεκριμένο χρήστη. Η εταιρεία έχει αναπτύξει ακόμη εφαρμογές Flow για συσκευές iPhone και Android. Δυστυχώς, το σύστημα διαχείρισης τους θα κοστίσει μέχρι και τα $ 100 / έτος και αυτό δεν είναι αξιόπιστο για πολλές μικρές επιχειρήσεις.

(Εικόνα Πηγή: Dhaval Motghare)

Για μια δωρεάν λύση συστήνω Wunderlist. Αυτό πρέπει να είναι ένα από τα καλύτερα δωρεάν συστήματα διαχείρισης εργασιών που μπορείτε να βρείτε online. Η εφαρμογή ιστού είναι πολύ διαισθητική και σας επιτρέπει να μοιραστείτε με άλλους φίλους στο δίκτυό σας. Αυτό σημαίνει ότι μπορείτε να δημιουργήσετε ένα χώρο εργασίας του έργου και οι νέες εργασίες που δημιουργείτε θα συγχρονίζονται αυτόματα στους λογαριασμούς τους! Η λίστα Wunderlist υποστηρίζει Mac OSX και Windows, καθώς και κινητές εφαρμογές iPhone, iPad και Android.

Cloud Storage

Η αποθήκευση των αρχείων σας στο Cloud έχει γίνει σχεδόν απαραίτητη σύγχρονη λύση για την αποθήκευση αρχείων και την κοινή χρήση αρχείων. Υπάρχουν τόσες πολλές εφαρμογές που μπορείτε να βρείτε που προσφέρουν αποθηκευτικό χώρο σε σύννεφο για όλα τα αρχεία έργου της ομάδας σας.

Ο σκοπός είναι να δημιουργηθεί μια ενιαία περιοχή όπου όλοι μπορούν να έχουν πρόσβαση σε σημαντικά αρχεία οποιαδήποτε στιγμή της ημέρας. Αυτό είναι σημαντικό εάν συνεργαζόμαστε με ανθρώπους από διάφορα μέρη του κόσμου και ζούμε σε τελείως διαφορετικές ζώνες ώρας. Θα ήταν δύσκολο να παραμείνετε πάντα σε συγχρονισμό μεταξύ τους. Αλλά η αποθήκευση σύννεφων έχει αλλάξει δραματικά την κατάσταση προς το καλύτερο.

Το CloudApp είναι ίσως η πρώτη ιδέα που έρχεται στο μυαλό. Οι pro λογαριασμοί τους είναι πολύ λογικοί και δεν έχετε σχεδόν καθόλου όρια στο συνολικό αριθμό των αρχείων που μπορείτε να ανεβάσετε. Οι ελεύθεροι χρήστες δεν θα βλέπουν ποτέ τη λήξη του λογαριασμού τους, επομένως όλα τα αρχεία τους αποθηκεύονται με ασφάλεια στο CloudApp για όσο διάστημα χρειάζεται.

Μια άλλη λύση είναι η Droplr, η οποία είναι μια νεότερη εφαρμογή στη σκηνή Cloud Hosting. Έχουν επίσης κατασκευαστεί λογισμικό για λειτουργικά συστήματα Windows και Mac, πράγμα που σημαίνει ότι μπορείτε να παρακάμψετε εντελώς τη διεπαφή ιστού. Η μόνη διαφορά μεταξύ αυτών των δύο εφαρμογών είναι ο σχεδιασμός τους και οι χάρτες τιμολόγησης του UI. Ρίξτε μια ματιά στα δύο και δείτε αν θα προτιμούσατε το ένα πάνω στο άλλο.

Εφαρμογές Google Web

Όταν συζητάμε για συνεργασία στο Cloud, δεν μπορούμε να ξεχάσουμε το Google. Τα πρωτοποριακά προϊόντα τους έχουν ωθήσει τα όρια στον τομέα της τεχνολογίας του Διαδικτύου και έχουν τοποθετήσει τα δωρεάν εργαλεία στα χέρια των επιχειρηματιών. Το αγαπημένο μου παράδειγμα πρέπει να είναι τα Έγγραφα Google, όπου μπορείτε να δημιουργήσετε έναν απεριόριστο αριθμό εγγράφων λέξης, υπολογιστικών φύλλων και παρουσιάσεων. Το μόνο που χρειάζεστε είναι ένας Λογαριασμός Google και το τεράστιο δίκτυο των κτηματομεσιτικών μονάδων server θα κρατήσει τα αρχεία σας αποθηκευμένα με ασφάλεια.

Το καλύτερο μέρος είναι το μοναδικό σύστημα κοινής χρήσης και το εύκολο στη χρήση περιβάλλον εργασίας. Αφού εισέλθετε σε ένα έγγραφο, μπορείτε να επεξεργαστείτε τις ρυθμίσεις απορρήτου κάνοντας κλικ στο “Μερίδιο” στην επάνω δεξιά γωνία. Αυτό θα εμφανίσει επιλογές στις οποίες μπορείτε να ανοίξετε το έγγραφο στο κοινό ή να περιορίσετε έναν επιλεγμένο αριθμό ατόμων. Αυτά διοικούνται από διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, επομένως ακόμα και αν τα μέλη της ομάδας σας δεν διαθέτουν Λογαριασμό Google, μπορούν ακόμα να συνδεθούν και να επεξεργαστούν το περιεχόμενο.

Εργασία στο κινητό

Όλοι δεν έχουν κάνει τη μετάβαση από την πλατφόρμα σε κινητές πλατφόρμες. Χορηγημένος εξακολουθεί να υπάρχει μια μεγάλη ανάγκη για τη χρήση επιτραπέζιων υπολογιστών που προσφέρει άφθονο οθόνη ακινήτων, για να μην αναφέρουμε την υποστήριξη για χιλιάδες εφαρμογές. Αλλά τα κινητά τηλέφωνα που εκτελούν iOS ή Android γίνονται γρήγορα ο κανόνας της λαϊκής κουλτούρας.

Παρατηρούμε ακόμη μικρά παιδιά που κάνουν λήψη νέων εφαρμογών στο iPhone ή στο iPod Touch. Είναι δύσκολο να αγνοήσετε την αγορά των κινητών όταν πρόκειται για συνεργασίες στο διαδίκτυο. Υπάρχουν τόσα πολλά προϊόντα διαθέσιμα, αλλά μόνο τα πιο διαβόητα έχουν τη δυνατότητα να κυκλοφορούν εφαρμογές για κινητά.

Δύο μεγάλα παραδείγματα περιλαμβάνουν το Basecamp με 37 σήματα και το Socialcast. Το Basecamp είναι περισσότερο ένα παραδοσιακό εργαλείο συνεργασίας, όπου μπορείτε να δημιουργήσετε χώρους εργασίας του έργου και να μεταβιβάσετε εργασίες για διαφορετικούς χρήστες. Αυτό είναι ιδανικό για μικρότερες ομάδες έργων που κάνουν ένα μικρό κέρδος από το έργο τους. Το Socialcast, από την άλλη πλευρά, είναι ένα πολύ πιο εμπεριστατωμένο προϊόν. Προσφέρουν δωρεάν σχέδιο που είναι εξαιρετικό για τη δοκιμή του χώρου. Εάν δείτε τη σελίδα πληροφοριών προϊόντος τους, θα παρατηρήσετε όλες τις μικρές λεπτομέρειες που τέθηκαν σε αυτό το προϊόν. Η υποστήριξη κινητής τηλεφωνίας είναι άψογη και σας επιτρέπει να έχετε πρόσβαση στα πιο αξιόλογα χαρακτηριστικά. Ορισμένα από αυτά περιλαμβάνουν δεδομένα αναλύσεων επισκεψιμότητας ιστού, εκχωρήσεις εργασιών, ηλεκτρονικό ταχυδρομείο του Outlook και ακόμη και widgets για μικροσκόπια (ενημερώσεις κατάστασης, δημοσιεύσεις σχολίων, ερωτήσεις κ.λπ.).

Περισσότερες δημοφιλείς εφαρμογές ιστού

Μαζί με τα παραπάνω έχω συγκεντρώσει μια μικρή συλλογή από πολύ δημοφιλείς εφαρμογές ιστού για online συνεργασία. Η συγχρονισμένη εργασία και η δημιουργία ενός νέου έργου δεν ήταν ποτέ πιο εύκολη με αυτά τα ισχυρά εργαλεία.

Σας συνιστούμε να δοκιμάσετε κάθε προϊόν μόνο για να δείτε πώς λειτουργεί για σας. Εάν οποιαδήποτε εφαρμογή αισθάνεται ακατανόητη ή άχρηστη μην φοβάστε να την ρίξετε και να προχωρήσετε στην επόμενη. Ο χρόνος σας δεν είναι κάτι που πρέπει να χάσετε, και όταν βρείτε τη σωστή εφαρμογή θα το ξέρετε!

Dropbox

Αυτή είναι μια άλλη πραγματικά δροσερή εκκίνηση, η οποία δεν έχει μείνει ακόμα. Οι επαγγελματίες στη βιομηχανία τεχνολογίας γνωρίζουν ότι από στόμα σε στόμα είναι ένα τεράστιο κομμάτι στο μάρκετινγκ. Και το Dropbox έχει αποδειχθεί απίστευτο με αυτή την τεχνική στην επέκταση των ορίων φόρτωσης χρηστών μέσω παραπομπών θυγατρικών.

Ο κύριος ιστότοπος έχει συνδέσμους όπου μπορείτε να κατεβάσετε το λογισμικό για Mac, Windows, Linux, ή ακόμα και για κινητές συσκευές. Η ομάδα τους είναι απίστευτη και η εφαρμογή κάνει πραγματικά “απλοποιήστε τη ζωή σας”. Το βασικό δωρεάν σχέδιο περιορίζει το αποθηκευτικό χώρο αποθήκευσης σε 2GB, αλλά οι λογαριασμοί pro και οι ομάδες μπορούν να αυξηθούν σε 1 terabyte ή και περισσότερο!

Wunderkit

Το Wunderkit μπορεί να είναι η αγαπημένη μου επιλογή από όλα τα εργαλεία συνεργασίας στο διαδίκτυο. Αυτό αναπτύσσεται από τους ίδιους ανθρώπους που έκαναν το Wunderlist εκτός από πολύ περισσότερα χαρακτηριστικά. Η εφαρμογή διαθέτει μια κοινωνική σύνδεση όπου κάθε χρήστης έχει το δικό του προφίλ δικτύου. Αυτό εμφανίζει τους τρέχοντες χώρους εργασίας του έργου, τις εργασίες, τη φωτογραφία χρήστη, το βιογραφικό και άλλες προσωπικές πληροφορίες. Αλλά το καλύτερο μέρος είναι ότι το Wunderkit σας επιτρέπει να τμηματοποιήσετε το κοινό και ιδιωτικούς χώρους εργασίας.

Αυτό κάνει εξαιρετικά εύκολη τη συνεργασία με πολλούς διαφορετικούς ανθρώπους μέσω μιας ενιαίας εφαρμογής. Και ακόμα καλύτερα, έχουν υποστήριξη για εφαρμογές στα OSX και iOS App Stores.

Sync.in

Πρόκειται για μια μικρή ακόμα αξιοσημείωτη εφαρμογή που διαθέτει ως εργαλείο online collab. Το Snyc.in θα δημιουργήσει δημόσιες σημειώσεις που καθορίζονται από μοναδικά αναγνωριστικά κλειδιού. Μπορείτε να προσθέσετε οποιοδήποτε κείμενο όπως διευθύνσεις URL συνδέσμων, κουκκίδες, σήμανση HTML - πραγματικά οποιαδήποτε μορφή εισαγωγής κειμένου.

Στη συνέχεια, αντιγράφοντας τη διεύθυνση URL της σημείωσης, μπορείτε να μοιραστείτε το ίδιο κείμενο με όλους τους συνεργάτες της ομάδας σας. Έχουν την επιλογή να επεξεργαστούν αυτά που έχετε ήδη δημιουργήσει ή ακόμα και να προσθέσετε τις δικές τους σημειώσεις στο μίγμα. Και μπορείτε να ορίσετε ρυθμίσεις στις οποίες οι αλλαγές κάθε συγγραφέα θα επισημαίνονται με διαφορετικό χρώμα και θα ταξινομούνται με χρονική σφραγίδα.

Είναι βέβαιο ότι η εφαρμογή δεν είναι τόσο χρήσιμη για την αρχειοθέτηση των προηγούμενων επεξεργασιών σας. Αλλά εάν χρειάζεστε ένα ζωντανό αρχείο κειμένου που βασίζεται σε σύννεφο για κοινή χρήση απλών σημειώσεων, τότε το Sync.in είναι τέλειο.

Zoho Projects

Το Zoho είναι πολύ παρόμοιο με το Basecamp, εκτός από την ελεύθερη έκδοση που παρατείνεται για πάντα. Κάθε δωρεάν λογαριασμός περιορίζεται σε 1 χώρο εργασίας του έργου με απεριόριστο αριθμό χρηστών. Είστε επίσης περιορισμένοι σε μεταφορτώσεις αρχείων, αλλά τα wikis και άλλα εργαλεία είναι εξαιρετικά.

Αν δεν έχετε ακούσει ποτέ για τα έργα του Zoho πριν συστήσω ιδιαίτερα την περιοδεία σας γρήγορα. Αυτό περιλαμβάνει μερικά στιγμιότυπα οθόνης για να εξοικειωθείτε με τον πίνακα διαχείρισης και πολλές από τις υποκείμενες λειτουργίες. Η τιμολόγηση τους μπορεί να γίνει πολύ ακριβή σε σύγκριση με τις άλλες επιλογές που έχω προσφέρει. Αλλά αν μπορείτε να διαχειριστείτε με έναν δωρεάν λογαριασμό, το Zoho προσφέρει μια εξαιρετική λύση ως προσωρινός χώρος εργασίας του έργου.

Σχετιζομαι με: 15 μεγάλες δωρεάν εναλλακτικές λύσεις κοινής χρήσης αρχείων

συμπέρασμα

Η δικτύωση και η συνεργασία είναι πάντα μια γκρίζα περιοχή για νέους συμπαίκτες. Μπορεί να είναι δύσκολο να καθοριστεί ποιοι είναι οι ηγέτες του έργου και ποια είναι τα καθήκοντα που ανατίθενται σε κάθε μέλος. Ευτυχώς έχουμε πρόσβαση στις πολλές εφαρμογές που γεμίζουν σε όλη αυτή την ανάρτηση για να κάνουν τη διαδικασία λίγο πιο εύκολη.

Ελπίζω ότι αυτός ο οδηγός έχει διευκρινίσει μερικούς από τους εσωτερικούς μηχανικούς που απαιτούνται για την εργασία στο διαδίκτυο. Οποιαδήποτε ομάδα θα πρέπει να είναι άνετη να μοιράζεται ιδέες και να έχει σεβασμό ο ένας στον άλλο. Οι δημιουργικοί τύποι αγαπούν να δημιουργήσουν νέα πράγματα - είναι στη φύση μας. Και το μόνο πράγμα καλύτερα από την οικοδόμηση δημιουργικών ιδεών είναι η οικοδόμηση τους με άλλους ανθρώπους από την πλευρά σας.